數字采購助力抗“疫”顯身手

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數字采購助力抗“疫”顯身手

——山東大學推進全流程電子化采購紀實  

面對疫情來襲，今年3月，山東大學資產與實驗室管理部緊急上線教學科研設備電子賣場，基本構建起“采購不見面、簽約全線上”的采購新模式，全面助力疫情防控工作。

據了解，為深化落實“放管服”改革，提升高校采購能力，山東大學早在2018年就已上線“資產管理服務信息系統”，實現了采購計劃、業務審批、采購執行、合同簽訂、進口外貿、驗收建賬、維修處置、監督內控等全流程電子化采購和全生命周期資產管理，開通了移動應用，和財務管理系統實現無縫集成，完成了濟南、威海、青島三地系統部署運行。系統上線以來，已累計執行各類設備物資預算近10億元，有力支撐了學校“雙一流”建設的發展戰略，有效實現了“教師辦事不出學院、學生辦事不出校區”的“兩不出”服務目標。在此基礎上，為進一步優化營商環境，提高采購效率，山東大學資產與實驗室管理部及時調整管理細則和服務流程，于2019年10月全面推廣采購合同電子化。

推廣電子合同，線上簽約規范高效

采購合同是確立供需關系、規范采供內容、保障權利義務的重要文書。平臺內置學校法律事務辦公室審定合格的合同模板，系統將采購執行環節的采購結果注入合同模板；無需人工審核即可自動生成內容規范、要素完整、形式合規的合同文本；利用先進的身份識別技術確保意愿真實和簽署有效；利用數字加密技術保護合同文本，防篡改偽造。供應商數分鐘內即可在線完成合同簽署，“不見面、不打印、不快遞、不跑腿”。該舉措不僅堵住了采購結果與合同內容不一致的漏洞，還節約了人工審核成本，避免人為疏忽，杜絕合同偽造風險，同時大幅縮減了審批時限，節約管理資源，減少供應商交易成本。

通過推廣電子合同，山東大學率先實現了合同擬訂、審批、簽署、履約、驗收、建賬報銷、存檔、查閱全閉環線上管理，有力支撐內控建設，為采購管理部門節約大量資源，有效破解高校采購合同管理過程中“規范差、風險高、協同難、效率低”的管理難題，也是高校采購管理領域的又一應用創新。自上線電子合同以來，已在線簽署3600余份采購合同，總合同金額近6億元，取得了良好的管理效益。

開通電子賣場，助力不見面采購

為保障疫情期間的教學科研儀器設備的零星采購，學校開通了限額2萬元以下科研儀器設備零星采購電子賣場，已開放計算機、服務器、網絡設備、復印機、打印機、掃描儀、投影儀等多個品類，已上架商品近萬個。

師生不出辦公室即可完成采購下單、資產建賬和財務報銷預約業務。電子賣場簡化了科研儀器設備采購程序，有效減少人員接觸，助力疫情防控。

山東大學通過電子合同和電子賣場的上線，積極推進了“不見面”采購交易，進一步提升“互聯網+采購”能力，強化內控體系建設，優化營商環境。下一步，山東大學將持續推進能力建設，優化服務流程，拓寬電子賣場商品范圍，在后疫情時期為師生提供更優質便捷的采購服務。

（胡美琴焦麗媛）

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