組織好現場踏勘和答疑會

秦志龍，上海市政府采購中心
采購二部副部長，高級工程師

對信息系統集成項目是否要組織現場踏勘或答疑會，應根據項目具體情況而決定。其基本原則：第一，項目中含有綜合布線、機房建設等與現場情況密切相關的內容。第二，對涉及原設備（原平臺）需要利用的老（舊）系統改造項目。第三，項目較大、內容較多或項目比較復雜。對情況一、二種情況應該既安排現場踏勘又安排答疑會，對于第三種情況，至少應安排1次答疑會。至于其他類型的項目，如果認為招標文件已描述得足夠清晰，可以不安排，但根據經驗，筆者還是建議安排。

有些采購人經常不同意在招標過程中安排現場踏勘或答疑會，認為是浪費時間和精力，往往是等有人提出時再說。但根據筆者的經驗，在很多情況下，如果我們不主動安排現場踏勘或答疑會，反而會浪費時間和精力，而且容易造成投標人的誤解（認為有貓膩，所以不愿意將細節或現場情況讓其他投標人知道）。如果等到投標人提出問題或要求安排現場踏勘或答疑會時再組織，會花費更多的時間和精力。如果投標人有問題不提，而是根據他們自己的理解投標，如果理解錯了，造成有效標不足，那將浪費更多采購人和采購機構的時間和精力。

筆者認為，主動安排現場踏勘或答疑會，至少有以下3個優點：一是可以解決一些需求中未考慮到的細節甚至是招標文件的一些缺陷。因為對一些項目較大、內容較多或比較復雜的項目，采購人和采購機構很難完全避免招標文件中的缺陷或漏洞。在組織現場踏勘和答疑會時，根據投標人的問題可以修改、完善采購需求，因為投標人是行家，而且他們更關心招標文件中的細節。二是讓各投標人有一個公平競爭的平臺。因為有些投標人在前期對采購人情況了解得多一些，現場情況熟悉一些，投標時就會有一些優勢，而統一組織現場踏勘或答疑會，可以讓所有潛在投標人都看到現場情況，有些細節問題也可以在答疑會上得到解決。三是節省時間和精力。如果在招標公告和招標文件中明確現場踏勘和答疑會的時間和地點，可省去在召開前必須電話或傳真通知所有潛在投標人參加現場踏勘或答疑會的時間和精力。如果潛在投標人提出問題的時間比較晚，此時再組織，就會相應延長開標時間，因為《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部18號令)第27條規定：招標采購單位對已發出的招標文件進行必要澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間15日前，在財政部門指定的政府采購信息發布媒體上發布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人。該澄清或者修改的內容為招標文件的組成部分，也就是說如果對招標文件進行澄清或修改，必須15天后才能開標。問題提出得晚，回答得就晚，開標時間也會晚。

在組織現場踏勘或答疑會時，有幾點必須要注意：一是不能單獨安排或單獨回答問題（許多采購人認為只要答復提出問題的投標人即可，這個情況采購機構一定要把握好，否則會造成不必要的麻煩），必須統一安排、統一回答，因為《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第25條規定：招標采購單位根據招標采購項目的具體情況，可以組織潛在投標人現場考察或者召開標前答疑會，但不得單獨或者分別組織只有1個投標人參加的現場考察。二是必須做好現場記錄，事后進行書面答復，并強調所有答復以書面為準，會上的口頭答復不算數，而且要答復所有潛在投標人。三是必須有15天以上的等標期，如果答復發出后至投標截止時間不足15天，必須要延長開標時間。