“強(qiáng)身健體” 完善內(nèi)控規(guī)范管理

壯麗70年·奮斗新時(shí)代

“強(qiáng)身健體”  完善內(nèi)控規(guī)范管理

——上海市政府采購中心努力打造集采行業(yè)引領(lǐng)者紀(jì)實(shí)（五）

■ 本報(bào)記者 楊文君

加強(qiáng)對(duì)政府采購活動(dòng)中的內(nèi)控管理，是深化政府采購制度改革的內(nèi)在要求。防止出現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目不同人做不同樣，一天一個(gè)樣兒的情況發(fā)生，是上海市政府采購中心（以下簡稱“中心”）完善內(nèi)控管理的初衷。

2016年和2017年，為了落實(shí)上海市機(jī)管局、上海市財(cái)政局關(guān)于中心要在政府采購內(nèi)控建設(shè)方面“發(fā)揮示范引領(lǐng)作用”的要求，中心全面梳理各項(xiàng)制度，完善相關(guān)流程，做好制度的“廢、改、立”，強(qiáng)化內(nèi)控規(guī)范建設(shè)。2017年1月，規(guī)范單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的《上海市政府采購中心內(nèi)部控制規(guī)范手冊》印發(fā)實(shí)施；2018年2月，規(guī)范中心業(yè)務(wù)活動(dòng)的《上海市政府采購中心政府采購活動(dòng)內(nèi)部控制管理規(guī)范手冊（2018）》印發(fā)實(shí)施。

流程標(biāo)準(zhǔn)化，一套辦法貫始終

2017年下半年，為貫徹財(cái)政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購內(nèi)控管理的要求，中心領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，動(dòng)員各部門業(yè)務(wù)骨干，成立了中心業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)控規(guī)范編制小組，對(duì)以往制定的所有規(guī)章制度開展全面梳理和修訂。由于時(shí)值采購活動(dòng)高峰期，為了減少對(duì)項(xiàng)目采購進(jìn)度的影響，中心領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)大家挑燈夜戰(zhàn)，一個(gè)字符、一個(gè)條款地仔細(xì)研究、推敲，一個(gè)制度、一個(gè)辦法地認(rèn)真梳理、“過會(huì)”。歷時(shí)半年多，完成了對(duì)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化“再造”，并將其嵌入到中心的信息化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)操作與內(nèi)控管理的“無縫銜接”。

記者在翻閱這本近200頁的手冊時(shí)發(fā)現(xiàn)，其針對(duì)政府采購整個(gè)業(yè)務(wù)流程制定了22個(gè)文件，其中既包括中心宏觀上的管理辦法，如《集中采購工作規(guī)程》《采購中心采購業(yè)務(wù)分級(jí)管理辦法》《采購中心集中采購計(jì)劃管理辦法》《采購中心重點(diǎn)項(xiàng)目管理辦法》《采購中心業(yè)務(wù)監(jiān)管辦法》等等；微觀上還包括對(duì)不同采購方式的標(biāo)準(zhǔn)化文件，如，《公開招標(biāo)工作規(guī)范及流程》《單一來源采購工作規(guī)范及流程》《詢價(jià)工作規(guī)范及流程》《簡易采購工作規(guī)范及流程》等。另外，還有《上海市政府采購中心供應(yīng)商詢問、質(zhì)疑處理規(guī)程》《專家評(píng)審費(fèi)管理辦法》《采購中心項(xiàng)目進(jìn)度督辦規(guī)定》《采購中心評(píng)標(biāo)監(jiān)控管理規(guī)定》等。

“工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，確保每個(gè)部門每個(gè)人在操作上都保持一致性。”中心的一名工作人員表示。

以公開招標(biāo)為例，記者翻開《公開招標(biāo)工作規(guī)范及流程》看到，其從招標(biāo)申辦過程、到開標(biāo)、評(píng)標(biāo)實(shí)施過程、再到招標(biāo)失敗處理過程等的7項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了細(xì)致的操作規(guī)定，另外還附上了“具體業(yè)務(wù)流程控制圖”。在這張圖中，記者可以清晰地看到不同的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)和次序，以及每一項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人。不僅如此，該文件還對(duì)公開招標(biāo)的業(yè)務(wù)描述、主要風(fēng)險(xiǎn)、控制要求、控制環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位都進(jìn)行了文字描述。

這么詳細(xì)的操作規(guī)程是怎樣制作出來的？當(dāng)被記者問到這一問題時(shí)，采購三科科長解繼濤告訴記者：“我們會(huì)模擬開標(biāo)時(shí)的情形，針對(duì)每一步提要求、做點(diǎn)評(píng)，并逐一梳理出來。”

文本模版化，提升“上手率”

文本模版化是內(nèi)控管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要前提。

“通過標(biāo)準(zhǔn)化將法律法規(guī)的要求和政府采購中的一些常規(guī)要求固化起來。”中心有關(guān)負(fù)責(zé)人指出，中心制作了各種文件模版，如招標(biāo)文件范本、競爭性磋商文件范本、澄清公告范本、合同范本等等。具體來講，招標(biāo)文件范本里就包括投標(biāo)須知、公告、政策功能和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等等。這樣，同一品目的采購項(xiàng)目，無論項(xiàng)目特點(diǎn)怎樣變化，其評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)都是大體上統(tǒng)一的，采購人可根據(jù)需求再進(jìn)一步細(xì)化、微調(diào)。另外，采購需求文件也有一本編制指南，目前中心已經(jīng)做了十幾類項(xiàng)目的采購需求編制指南，其中90%的內(nèi)容都已經(jīng)相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化了。這樣可以幫助采購人或中心的業(yè)務(wù)員更加快捷地制作采購文件，提高“上手率”的同時(shí)也提升了采購效率。

中心采購二科的陳晨告訴記者：“采購文件有一個(gè)大致的模版，以保證我們這樣的新人在制作采購文件時(shí)不會(huì)出現(xiàn)‘硬傷’。但是不同的項(xiàng)目，需求是千變?nèi)f化的，我們按照模版制作完畢后還要針對(duì)采購需求做進(jìn)一步細(xì)化。”

“我們的模版會(huì)定期維護(hù)，每當(dāng)出臺(tái)新政策，中心都會(huì)對(duì)模版進(jìn)行調(diào)整。及時(shí)更新后，我們會(huì)組織業(yè)務(wù)員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)于整個(gè)模版的維護(hù)，工作量還是非常大的。”解繼濤表示。

管理電子化，助力風(fēng)險(xiǎn)防控

信息化日新月異，內(nèi)控需求與日俱增。為了更快捷方便地操作，更好地鑄造風(fēng)險(xiǎn)“防火墻”。中心將一整套標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)控管理流程導(dǎo)入到了單位內(nèi)部的政府采購信息化系統(tǒng)。

有關(guān)工作人員向記者介紹到，中心把整個(gè)內(nèi)控流程融入政府采購信息化系統(tǒng)，并設(shè)置了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，上一步做不好，下一步就不能進(jìn)行，操作錯(cuò)誤的話系統(tǒng)還會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)提示。另外，在系統(tǒng)中操作可以直接調(diào)用范本，如此一來，只需輕輕點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)鍵，就可以完成既定的流程，不是專門從事政府采購的人員都可以輕松完成相關(guān)業(yè)務(wù)。“當(dāng)然，如果想知其然還知其所以然，對(duì)政府采購有更加全面和深入認(rèn)識(shí)的話，僅僅依靠電子化操作是不行的，還需躬下身子，下一番苦功夫。”這位工作人員表示。

標(biāo)準(zhǔn)化與電子化的融合，并非可以一勞永逸。“我們的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)一直在優(yōu)化，早在2011年中心就聘請(qǐng)了貫標(biāo)輔導(dǎo)專家，直到2017年建立了整個(gè)內(nèi)控體系。如今，我們的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)從執(zhí)行到每一步的控制，再到監(jiān)管反饋，最后到需不需要改正，已經(jīng)形成了一個(gè)從控制到優(yōu)化的閉環(huán)，標(biāo)準(zhǔn)固化的非常到位。”中心項(xiàng)目監(jiān)管科李瑤介紹，未來中心內(nèi)控所做的工作可能主要是和上海市財(cái)政局相關(guān)的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。

據(jù)悉，中心關(guān)于內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化的做法受到了市財(cái)政局政府采購監(jiān)管部門的認(rèn)可。按照市財(cái)政局的要求，中心將內(nèi)控管理規(guī)范手冊發(fā)送給各區(qū)財(cái)政局和采購中心，互學(xué)互鑒，共同提高。

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