聯合國《采購指南》6.1修訂版(三十一)
聯合國《采購指南》6.1修訂版(三十一)
8.8.7 最佳和最終報價書(BAFO)
“最佳和最終報價書”(BAFO)是選擇報價書時的可選步驟,其目的是加強競爭,從而確保聯合國項目事務署的最高“物有所值”原則。
最佳和最終報價書只能在以下情況中應用:ITB(基于“最低報價、基本符合要求的報價書”的評標方法)。當最低報價、基本符合要求的標書的價格完全相同且聯合國項目事務署無法確定中標人時;征求建議書(基于“累積分析”方法)。當多個建議書在累積分析中所得分數完全相同時,即在技術標和財務標總分相加之后。
在這種情況下,根據第8.9條的規定,最佳和最終報價書的目的是使聯合國項目事務署能夠作出選擇決定,而且不應與談判相混淆。
當滿足要求最佳和最終報價書的條件時,采購官員應向所有合格投標人發出書面請求,以提交其最佳和最終報價書,作為其初始標書(建議書)的后續行動,直至共同規定的截止日期。應告知供應商,他們不允許更改所報價的貨物或服務或工程的規格或任何標書條件交貨時間、條款、特殊條件等,只能修改價格。提交最佳和最終報價書的請求不得包含任何有關評標的信息或任何有關合同授予機會的信息。投標人必須有合理的時間來提交最佳和最終報價書,考慮到采購行動的復雜性,并且必須以所指示的方式提交對最佳和最終報價書的請求的響應。在收到投標人的最佳和最終報價書后,評標小組應根據需要更新標書的財務評審,并根據招標文件中規定的評標方法對競爭報價書進行最終比較。
8.9 談判
談判是在選定后但在授予合同之前與潛在供應商進行的討論,目的是在不損害公平和平等對待所有供應商原則的情況下,確保聯合國項目事務署實現最大的“物有所值”目標。通常,聯合國項目事務署不進行談判,但可能有情況證明本條所述做法是正當的。
進行談判時必須遵循以下程序:在與供應商的所有談判過程中,必須至少有兩名聯合國項目事務署人員參與。在這兩位人員當中,其中一人必須是采購官員或被任命為采購流程評標小組的主席,并對要求具備技術知識,特別是出于風險管理目的的工作過程,因為可能需要考慮專門的技術問題;建議在談判開始之前,談判小組準備一份預期談判結果的簡要大綱(不與投標人共享),并在談判流程中每個人均承擔特定的角色和責任;聯合國項目事務署和供應商之間的談判是保密的,任何一方都不得透露與談判有關的信息。在開始談判時,應將此事通知供應商;談判結果必須記錄在文件備注中;談判地點應盡可能設在聯合國項目事務署所在地。
1)進一步談判,就正式招標方法(ITB或RFP)或競爭性征求建議書流程達成一致。談判的目的是確保技術報價書符合要求,并且財務標在價格的各個方面均具有競爭力。在談判中,報價書中的任何不足之處都必須提請供應商注意。必須允許供應商對建議書進行調整,以便改進,更清楚地說明報價書的內容。但是,在任何情況下均不得更改要求(規范、任務大綱、工作說明書)。如果要求發生重大變化,則必須取消競爭程序,并必須根據修訂后的要求啟動新的招標流程。應當盡量減少采用正式招標方法(ITB或RFP)或將正式招標方法除外(通過使用競爭性報價請求流程)這一事宜的談判,這種談判只能在下列條件下進行:i.只能與推薦中標的供應商一起進行,即對于報價請求。針對投標人提供最低報價的、技術上合格的報價書;對于ITB。針對投標人提交最低報價的、基本符合要求的標書;對于征求建議書。針對在對技術標和財務標進行累積分析后,提交的得分最高建議書的投標人。不允許與其他投標人進行談判。ii.如果存在正當的原因。必須提供適當的理由,合理解釋在特定情況下進行談判的原因。在任何情況下,談判均不得僅出于降低價格之目的,因為這將違反平等和公平對待所有供應商的原則;正式招標后開展談判的正當理由包括以下情況:a)預算受到限制,可用預算不足以購買所需物品,但這不包括大幅減少所需物品,由于范圍的縮減,實質性地改變了投標人采取的原始范圍和定價方法;b)中標的標書或建議書報價提供招標文件未要求的附加服務或設備;c)邊際數量增加導致數量折扣,即招標數量可能會增加,將需要與選定的供應商進行談判。但是,如果數量增加幅度較大,或者如果貨物的市場價格在標書投標截止日期至評標完成日期之間很可能或也許已經大幅度下降,則應考慮重新招標;d)DSA費率、差旅費等不符合標準費率要求;e)符合要求的標書或建議書少于三份,根據第8.7.1條“價格合理性”所述的理由進行分析后,評標小組認為所報價格不合理;f)在直接承包下單獨采購的情況下談判擬定合同。
2)直接承包的進一步談判。如果直接承包的理由是使用正式招標方法的例外(見第 6.8.1條),通常建議進行談判,以確保資金的最大“物有所值”的原則。由于沒有開展競爭性招標流程,聯合國項目事務署沒有直接證據表明該產品提供了可接受的價格和質量。由于在評標流程中沒有對報價書進行比較,聯合國項目事務署需要盡一切努力證明選擇的合理性,并盡力獲得最有利的條款和條件,以確保供應商報價書各個方面的價格合理性。適當的成本研究、市場研究、專家咨詢和核實客戶參考資料是談判之前的關鍵活動。
8.10 建議
8.10.1 評標報告
評標結果應記錄在評標報告中。評標報告的詳細程度應與過程的復雜性相匹配,并應使用聯合國項目事務署模板。雖然使用評標表是最佳做法,但對于采購和報價請求等非正式的招標方法,它并不強制性采用。
評標報告必須注明日期,確定與之相關的流程,必須在簽名下打印每個簽名人的姓名。
應由評標小組所有成員簽字,并由評標小組至少兩名成員在每頁(歷史附件,如ITB/征求建議書、修訂、澄清說明等除外)上進行簡簽,存檔備查。
評標報告將在稍后用作推薦授標的依據。評標報告應包括評標流程的匯總,以及執行評標步驟的具體情況以及其中的關鍵標準,即初步審查、技術評審和財務評審。特別需要指出的是,當采用征求建議書作為招標方法時,技術評審部分必須包括明確說明每個技術標得分分配的理由。對報價書的任何拒絕、不合格和澄清都必須清楚說明,包括報價書的最終排名和選擇中標報價書的理由。
所有未中標的標書必須保留在采購文件中。但是,必須退還任何投標保函或保證金。負責招標工作的采購官員必須確保在向選定的投標人授予合同之后,將立即將任何未中標的投標文件中包含的投標保函退還給該投標人。只有在授予合同并正式簽署所有合同文件后,才會通知未中標者。
如果評標方法是“最低報價、且技術上最可接受的報價書”或“最低報價、實質上符合要求的報價書”,則必須特別注意確保報告中明確說明為何報價低于中標報價書的報價書仍被取消資格的原因。此外,適用時,報告還必須包括一份確認價格合理性的聲明(見第 8.7.1條“價格合理性的證明”)。評標報告是一份機密文件,不得分發給參與各自采購流程人員以外的其他人員。
(未完待續,本文由財政部國庫司翻譯整理)
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責任編輯:LIZHENG
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