金湖縣：“一標(biāo)一檔”促進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理

江蘇金湖縣：“一標(biāo)一檔”促進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理

本報(bào)訊 今年以來(lái)，江蘇省金湖縣政府采購(gòu)中心不斷推進(jìn)采購(gòu)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化，以此進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提升檔案查詢和利用水平。

一是強(qiáng)化管理責(zé)任。該縣采購(gòu)檔案踐行“一標(biāo)一檔”入柜原則，明確專(zhuān)人跟蹤管理。項(xiàng)目檔案分公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)三類(lèi)，紙質(zhì)材料均裝訂成冊(cè)入盒，且按項(xiàng)目編號(hào)形成歸檔文件目錄，便于查找、利用和保存。

二是完善配套設(shè)施。為改善檔案存放環(huán)境，該縣檔案室新配備了十組密集柜，檔案盒、卷皮等裝具規(guī)范統(tǒng)一，并留有充足空間以備新增檔案存放。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)室內(nèi)衛(wèi)生，時(shí)刻注意防蟲(chóng)、防鼠、防霉細(xì)節(jié)，定期檢查門(mén)窗、電源等是否完好，全面做好防火防盜等安全工作，確保不發(fā)生檔案遺失損毀現(xiàn)象。

三是規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)流程。該縣通過(guò)細(xì)化流程管理，做好檔案整理、保管、查詢等環(huán)節(jié)工作。即做好收集整理工作，每半年集中整理一次，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、標(biāo)識(shí)清晰、存放有序、裝幀規(guī)范。同時(shí)做好安全保管工作，定期核對(duì)檔案序號(hào)和擺放位置，確保卷宗文號(hào)醒目規(guī)范。此外做好查閱使用工作，借閱人必須填寫(xiě)借閱登記表，歸還后及時(shí)銷(xiāo)號(hào)。力爭(zhēng)做到檔案分類(lèi)整理科學(xué)、立卷歸檔及時(shí)、查詢借閱規(guī)范、銷(xiāo)毀依法依規(guī)，確保“收、管、用、銷(xiāo)”工作有序進(jìn)行。

四是深化監(jiān)督檢查。為維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確與安全，便于社會(huì)各界利用，該縣不定期對(duì)檔案室軟硬件進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查。重點(diǎn)檢查消防安全、供電線路及借閱登記情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即整改。

目前，該縣采購(gòu)項(xiàng)目檔案仍以紙質(zhì)為主，給長(zhǎng)期有效地保存帶來(lái)了考驗(yàn)。為最大限度延長(zhǎng)文件檔案載體壽命，今后，該縣將逐漸增加聲像、軟盤(pán)、光盤(pán)等形式的記錄，切實(shí)維護(hù)檔案的系統(tǒng)性、周期性和完整性。

（袁海倫）

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