聯合國如何開展合同監督與管理

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聯合國如何開展合同監督與管理

聯合國主要從合同履行前的會議、績效監督、檢驗程序、差異分析四個方面開展合同監督與管理。

——合同履行前的會議。

聯合國認為，在履行大型或復雜合同之前，采購干事和申購人應與供應商團隊召開會議，討論各自對合同的理解并達成一致，同時應審查一系列主題，以便聯合國組織和供應商充分理解合同條款及關鍵要素。此外，雙方應指定一名人員，在合同履行期間擔任組織的官方發言人。項目計劃應在雙方的參與下進行更新，以反映合同的實際生效日期、可交付成果以及自計劃以來可能發生的任何變化。而對于簡單的服務或貨物采購，聯合國表示，電話或電子郵件聯系通常足以開展采購活動，如有需要可以輔以定期催貨的手段。

——績效監督。

一旦授予合同，采購干事或申購人將監督績效，通過收集信息衡量合同完成的實際情況，確保在衡量績效時這些信息可以派上用場。

對于非關鍵的小型且簡單的合同，偶爾進行電話溝通就能幫助采購干事確定項目是否在按計劃進行。對于大型且復雜的合同，采購干事可能要求提交大量報告、定期舉行考查進度的會議、正式測試以及技術審查等。

收集信息關鍵看以下四點：一是成本；二是進度；三是是否遵守產品技術規格、服務任務書、工程聲明（質量保證和控制）；四是是否遵守合同條款、績效管理等。在某些情況下，擬定的供應商質量保證計劃也可用作監督供應商績效的依據。

目前，監督形式主要分為直接監督和間接監督。直接監督是指監督個人體力勞動工作。采購干事或現場代表在工作現場監督項目進展情況。例如，工程項目就易于進行直接監督。檢查員前往現場檢查工作，將檢查結果與施工規范進行比較，并參照進度表確定項目進度。

如果項目過于復雜，僅靠實際檢查無法提供足夠的信息來衡量時，采購干事或現場代表的直接監督作用是十分有限的。此時，聯合國建議，采用間接監督來補充或代替直接監督。

間接監督是指測試諸多觀察者進行的進度報告、技術審查等結果。當直接監督提供的信息不充分或不明確時，適合進行間接監督。

——檢驗程序。

檢驗包括檢查、測試產品或服務，確保其符合合同要求。當涉及貨物數量時，檢驗也意味著核實已交付的貨物數量是否正確。部分聯合國組織可能與檢驗代理機構有長期協議或一次性合同，或派內部專家進行工廠探訪、檢驗。

通常有以下三種檢驗方法：一是感官和尺寸檢查；二是物理性能檢查；三是破壞性試驗。具體來看，感官和尺寸檢查是由檢查員用自己的眼睛、耳朵和其他感官進行的檢查，具有大量的個人判斷。例如，對于市場上可買到的自動卷筆刀，檢查表面是否有缺陷、是否有噪音、是否有零件錯位等。聯合國組織通常使用感官和尺寸檢查來進行檢驗，核實交付的產品類型和種類是否正確，是否符合合同規定的規格，包裝、標記和標簽是否符合要求，是否有任何損壞的跡象（如凹痕或撕裂）等。

物理性能檢查要求提供實際性能數據，并與合同要求的物理性能進行比較。例如，在公共汽車服務合同中，在特定公共汽車站等候，判斷公共汽車是否準時到達，從而檢查是否符合規定時間表內的性能測試。勞動密集型服務的物理性能測試通常按照隨機樣本進行。

破壞性試驗要求最終產品滿足一定的可靠性標準。例如，加熱產品直至其燃燒，測試最終產品的防火特性；在新刷的涂層上刮擦，檢查油漆供應商刷的涂層數量。

——差異分析。

差異分析將實際績效與目標績效進行比較，確定兩者是否存在差異。采購干事一旦發現實際績效和目標績效之間存在差異時，應確定差異是否顯著、存在差異的原因、是一次性失敗還是持續性問題、哪種糾正措施最有效。聯合國認為，應及時進行差異分析，尤其是通過報告獲得信息的情況。

當采購干事或申購人發現實際績效和目標績效之間存在重大差異時，應盡可能采取糾正措施。他們應找出問題的原因，并確定解決方案。該方案不僅要消除問題，防止未來產生困難，而且要糾正已造成的影響。如果無法糾正影響，則雙方可能需要就合同的變更進行談判，并在適當的情況下對受害方進行賠償。

在糾正過程中，采購干事或申購人應確定糾正措施是否已經或正在產生預期效果。如果沒有，則需采取進一步措施。在糾正措施和跟進的整個過程中，各方須互通信息。當事情未按計劃進行時，雙方之間的有效溝通對于避免誤解和爭議至關重要。采取糾正措施的一方，必須盡一切努力讓另一方知曉其已意識到問題并正在認真解決問題。

（編譯/張舒慧）

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