北京加強檔案與合同備案管理

北京加強檔案與合同備案管理

該市財政局出臺新規，明確檔案管理的責任主體，要求政府采購合同一律實行“線上”備案

本報訊 記者楊文君報道 近日，北京市財政局出臺通知，要求進一步加強政府采購項目檔案管理及合同備案工作，明確檔案管理的責任主體，采購合同一律“線上”備案。

根據北京市財政局此次印發的《北京市政府采購項目檔案管理及合同備案實施辦法》，該市的政府采購監督管理部門今后原則上不再接受線下采購合同備案。分散采購項目的采購合同實行電子備案，自采購合同簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將采購合同原件掃描成PDF文本格式或者JPEG圖像格式上傳至政府采購管理系統。集中采購目錄內執行項目采購的項目采購合同，同樣按照上述規定備案；集中采購目錄內執行協議采購的項目，由集中采購代理機構將結算數據推送至政府采購監督管理部門指定網絡終端完成備案。

《辦法》強調，政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄，政府采購項目檔案包括的內容執行《中華人民共和國政府采購法》第四十二條的有關規定。同時，《辦法》還明確了政府采購項目檔案管理的責任主體，其中指出，政府采購監督管理部門負責同級政府采購項目檔案工作的監督和檢查，采購人、采購代理機構是保存政府采購項目檔案工作的責任人。政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進行組卷。卷內檔案材料按照政府采購工作流程順序排列。采購人、采購代理機構應當建立真實完整的政府采購項目檔案并指定專人負責政府采購項目檔案的管理，確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。

此外，《辦法》還規定了采購檔案管理和合同備案的法律責任。采購人、采購代理機構隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，按照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條的規定處理。即由政府采購監督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，并對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。采購人、采購代理機構未妥善保存采購文件的，按照《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）的相關規定，由財政部門責令限期改正，情節嚴重的，給予警告，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，由其行政主管部門或者有關機關給予處分，并予通報；采購代理機構有違法所得的，沒收違法所得，并可以處以不超過違法所得3倍、最高不超過3萬元的罰款，沒有違法所得的，可以處以1萬元以下的罰款。采購人未按照規定時間將政府采購合同原件掃描件上傳至政府采購管理系統的，視為未按照規定時間備案，按照《中華人民共和國政府采購法實施條例》第六十七條的規定處理。即財政部門責令限期改正，給予警告，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分，并予以通報。

據悉，《辦法》施行后，《北京市財政局關于印發<北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法>的通知》（京財采購〔2005〕1006號）、《北京市財政局關于印發<北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法>的補充通知》（京財采購〔2011〕112號）、《北京市財政局關于市級政府采購項目檔案實行電子化備案管理的通知》（京財采購〔2013〕252號）同時廢止。

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