對政府采購電子檔案管理的一些淺談

【一家之言】

對政府采購電子檔案管理的一些淺談

■ 劉毅

隨著政府采購活動全流程電子化水平的不斷提高，傳統的紙質檔案方式將逐步減少，而盡快完善電子化檔案管理工作值得檔案管理人員認真思考研究。因此本人結合工作實際就政府采購電子檔案管理作一些粗淺探討，以期為業內提供相關參考。

政府采購電子檔案管理的必要性

第一，法律法規的規定。《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十六條和《政府采購代理機構管理暫行辦法》第十六條均有規定，采購文件可以采用電子檔案方式保存。相關電子檔案應當符合《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）《中華人民共和國電子簽名法》（以下簡稱《電子簽名法》）的要求，《中華人民共和國政府采購法實施條例》釋義亦對電子檔案保存作了進一步明確。另外，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令87號）第三十九條規定：“采購人或者采購代理機構應當對開標、評標現場活動進行全程錄音錄像。錄音錄像應當清晰可辨，音像資料作為采購文件一并存檔。”電子檔案能保存開評標過程的音視頻監控錄像影音文件，是紙質文件所無法比擬的。這些法律法規既為政府采購檔案管理指明了發展方向，也為政府采購電子檔案管理提供了法律依據。

第二，客觀實際的需要。隨著現代電子信息的迅猛發展，電子檔案管理已是檔案管理急需適應的一種新模式。各地全流程電子化采購和遠程異地評標的不斷推進，其檔案管理除了傳統的少量紙質文件，更多的是通過電子交易系統、競價系統、監控系統獲取的電子招標文件、電子投標文件、電子評標報告、照片、線上合同、音視頻等電子文件及元數據，傳統的紙質檔案管理模式已逐漸不能適應現實發展的需要。政府采購檔案存儲時保存電子檔案數據，利用時可計算機網絡提供，必要時打印紙質檔案證明，其優點是傳統紙質檔案望塵莫及的。首先是歸檔操作快捷。實現采購文件歸檔操作手工化到歸檔操作計算機化的轉變，把業務和文檔人員從紙質與電子文件歸檔立卷的圈子里解脫出來，解放生產力、節約工作時間，同時降低檔案的誤差率，提高工作效率。其次是歸檔成本降低。實現采購項目檔案保管由傳統的“庫房+柜架+案卷”方式轉變為“機房+介質存儲+數據”的方式，能容納多種格式信息，具有容量大、集成度高、攜帶方便的特點，節省保管空間，降低管理成本，減少打印紙、墨粉、檔案盒等資源耗費，利于節能減排、綠色低碳發展。最后是提供利用方便。電子檔案檢索、識別快捷，且檔案利用可由現場提供紙質檔案形式轉變為計算機遠程提供電子檔案形式，提高查檔效率，更有利于采購檔案利用及服務監督檢查。

我國政府采購電子檔案管理的現狀

目前，我國政府采購電子檔案管理存在三方面的問題：檔案管理不夠規范；檔案管理意識不強；管檔人員水平有待提高。

首先，檔案管理不夠規范。就我國政府采購電子檔案管理發展而言，目前還處于起步階段，有許多的操作并不規范，不符合《檔案法》和《電子簽名法》的規定，不滿足電子簽名法的數據電文原件形式和文件保存要求及數據電文要符合可靠電子簽名的三個條件，電子檔案分類、檔號命名也還不太規范。同時配套的軟硬件水平不高，一些代理機構除了計算機、復印機、掃描儀、裝訂機等常規設備以外，未配備檔案數字化管理軟件、監控錄像自動刻錄機、移動硬盤和安全防護軟件等，部分檔案管理軟件沒有通用性和兼容性，對采購檔案信息的縱向溝通產生影響，最終使信息的互調和共享很難利用電腦實現。

其次，檔案管理意識不強。政府采購業務檔案是政府采購活動的歷史記錄和有效憑證，具有重要的查考價值和證明作用，但部分代理機構未認識到政府采購檔案管理工作的重要性，政府采購檔案管理制度不夠健全，檔案存儲條件落后，檔案霉變、散失損壞、電子文件無電子簽名或數字印章等在一些地方時有發生。近年來，在財政部門對代理機構的監督檢查中發現，各代理機構檔案管理不規范，檔案資料不完整，開評標錄音錄像未刻錄保管，無合同及履約驗收資料等已成為共性問題。

最后是檔人員水平有待提高。各代理機構不注重對檔案管理人員的配備和培訓，政府采購檔案管理人員專業素養與職業水平普遍較低，甚至多數人無相關工作經驗，更很少參加過電子檔案管理和保密知識的系統培訓，從而不能掌握我國現行政府采購有關程序與檔案相關法律規范，不能熟練掌握相關電子信息設備的運用，在管理過程中缺少安全保密意識，導致檔案管理人員不熟悉電子文件歸檔和電子檔案的管理，使其不能有效完整收集、整理和歸檔等，造成政府采購電子檔案管理效率不高，同時電子檔案保密性存在諸多不足和漏洞，比如許多拷貝和復制的信息沒有保護措施，導致檔案信息泄露，15年保存期未滿而介質保質期將至的電子文件，未及時進行復制備份，最終導致檔案丟失等現象。

三個建議提升政府采購電子檔案管理

第一，完善電子檔案管理制度。建議在原有制度的基礎上，制定并完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍和保管期限，確保檔案的完整性；明確管理機構和分管領導、項目經辦人員、檔案人員的權限及歸檔節點的責任分工，做到各司其職，各負其責，同時建立業務培訓機制，提高檔案管理人員的現代化水平；提出具體的歸檔技術與業務要求，確保歸檔的電子文件具備證據價值；確定電子檔案分類方案、檔號命名規則，規范歸檔操作流程；建立電子檔案數據管理機制，確保電子檔案數據的安全；嚴格執行電子檔案數據備份制度和電子檔案銷毀工作程序，做到萬無一失；明確電子檔案利用群體、利用登記、利用審批、利用范圍、利用方式等內容，充分發揮采購檔案服務統計分析、經驗總結和接受監督檢查及司法調查的作用；明確電子文件歸檔和電子檔案管理工作考核機制，量化考核指標，實行月份績效考核與年終工作考核相結合的辦法，強化規章制度的落實。

第二，提高電子技術水平。建議政府采購電子交易系統能夠實現CA認證、電子印章、個人電子簽名、身份識別、模板文檔等技術的綜合運用，并增加采購項目電子檔案自動生成功能。電子交易系統、監控系統、競價系統和電子文件歸檔系統要實現無縫對接，使用統一的CA證書登錄，并采用數字簽名，以確保自動獲取的歸檔電子文件及元數據的真實、完整，同時在電子檔案信息網絡中還要采用防火墻、數據加密、存取權限控制、防病毒入侵檢測和云端備份等技術保護措施，電子檔案的存儲介質也要與時俱進，與電腦軟硬件要兼容可讀，以確保電子檔案的安全性和可用性。

第三，規范檔案分類命名規則。在國家暫無本行業統一的電子檔案管理具體規定的情況下，建議政府采購電子檔案可采用年度-類別-項目分類法，即以年度為界限，以貨物、工程和服務為類別，以采購項目名稱為單元的分類法；電子檔案檔號可采用年度-類別代碼-項目-件號，其中年度為該電子文件形成的年度，類別代碼貨物類為01，工程類為02，服務類為03，項目代碼為同一年度、同一類別下排列流水號，件號為同一年度、同一類別、同一項目下按歸檔文件形成時間排列的流水號；電子檔案文件夾可采用項目編號或檔號命名，文件夾名稱和檔號均要具有唯一性和關聯性，便于檢索。

（作者單位：四川省儀隴縣公共資源交易中心）

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