醫療機構招標評標信息化系統建設實踐與展望

醫療機構招標評標信息化系統建設實踐與展望

■ 朱子寒 張平

合法合規地開展醫療器械招標活動是醫療機構運營管理風險防控的重要內容，也是醫院運營管理追求經濟性、有效性的內在要求。

按照“廉政、效率、效益”的要求，信息化管理是提高招投標過程中廉政風險防控能力的有效手段。近年來，筆者所在的江蘇省人民醫院積極貫徹政府采購管理三年專項行動、智慧醫院建設、疫情防控的工作要求，在剖析醫院招標評標管理現狀的基礎上，借助信息化手段推動醫療機構招采管理實現精細化、專業化和規范化。

通過對醫院自行招標管理模式現狀的分析，江蘇省人民醫院構建了招投標管理系統平臺。該系統采用B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務器）架構，基于招標業務的流程設計開發，其線上報名和遞交投標文件功能減少了供應商時間成本及交通、印刷等經濟成本，避免供應商與招標人的直接接觸；其在線立項、遠程審核、解密唱標和專家電子評標功能，提高了醫院招標效率，實現無紙化辦公，減輕紙質檔案保管壓力，達到綠色招標的目的。借助該平臺，江蘇省人民醫院實現了全流程信息管理、全周期閉環管理、全過程動態監督，并對經濟活動中的廉政風險進行了有效控制。平臺在提高招標評標工作效率和資金使用效益的同時，對醫院招標評標的規范化、專業化和智能化發展提供了有力的技術支持。

越來越多的醫院都在對數字化發展進行積極探索，加快了全國醫院信息化建設的進程。筆者從一個醫院采購工作者視角，談一談醫院自行招標管理現狀，并進一步分享江蘇省人民醫院在數字采購方面的探索。

醫療機構自行招標管理現狀

據統計，我國醫療機構現有醫療設備總資產約占醫院總資產的50%以上，一些規模較大的三甲醫院，其設備資產占醫院總資產甚至高達80%。

近年來，醫療衛生事業蓬勃發展促進了醫院醫療器械招標項目數量和金額的增長，同時，也增加了醫療機構管理人員權力尋租和技術尋租的風險，醫院運營管理和廉政風險防范面臨著巨大挑戰。

醫療機構采購活動線下報名流程環節多，供應商現場報名審核，降低了辦公效率，增加了供應商往返的時間和費用。傳統的線下開標往往依靠紙質記錄和人工操作，工作量大，導致開評標環節效率較低。尤其是當投標單位較多時，計算結果匯總耗時長且容易出錯。

與此同時，傳統線下開標組織標準化程度不高，組織人員若不熟悉操作流程，往往會出現開標現場組織混亂，流程不規范，且存在人為誤導的可能性。根據帕累托法則，招標工作中預算金額較低的小項目耗費了工作人員大部分的時間及精力。

另外，值得一提的是，傳統線下招標形成了大量的紙質材料，給檔案保管造成了巨大壓力，且人工查找困難，檔案數據價值難以得到挖掘。

構建招標評標信息化管理平臺

一方面，醫院自行招標存在著流程優化的空間，同時，新冠肺炎疫情的暴發使得醫療機構線下招標活動面臨院感風險。另一方面，招標活動作為醫院內部控制業務層面的重點內容，如何充分利用信息技術加強招標活動內部控制建設，減少人為因素干預，增強經濟業務事項處理過程與結果的公開和透明是醫院面臨的重要挑戰。

基于上述背景，江蘇省人民醫院根據醫院自行招標活動特點量身打造一套醫療器械招標評標信息化管理平臺。該平臺的用戶主要為項目申請主管部門、招標管理辦公室、紀檢部門和供應商，用戶可通過瀏覽器訪問該系統，根據權限使用相應功能。平臺基于B/S架構設計構建，以招標采購流程為主線，從項目立項論證、信息發布與供應商報名、開評標管理、供應商管理等多個模塊對招標采購過程中產生的信息和文檔進行匯總和整理。具體而言，平臺在功能設計上主要分為日常工作、項目管理、招標門戶管理、供應商管理、專家庫管理、合同管理、網上商城采購、系統設置等模塊。其中，項目管理模塊涵蓋項目立項、項目需求、公告發布、招標準備、開標評標、歸檔、合同、驗收等細分功能，便于用戶查找相關信息。

平臺以向導的方式進行每一步業務管理，其中包含招標文件群發郵件、評委抽取、專家評標通知、供應商簽到、評委簽到、招標結果登記、合同信息等管理。

為更好實現招標項目管理，江蘇省人民醫院將內控制度內嵌到系統中：主管部門線上填寫項目立項需求信息表，上傳調研報告、“三重一大”決策會議紀要，經招標辦審核通過后，推送至分管院領導、職能部門等依次審核。同時，供應商可以通過供應商服務平臺在網上報名、上傳電子版報名材料，再由招標辦對供應商進行審核并將其結果進行短信通知；主管部門與招標辦可在系統內進行招標文件傳閱、修改、審核步驟，完成招標文件編制與審核。

開標時，系統在規定的時間段內進行投標文件解密唱標。評標專家通過輸入隨機碼進入電子評標系統。專家自主評標系統分為項目詳情、廉潔自律承諾、資格性審查、符合性審查、商務評標、技術評標、報價評比、評標意見匯總等功能模塊。在綜合評審階段，專家可選擇評分項依次打分模式、供應商同屏打分模式、對比打分模式和雙屏打分模式。在評審過程中，評審專家根據預設的投標文件目錄對應的功能直接點擊查閱相關證明材料。若存在個別評委自由裁量度過高，與其他評委評分相差差距過大，系統將會自動預警提示。當工作人員在計算機中輸入報價后，系統自動計算價格分。待每位專家評分結束各自提交結果后，系統自行匯總以上各項評審意見，確定中標單位。

借力招標信息化手段向精細化管理要效益

智能化的平臺正助力江蘇省人民醫院實現效率、效益雙贏。

截至2022年7月，江蘇省人民醫院招投標管理系統平臺已有2932家供應商完成在線注冊，681個項目完成在線報名。江蘇省人民醫院高效利用信息化技術，打破物理空間壁壘，減少了供應商時間成本及交通、印刷等經濟成本，切實減輕了供應商的負擔，優化了營商環境。值得一提的是，供應商線上報名和遠程投標充分保障了疫情防控期間臨床醫療工作的順利開展。

智能化的平臺不僅減輕供應商負擔，也提高了江蘇省人民醫院招標評標效率。一方面，線上立項審批減少了項目在各職能部門審批流轉的時間，加強了部門溝通，有利于醫院內部控制管理；另一方面，開評標工作的信息化徹底改變了過去紙質和人工的方式，對涉及招標采購項目的工作人員和評標專家進行規范化培訓和管理后，醫院在節約了招標工作時間的同時又節省了人力、財力，開標效率由原來的1.5小時/項目縮短至為1小時/項目，開標時間縮短了33.33%。不僅如此，數據顯示，醫院預算節資率達到14.30%。

借助智能化的平臺，江蘇省人民醫院對采購全過程進行動態監管，實現廉政風險有效卡控；通過機控代替人控，評標過程更加規范，并且評標過程留痕，可追溯，從而實現廉政、效率、效益的最大化。此外，平臺強化了權力行使的監督約束，最大限度降低了人為干擾，壓縮了權力尋租空間，營造了風清氣正的招標評標環境。

招投標信息化管理平臺也解決了醫院紙質材料保管的難題。在檔案管理方面，平臺集成了立項材料、招投標文件、產品信息、評標報告、合同等資料，實現了檔案材料的信息化。借助平臺，醫院將過去的紙質資料遞交、留存，變為全流程信息化管理，實現投標文件等材料的遠距離傳輸、海量儲存，解決了醫院紙質材料保管的難題。同時，各部門有權限瀏覽及下載資料（帶水印），查詢效率得到大幅提升，實現資源的高效共享。

此外，招投標管理系統與預算系統、合同系統有效銜接實現“無預算不采購、有預算不超支”，各部門間通過網絡整合資源，實現數據互聯互通和項目全生命周期管理；實現無紙化辦公，達到綠色環保招標的目的；推進和優化電子招標交易服務專業化、個性化、精準化和規范化發展。

（作者單位：江蘇省人民醫院）

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