聯合國《采購指南》6.1修訂版（七）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（七）

2.5.2.2 長期協議(LTA)和授權(DOA)

所有新的長期協議(LTA)，不論其價值如何，都必須由總部合同和財產委員會(HQCPC) 進行審查，并由執行首席采購官(ECPO)裁定，但已經生效的長期協議(LTA)除外，這些協議是由聯合國其他組織根據第14章“合作”的規定制定的。這是因為每一個長期協議都是根據一個單一的招標活動而制定的，但在其有效期內可能包含大量的框架采購訂單。針對單一長期協議(LTA)的所有框架采購訂單將出于相同的目的進行發布。考慮到任何業務單位都可以針對已制定的長期協議(LTA)發出撤銷令，因此存在這樣一種內在風險，即同一目的的撤銷令總額可能超過合同和財產委員會(CPC)審查的閾值和授予合同的相應授權(DOA) 級別。為了避免這種情況的發生，所有長期協議(LTA)都毫無例外地需要由聯合國項目事務署進行審查，而不管預計總值和需求存在怎樣的復雜性。

2.6 采購審核員

采購審核員由采購組(PG)總干事指定，承擔以下職責:

1. 在采購授權(PA)獲批之前，對以下文件進行預批:信息邀請書(RFI)、意向書(EOI)請求、資格預審邀請、短名單和正式招標方法(ITB和RFP)下的招標文件，包括其修訂;

2. 審查和裁定提交文件的預批準:

a)清算機構提交給合同和財產委員會(CPC)的清算申請。關于閾值的更多信息，見第9.4節“合同和財產委員會審查范圍”。注意:根據第9.5節，在這種情況下，預許可的范圍僅限于確保提交文件清晰、完整，不包含任何明顯錯誤或任何矛盾信息;

b)提交的文件低于采購授權(PA)直接裁定合同的合同和財產委員會(CPC)閾值，包括:進一步使用正式招標方法和金額等于或高于50,000美元的預選方法裁定;低于50,000美元的如果進一步使用正式招標方法的例外情況(根據第6.8.1節定義的財務條例和細則第18.05(a)(i)條規定的例外情況裁定除外);修正;事后和追溯。

3. 確保預先核準的采購行動符合聯合國項目事務署的采購原則和最高誠信標準，包括在授標前進行了適當的供應商背景調查;

4. 就采購程序和接收報價、開標和評標小組組成的人員任命向業務單位負責人提供建議。向被任命的個人說明保密和誠信的重要性;

5. 提供一般采購建議，并為其所在業務單位和地區的采購從業人員給予指導幫助;

6. 就業務單位提交的案例向合同和財產委員會(CPC)提出意見;

7.支持采購組(PG)溝通并向其業務部門和地區推廣新的和修訂的采購程序、模板、系統，以及逐步采用可持續采購做法。

注意:如果采購授權(PA)人員不是采購審核員，則其不能授權、簽署或批準在提供此類預批準之前需 要預批準的采購活動。當采購審核員拒絕授予合同的預審申請，且采購授權(PA)人員認為應建議授予合同時，采購授權(PA)人員應要求合同和財產委員會(CPC)進行審查以及給出合同授予的建議，而無需采購審核員進行預審。相反，采購授權(PA)人員將預先澄清任何此類授予合同的請求，并應在向合同和財產委員會提交的文件中以書面形式解釋采購審核員沒有預先澄清的情況;對于合同裁定以外的采購活動，當采購審核員拒絕提供預先批準，且采購授權(PA)人員認為應提供批準時，采購授權(PA)人員應與采購組(PG)總干事協商，后者將做出最終的預先批準決定。

采購審核員的最新名單連同提名過程的資料保存在采購組的內聯網上。

聯合國項目事務署所有采購審核員必須在規定的完成時間內完成聯合國項目事務署采購培訓戰略中為這一角色設計的必修課程。

2.7 問責

聯合國項目事務署所有工作人員都對總干事(ED)負責，確保他們在執行公務過程中經常采取行動。聯合國項目事務署人員如采取任何違反財務條例和細則或其他相關法律文書的行動，可對此類行動的后果承擔個人責任和財務責任(財務條例和細則第 103.2 條)。

由于聯合國項目事務署在采購過程中使用公共資金，必須適當注意確保這些資金僅用于預期用途。持有授權(DOA)許可的個人必須特別小心，以確保其行動或由其監督的人員采 取的行動符合財務條例和細則和其他相關立法文書的規定。

2.8 職責劃分

職責劃分是一種內部控制機制，用于確保沒有單個個人或組織單位承擔一項以上的相關職能。聯合國項目事務署內各采購單位應保持對采購過程關鍵步驟的責任劃分。

在采購過程中，有兩個領域實行職責分離:

1)企業資源規劃(ERP)系統中的采購周期(聯合國項目事務署) 聯合國項目事務署根據其職能向工作人員提供簡介，該系統執行以下職責劃分措施:制定采購訂單的人員不能批準采購訂單;批準采購訂單的人員不能批準財務憑證；制定或修改供應商的人員無批準權限。核準系統內新供應商的權利與采購職能分開，由聯合國項目事務署曼谷共享服務中心(BSSC)負責執行;任何合理角色的組合都必須得到業務部門總干事或支持主管的批準。

2)企業資源規劃(ERP)系統以外的采購過程下列職責劃分適用:除第7.4.1條的規定外，為正式投標工作而發出的邀請必須包括至少一名不參與采購過程后續各階段的人員;評估小組符合第8.2節的規定; 在采購授權(PA)人員直接和親自進行采購的情況下(例如，如果采購授權人員是評估小組的成員)，采購授權人員不得授予合同或采購訂單或對其進行的修改。在這種情況下，所有的合同文件，采購訂單，或其修改，必須提交給另一個采購授權人員，其具備針對該項目的有效授權(DOA)和適當的授權級別。盡管有上述規定，采購授權人員在執行采購程序時，仍可行使其余的授權(例如批準短名單和簽署招標文件)。

對一些采購單位，特別是小型采購單位，可能無法按要求將上述職能劃分開來。任何偏差必須妥善記錄在文件中，并由該單位的主管或支持主管批準。在這種情況下，至少必須通過確保即使由同一個人執行采購職能，該個人也以各種職能的身份執行任務，來確定上述職能的劃分。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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