采購人需要代理“多面手”

編者按：在代理機構選擇方面，采購人有很大的自主選擇權，但面對如今數量龐大的代理機構群體，采購人該如何用好手中的自主權，從而作出最優選擇？對此，我報邀請了兩位業內人士從代理機構的角度談談看法，供相關人士參考。

采購人需要代理“多面手”

■ 朱誠

根據國家“放管服”改革要求，自2014年起，政府采購代理機構執業不再需要資格認定，財政部門對代理機構實行登記管理，隨之相伴的是代理機構數量的激增。雖然法律賦予采購人自行選擇的權利，但在實踐中，采購人出于對廉政風險的考慮、對代理機構能力的考察等原因，通常會借鑒招標采購的方式，通過比選，從報價、業績、人員結構與數量、招標方案、場所等方面進行綜合比較，作出評判，最終選擇出適合自身需求的代理機構。那么，實踐中，如何在眾多的代理機構中作出選擇？具體需要考慮哪些因素？筆者試作一些簡單的探討供業界參考。

代理機構的服務內容

專門的招標代理業務是我國在特定歷史時期的產物。近年來，隨著政策的放開，除了一些能緊跟時代步伐，積極向深層次專業型服務商轉型的代理機構，市場上大部分代理機構都提供著較為同質化的服務內容。

代理機構可以提供的服務內容大概包括以下幾個方面：

保證項目采購流程合規。現階段對代理機構最基本、最主要的要求是流程合規，接受采購人的委托，代表采購人組織好政府采購工作，依法依規完成采購工作，實現物有所值的采購目標。

編制招標文件，擬定采購合同。最簡單的做法是套用標準文件，把采購人提供的需求文本與合同文本粘貼到標準文件中，簡單調整后即可完成。但正確的做法應當是根據采購人的采購需求，通過自身的能力和經驗組織編寫滿足采購需求的采購文件和責權清晰、便于執行的合同條款。在工程項目中，很多具備相關造價經驗的代理機構還可以編制工程量清單和招標控制價。

為采購人規劃采購方案。執行相關流程，編制采購文件，擬定采購合同，這是最基本的服務內容，在此基礎上，結合采購人的需要以及代理機構的能力，代理機構可以提供一些更深入的服務內容。比如，在條件允許的范圍內，規劃采購方案，設計評審辦法，提高效率，最終提供質量合格、服務完善、價格有競爭力的采購服務。

組織驗收。驗收是采購活動的重要環節，有個別供應商在投標環節隨意承諾，但因為價格調整等原因，又在供貨質量上大打折扣。因此，對于特殊標的物，需要從生產環節到交貨環節的不同階段組織驗收，滿足采購人對質量和交貨期的要求。代理機構的經驗和能力往往比采購人更豐富，在必要的情況下，可以代表采購人完成組織驗收工作。

項目全周期各階段服務的挑選和整合。現在有些采購人需要代理機構提供更多的延伸服務，如，需求的調查、起草，價格的估算，供應商信息的調查等。采購工作從采購意向開始，到最后完成驗收投入正式使用，有很多瑣碎的環節構成。在代理行業轉型發展時期，代理機構可以根據自身優勢，以點帶面，不斷拓展自身的服務范圍，增加服務附加值，促進代理服務升級。

   招標代理機構為何能“委以重任”

作為采購人，需根據項目準備情況，決定哪些工作由自己完成，哪些工作委托給代理機構，這期間需要考慮以下幾個因素：

采購人自身的采購經驗。采購人以往是否有類似項目的采購經驗？是輕車熟路還是首次嘗試？如果采購人經驗不足，就需要代理機構的經驗支持做好本次采購。

采購人對采購文件的實際要求。到了要委托代理機構的階段，采購人已經完成了需求調查，并編寫了技術參數，但不同采購人的完成程度不盡相同，需要代理機構提供的服務內容也不同。比如，有的采購人買某種產品，各種規格參數已經寫得很清晰了，可以直接用于編制采購文件。但是，有的采購人在采購需求方面準備得并不充分，比如，買家具、服裝等定制生產的產品，或者項目負責人是個初來乍到的“小白”，第一次負責這種產品的采購，這就需要代理機構幫助其細化采購標的物的需求描述，包括材質要求、做工做法、質量標準、檢測和驗收的方法等，還可能需要完善合同條款中針對這個項目的常規條款和特殊條款。

采購人組織驗收。這取決于采購人內部是不是有專業人員能夠獨立完成驗收工作。以家具、服裝等標的物為例，正確的做法是需要在材料生產加工、成品的生產交貨等多個環節組織驗收，甚至還需要權威的第三方檢測機構進行檢測。對于這些繁雜的工作，采購人如何組織，也是在選擇代理機構前需要確定的事項。

簡要總結一下，代理機構按采購人的委托完成采購，為采購人分擔不同采購環節中的工作，可以提高采購活動的效率和質量，也為采購人分擔相應的責任，便于合同的履行。在采購人不熟悉或者沒有過多精的情況下，委托給一家合適的第三方機構，是一個多方共贏的選擇。一家綜合實力比較強的代理機構，可以幫助采購人減少協調各項目參與方的成本，有助于提高效率、降低風險、保證質量。

   如何評價代理機構的能力

各家代理機構的基礎情況、發展階段、具備的能力各不相同。如何評價一家代理機構的能力，主要從人員和公司兩方面考慮。在人員方面，主要體現在一線工作的項目經理、項目助理身上，他們是直接為采購人提供服務的人員。在公司方面，一是多年來項目經驗的積累，知識的儲備和應用，以及工作方法、程序的不斷改進和傳承。二是后臺的招標采購顧問、法律、財務、檔案、信息化等多方面的支持人員，以及可以根據項目需求組織起來的專業技術人員。具體體現在以下幾個方面：

項目經理和助理。代理機構的經驗積累固然重要，但代理機構是否能提供令人滿意的服務，關鍵在于擬承接項目的項目經理和助理，他們應該是恪盡職守、靠專業知識和經驗為用戶提供優質服務的人。需要采購人考察他們既往的業績資料，并且通過面談判斷他們是否為值得信賴的人選。通常情況下，一個項目經理同時負責多個項目，更多的是靠經驗指導和把關，很多具體工作是項目助理來負責。面談中通過聽取項目助理的工作設想、對可能出現的問題的提前謀劃，從而選擇最值得合作的伙伴。

代理機構的業績。業績是評判代理機構的一項重要標準。有些代理機構成立的時間較早，已經發展為綜合型的代理服務機構，各方面業務發展比較均衡；也有一些特定行業的代理機構，比如，專門從事工程招標代理的公司，在剛進入政府采購領域時，對法律法規、風險的認識和把控程度有所欠缺，這種情況下，業績就顯得尤為重要了。

對項目所在地法規、程序的熟悉程度和學習能力。現階段，各地對采購流程的要求略有不同，且在不斷更新，為了項目的高效運行，代理機構對項目所在地程序的熟悉程度也是項目能否順利進行的前提條件，這就要求代理機構學習了解當地的要求，隨時關注變化，及時學習和跟進。筆者認為，這方面也可以納入代理機構的考察因素。

編制采購文件的能力。把標準文件按項目需求修訂并進行補充完善，對潛在投標人的資格準確描述，起草合同條款，協助采購人進行需求調查、編制需求文件，工程項目可能還需要編制工程量清單和招標控制價，根據項目的標的、市場競爭情況有針對性地設計和編制項目的評審辦法。這需要項目負責人和助理熟悉法規、熟悉采購標的物所處行業，同時對采購知識有足夠的積累，能夠根據市場競爭情況編制采購文件而不是對標準文件進行簡單套用。

以擬定合同條款為例，有的代理機構具備國際貿易的能力和經驗，他們可以代理采購人完成進口產品的進口審批，在編制招標文件、合同條款時亦能考慮到付款、關稅、清關、到貨等后續合同執行因素，此種情況下，采購人與投標人之間的工作范圍劃分清晰連貫，責任與權利相對應。

對潛在供應商調查評估的能力。在對采購人的延伸服務中，有一些采購人希望代理機構能夠對潛在供應商的產品、財務狀況、生產能力等方面作出調查評估，給采購人出具參考意見。

方案規劃能力。對于很多常規項目，采購人已經準備得比較充分了，只需要代理機構按部就班操作就可以了。但是，有些項目是要實現特定目標的，對此，不同能力的代理機構會規劃出完全不同的采購策略，進而影響采購結果的優劣。

協調溝通能力。一個采購項目涉及多方當事人，協調溝通能力是代理機構應當修煉的基本功。

風險管控能力。代理機構應對項目采購失敗風險進行預判，對潛在供應商及所在行業全面了解，對同類產品招標容易出現質疑投訴的風險提前規避，要考慮問題發生時、發生后的處理方案，盡量將影響降到最低。

研究能力。包括法律、流程、供應商、需求等方面數據的發現、積累和使用。在大型綜合性采購項目中，一家有研究和創新能力的代理機構更能通過咨詢服務為采購人創造價值。

通過以上三方面的探討，筆者分析了代理機構的工作內容以及做好這些工作所需要的能力，采購人要結合自身需求來決定考察代理機構哪些能力，最終選擇出合適的代理機構。

（作者單位：北京國際招標有限公司）