組織好現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑會(huì)

秦志龍，上海市政府采購(gòu)中心
采購(gòu)二部副部長(zhǎng)，高級(jí)工程師

對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目是否要組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目具體情況而決定。其基本原則：第一，項(xiàng)目中含有綜合布線、機(jī)房建設(shè)等與現(xiàn)場(chǎng)情況密切相關(guān)的內(nèi)容。第二，對(duì)涉及原設(shè)備（原平臺(tái)）需要利用的老（舊）系統(tǒng)改造項(xiàng)目。第三，項(xiàng)目較大、內(nèi)容較多或項(xiàng)目比較復(fù)雜。對(duì)情況一、二種情況應(yīng)該既安排現(xiàn)場(chǎng)踏勘又安排答疑會(huì)，對(duì)于第三種情況，至少應(yīng)安排1次答疑會(huì)。至于其他類型的項(xiàng)目，如果認(rèn)為招標(biāo)文件已描述得足夠清晰，可以不安排，但根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，筆者還是建議安排。

有些采購(gòu)人經(jīng)常不同意在招標(biāo)過(guò)程中安排現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)，認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間和精力，往往是等有人提出時(shí)再說(shuō)。但根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，在很多情況下，如果我們不主動(dòng)安排現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)，反而會(huì)浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且容易造成投標(biāo)人的誤解（認(rèn)為有貓膩，所以不愿意將細(xì)節(jié)或現(xiàn)場(chǎng)情況讓其他投標(biāo)人知道）。如果等到投標(biāo)人提出問(wèn)題或要求安排現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)時(shí)再組織，會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。如果投標(biāo)人有問(wèn)題不提，而是根據(jù)他們自己的理解投標(biāo)，如果理解錯(cuò)了，造成有效標(biāo)不足，那將浪費(fèi)更多采購(gòu)人和采購(gòu)機(jī)構(gòu)的時(shí)間和精力。

筆者認(rèn)為，主動(dòng)安排現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)，至少有以下3個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一是可以解決一些需求中未考慮到的細(xì)節(jié)甚至是招標(biāo)文件的一些缺陷。因?yàn)閷?duì)一些項(xiàng)目較大、內(nèi)容較多或比較復(fù)雜的項(xiàng)目，采購(gòu)人和采購(gòu)機(jī)構(gòu)很難完全避免招標(biāo)文件中的缺陷或漏洞。在組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑會(huì)時(shí)，根據(jù)投標(biāo)人的問(wèn)題可以修改、完善采購(gòu)需求，因?yàn)橥稑?biāo)人是行家，而且他們更關(guān)心招標(biāo)文件中的細(xì)節(jié)。二是讓各投標(biāo)人有一個(gè)公平競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)。因?yàn)橛行┩稑?biāo)人在前期對(duì)采購(gòu)人情況了解得多一些，現(xiàn)場(chǎng)情況熟悉一些，投標(biāo)時(shí)就會(huì)有一些優(yōu)勢(shì)，而統(tǒng)一組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)，可以讓所有潛在投標(biāo)人都看到現(xiàn)場(chǎng)情況，有些細(xì)節(jié)問(wèn)題也可以在答疑會(huì)上得到解決。三是節(jié)省時(shí)間和精力。如果在招標(biāo)公告和招標(biāo)文件中明確現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，可省去在召開(kāi)前必須電話或傳真通知所有潛在投標(biāo)人參加現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)的時(shí)間和精力。如果潛在投標(biāo)人提出問(wèn)題的時(shí)間比較晚，此時(shí)再組織，就會(huì)相應(yīng)延長(zhǎng)開(kāi)標(biāo)時(shí)間，因?yàn)椤墩少?gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(財(cái)政部18號(hào)令)第27條規(guī)定：招標(biāo)采購(gòu)單位對(duì)已發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行必要澄清或者修改的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件截止時(shí)間15日前，在財(cái)政部門指定的政府采購(gòu)信息發(fā)布媒體上發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標(biāo)文件收受人。該澄清或者修改的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分，也就是說(shuō)如果對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行澄清或修改，必須15天后才能開(kāi)標(biāo)。問(wèn)題提出得晚，回答得就晚，開(kāi)標(biāo)時(shí)間也會(huì)晚。

在組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘或答疑會(huì)時(shí)，有幾點(diǎn)必須要注意：一是不能單獨(dú)安排或單獨(dú)回答問(wèn)題（許多采購(gòu)人認(rèn)為只要答復(fù)提出問(wèn)題的投標(biāo)人即可，這個(gè)情況采購(gòu)機(jī)構(gòu)一定要把握好，否則會(huì)造成不必要的麻煩），必須統(tǒng)一安排、統(tǒng)一回答，因?yàn)椤墩少?gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第25條規(guī)定：招標(biāo)采購(gòu)單位根據(jù)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況，可以組織潛在投標(biāo)人現(xiàn)場(chǎng)考察或者召開(kāi)標(biāo)前答疑會(huì)，但不得單獨(dú)或者分別組織只有1個(gè)投標(biāo)人參加的現(xiàn)場(chǎng)考察。二是必須做好現(xiàn)場(chǎng)記錄，事后進(jìn)行書面答復(fù)，并強(qiáng)調(diào)所有答復(fù)以書面為準(zhǔn)，會(huì)上的口頭答復(fù)不算數(shù)，而且要答復(fù)所有潛在投標(biāo)人。三是必須有15天以上的等標(biāo)期，如果答復(fù)發(fā)出后至投標(biāo)截止時(shí)間不足15天，必須要延長(zhǎng)開(kāi)標(biāo)時(shí)間。