醫(yī)療機(jī)構(gòu)招標(biāo)評(píng)標(biāo)信息化系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐與展望

醫(yī)療機(jī)構(gòu)招標(biāo)評(píng)標(biāo)信息化系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐與展望

■ 朱子寒 張平

合法合規(guī)地開展醫(yī)療器械招標(biāo)活動(dòng)是醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)防控的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理追求經(jīng)濟(jì)性、有效性的內(nèi)在要求。

按照“廉政、效率、效益”的要求，信息化管理是提高招投標(biāo)過程中廉政風(fēng)險(xiǎn)防控能力的有效手段。近年來，筆者所在的江蘇省人民醫(yī)院積極貫徹政府采購(gòu)管理三年專項(xiàng)行動(dòng)、智慧醫(yī)院建設(shè)、疫情防控的工作要求，在剖析醫(yī)院招標(biāo)評(píng)標(biāo)管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，借助信息化手段推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)招采管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、專業(yè)化和規(guī)范化。

通過對(duì)醫(yī)院自行招標(biāo)管理模式現(xiàn)狀的分析，江蘇省人民醫(yī)院構(gòu)建了招投標(biāo)管理系統(tǒng)平臺(tái)。該系統(tǒng)采用B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)，基于招標(biāo)業(yè)務(wù)的流程設(shè)計(jì)開發(fā)，其線上報(bào)名和遞交投標(biāo)文件功能減少了供應(yīng)商時(shí)間成本及交通、印刷等經(jīng)濟(jì)成本，避免供應(yīng)商與招標(biāo)人的直接接觸；其在線立項(xiàng)、遠(yuǎn)程審核、解密唱標(biāo)和專家電子評(píng)標(biāo)功能，提高了醫(yī)院招標(biāo)效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，減輕紙質(zhì)檔案保管壓力，達(dá)到綠色招標(biāo)的目的。借助該平臺(tái)，江蘇省人民醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了全流程信息管理、全周期閉環(huán)管理、全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)督，并對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的廉政風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了有效控制。平臺(tái)在提高招標(biāo)評(píng)標(biāo)工作效率和資金使用效益的同時(shí)，對(duì)醫(yī)院招標(biāo)評(píng)標(biāo)的規(guī)范化、專業(yè)化和智能化發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持。

越來越多的醫(yī)院都在對(duì)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)行積極探索，加快了全國(guó)醫(yī)院信息化建設(shè)的進(jìn)程。筆者從一個(gè)醫(yī)院采購(gòu)工作者視角，談一談醫(yī)院自行招標(biāo)管理現(xiàn)狀，并進(jìn)一步分享江蘇省人民醫(yī)院在數(shù)字采購(gòu)方面的探索。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)自行招標(biāo)管理現(xiàn)狀

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備總資產(chǎn)約占醫(yī)院總資產(chǎn)的50%以上，一些規(guī)模較大的三甲醫(yī)院，其設(shè)備資產(chǎn)占醫(yī)院總資產(chǎn)甚至高達(dá)80%。

近年來，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)蓬勃發(fā)展促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療器械招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)量和金額的增長(zhǎng)，同時(shí)，也增加了醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理人員權(quán)力尋租和技術(shù)尋租的風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理和廉政風(fēng)險(xiǎn)防范面臨著巨大挑戰(zhàn)。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)采購(gòu)活動(dòng)線下報(bào)名流程環(huán)節(jié)多，供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名審核，降低了辦公效率，增加了供應(yīng)商往返的時(shí)間和費(fèi)用。傳統(tǒng)的線下開標(biāo)往往依靠紙質(zhì)記錄和人工操作，工作量大，導(dǎo)致開評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)效率較低。尤其是當(dāng)投標(biāo)單位較多時(shí)，計(jì)算結(jié)果匯總耗時(shí)長(zhǎng)且容易出錯(cuò)。

與此同時(shí)，傳統(tǒng)線下開標(biāo)組織標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，組織人員若不熟悉操作流程，往往會(huì)出現(xiàn)開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)組織混亂，流程不規(guī)范，且存在人為誤導(dǎo)的可能性。根據(jù)帕累托法則，招標(biāo)工作中預(yù)算金額較低的小項(xiàng)目耗費(fèi)了工作人員大部分的時(shí)間及精力。

另外，值得一提的是，傳統(tǒng)線下招標(biāo)形成了大量的紙質(zhì)材料，給檔案保管造成了巨大壓力，且人工查找困難，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值難以得到挖掘。

構(gòu)建招標(biāo)評(píng)標(biāo)信息化管理平臺(tái)

一方面，醫(yī)院自行招標(biāo)存在著流程優(yōu)化的空間，同時(shí)，新冠肺炎疫情的暴發(fā)使得醫(yī)療機(jī)構(gòu)線下招標(biāo)活動(dòng)面臨院感風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，招標(biāo)活動(dòng)作為醫(yī)院內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的重點(diǎn)內(nèi)容，如何充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)招標(biāo)活動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)，減少人為因素干預(yù)，增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理過程與結(jié)果的公開和透明是醫(yī)院面臨的重要挑戰(zhàn)。

基于上述背景，江蘇省人民醫(yī)院根據(jù)醫(yī)院自行招標(biāo)活動(dòng)特點(diǎn)量身打造一套醫(yī)療器械招標(biāo)評(píng)標(biāo)信息化管理平臺(tái)。該平臺(tái)的用戶主要為項(xiàng)目申請(qǐng)主管部門、招標(biāo)管理辦公室、紀(jì)檢部門和供應(yīng)商，用戶可通過瀏覽器訪問該系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限使用相應(yīng)功能。平臺(tái)基于B/S架構(gòu)設(shè)計(jì)構(gòu)建，以招標(biāo)采購(gòu)流程為主線，從項(xiàng)目立項(xiàng)論證、信息發(fā)布與供應(yīng)商報(bào)名、開評(píng)標(biāo)管理、供應(yīng)商管理等多個(gè)模塊對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過程中產(chǎn)生的信息和文檔進(jìn)行匯總和整理。具體而言，平臺(tái)在功能設(shè)計(jì)上主要分為日常工作、項(xiàng)目管理、招標(biāo)門戶管理、供應(yīng)商管理、專家?guī)旃芾怼⒑贤芾怼⒕W(wǎng)上商城采購(gòu)、系統(tǒng)設(shè)置等模塊。其中，項(xiàng)目管理模塊涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目需求、公告發(fā)布、招標(biāo)準(zhǔn)備、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、歸檔、合同、驗(yàn)收等細(xì)分功能，便于用戶查找相關(guān)信息。

平臺(tái)以向?qū)У姆绞竭M(jìn)行每一步業(yè)務(wù)管理，其中包含招標(biāo)文件群發(fā)郵件、評(píng)委抽取、專家評(píng)標(biāo)通知、供應(yīng)商簽到、評(píng)委簽到、招標(biāo)結(jié)果登記、合同信息等管理。

為更好實(shí)現(xiàn)招標(biāo)項(xiàng)目管理，江蘇省人民醫(yī)院將內(nèi)控制度內(nèi)嵌到系統(tǒng)中：主管部門線上填寫項(xiàng)目立項(xiàng)需求信息表，上傳調(diào)研報(bào)告、“三重一大”決策會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)招標(biāo)辦審核通過后，推送至分管院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門等依次審核。同時(shí)，供應(yīng)商可以通過供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)在網(wǎng)上報(bào)名、上傳電子版報(bào)名材料，再由招標(biāo)辦對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核并將其結(jié)果進(jìn)行短信通知；主管部門與招標(biāo)辦可在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行招標(biāo)文件傳閱、修改、審核步驟，完成招標(biāo)文件編制與審核。

開標(biāo)時(shí)，系統(tǒng)在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行投標(biāo)文件解密唱標(biāo)。評(píng)標(biāo)專家通過輸入隨機(jī)碼進(jìn)入電子評(píng)標(biāo)系統(tǒng)。專家自主評(píng)標(biāo)系統(tǒng)分為項(xiàng)目詳情、廉潔自律承諾、資格性審查、符合性審查、商務(wù)評(píng)標(biāo)、技術(shù)評(píng)標(biāo)、報(bào)價(jià)評(píng)比、評(píng)標(biāo)意見匯總等功能模塊。在綜合評(píng)審階段，專家可選擇評(píng)分項(xiàng)依次打分模式、供應(yīng)商同屏打分模式、對(duì)比打分模式和雙屏打分模式。在評(píng)審過程中，評(píng)審專家根據(jù)預(yù)設(shè)的投標(biāo)文件目錄對(duì)應(yīng)的功能直接點(diǎn)擊查閱相關(guān)證明材料。若存在個(gè)別評(píng)委自由裁量度過高，與其他評(píng)委評(píng)分相差差距過大，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)預(yù)警提示。當(dāng)工作人員在計(jì)算機(jī)中輸入報(bào)價(jià)后，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算價(jià)格分。待每位專家評(píng)分結(jié)束各自提交結(jié)果后，系統(tǒng)自行匯總以上各項(xiàng)評(píng)審意見，確定中標(biāo)單位。

借力招標(biāo)信息化手段向精細(xì)化管理要效益

智能化的平臺(tái)正助力江蘇省人民醫(yī)院實(shí)現(xiàn)效率、效益雙贏。

截至2022年7月，江蘇省人民醫(yī)院招投標(biāo)管理系統(tǒng)平臺(tái)已有2932家供應(yīng)商完成在線注冊(cè)，681個(gè)項(xiàng)目完成在線報(bào)名。江蘇省人民醫(yī)院高效利用信息化技術(shù)，打破物理空間壁壘，減少了供應(yīng)商時(shí)間成本及交通、印刷等經(jīng)濟(jì)成本，切實(shí)減輕了供應(yīng)商的負(fù)擔(dān)，優(yōu)化了營(yíng)商環(huán)境。值得一提的是，供應(yīng)商線上報(bào)名和遠(yuǎn)程投標(biāo)充分保障了疫情防控期間臨床醫(yī)療工作的順利開展。

智能化的平臺(tái)不僅減輕供應(yīng)商負(fù)擔(dān)，也提高了江蘇省人民醫(yī)院招標(biāo)評(píng)標(biāo)效率。一方面，線上立項(xiàng)審批減少了項(xiàng)目在各職能部門審批流轉(zhuǎn)的時(shí)間，加強(qiáng)了部門溝通，有利于醫(yī)院內(nèi)部控制管理；另一方面，開評(píng)標(biāo)工作的信息化徹底改變了過去紙質(zhì)和人工的方式，對(duì)涉及招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的工作人員和評(píng)標(biāo)專家進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)和管理后，醫(yī)院在節(jié)約了招標(biāo)工作時(shí)間的同時(shí)又節(jié)省了人力、財(cái)力，開標(biāo)效率由原來的1.5小時(shí)/項(xiàng)目縮短至為1小時(shí)/項(xiàng)目，開標(biāo)時(shí)間縮短了33.33%。不僅如此，數(shù)據(jù)顯示，醫(yī)院預(yù)算節(jié)資率達(dá)到14.30%。

借助智能化的平臺(tái)，江蘇省人民醫(yī)院對(duì)采購(gòu)全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)廉政風(fēng)險(xiǎn)有效卡控；通過機(jī)控代替人控，評(píng)標(biāo)過程更加規(guī)范，并且評(píng)標(biāo)過程留痕，可追溯，從而實(shí)現(xiàn)廉政、效率、效益的最大化。此外，平臺(tái)強(qiáng)化了權(quán)力行使的監(jiān)督約束，最大限度降低了人為干擾，壓縮了權(quán)力尋租空間，營(yíng)造了風(fēng)清氣正的招標(biāo)評(píng)標(biāo)環(huán)境。

招投標(biāo)信息化管理平臺(tái)也解決了醫(yī)院紙質(zhì)材料保管的難題。在檔案管理方面，平臺(tái)集成了立項(xiàng)材料、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品信息、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同等資料，實(shí)現(xiàn)了檔案材料的信息化。借助平臺(tái)，醫(yī)院將過去的紙質(zhì)資料遞交、留存，變?yōu)槿鞒绦畔⒒芾恚瑢?shí)現(xiàn)投標(biāo)文件等材料的遠(yuǎn)距離傳輸、海量?jī)?chǔ)存，解決了醫(yī)院紙質(zhì)材料保管的難題。同時(shí)，各部門有權(quán)限瀏覽及下載資料（帶水印），查詢效率得到大幅提升，實(shí)現(xiàn)資源的高效共享。

此外，招投標(biāo)管理系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)、合同系統(tǒng)有效銜接實(shí)現(xiàn)“無預(yù)算不采購(gòu)、有預(yù)算不超支”，各部門間通過網(wǎng)絡(luò)整合資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和項(xiàng)目全生命周期管理；實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，達(dá)到綠色環(huán)保招標(biāo)的目的；推進(jìn)和優(yōu)化電子招標(biāo)交易服務(wù)專業(yè)化、個(gè)性化、精準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展。

（作者單位：江蘇省人民醫(yī)院）

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