聯合國如何開展合同授予審查和批準

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聯合國如何開展合同授予審查和批準

合同授予審查是合同簽訂過程中的一個重要步驟。它對所開展采購流程的可接受性和準確性提供獨立的書面意見，并由擁有適當授權的最高級別的采購干事（授標機構）提議承付資金。授標是指在授標機構的權限內，在對采購流程進行獨立審查的基礎上，正式決定和批準與中標供應商訂立合同。授標階段標志著采購流程的成功結束，也是合同最終確定和執行的起點。

在提出授標建議前進行審查的目的是：對授予合同或采購訂單的建議進行獨立和公正的審查；確保采購流程公平進行，并遵循適當的政策和程序；確認提供合同承諾的必要預算；確認授標建議和合同條款代表最高性價比，并確認選擇所選供應商符合聯合國組織的利益；尋求有關當局的批準，以合同形式委托聯合國組織采購貨物、服務或工程。

充分籌備合同建議和批準文件是促進授標流程的必要條件，所提供的解釋應當透明、清晰，并包括導致授予建議的準確理由。透明度和盡職盡責是這一階段的關鍵。聯合國組織認為，故意遺漏相關信息與故意提交錯誤信息一樣不道德。為避免延誤和遺漏，應使用標準化模板和檢查表進行質量控制。出現延誤，通常是規劃執行不力的表現，或者是試圖通過捷徑加快流程的結果。

一般來講，聯合國組織的最高級別官員是所有采購權的執行來源，因此負責批準合同授予和采購。通過組織特定的財務條例和細則，這位官員將采購權重新授予高級官員。這些官員可任命其組織內的個人為采購干事，并授予核準授標的有限授予權力。只有這些采購干事和其他指定的聯合國采購員才有權代表各自的聯合國組織簽訂合同。因此，實際上只有這些采購員進行采購。而授權的程度取決于采購干事的級別。

聯合國各組織就采購、審查、建議和授標過程的責任方面，建立了不同的授權級別，以執行其采購活動。授權通常使用財務閾值來設定，超過預定義閾值的授標建議和批準通常需經合同委員會獨立審查，并獲聯合國組織內最高采購當局批準。

在授標建議階段，采購干事負責根據招標流程和評估報告編寫授標建議文件，并提交給相應的經辦人或委員會，以便根據既定的組織政策、程序以及授權級別進行審查和推薦。采購干事還需確保授標建議文件以清晰、準確和誠實的方式編寫，并反映促成授標建議的所有必要信息。此外，還應遵循適當的采購流程，包括完成供應商評估建議、盡職調查，以確保供應商有資格并能夠履行采購訂單或合同；公平合理地開展采購流程和評估等。

對于低于聯合國組織指定的某一閾值的提交文件，通常將授標建議文件提交給具有適當授標權限的采購干事進行審查和批準。在作出承諾之前，授標機構從財務條例和細則、采購政策和程序的合規性、資金的可用性、流程的合規性等方面審查提交文件。隨后，授標機構拒絕或接受授標建議。接受即為批準授予。

對于超過聯合國組織指定的某一界限的提交文件，該組織的合同委員會獨立審查采購流程，以確保條例、規則、政策和程序得到遵守，并有資金供隨后批準。合同委員會應獨立于參與采購流程的官員，以避免在審查和建議授予合同時出現利益沖突。合同委員會應定期召開會議，并遵循既定的程序審查、建議和記錄委員會會議記錄。合同委員會有責任確保：采購活動按照財務條例和細則、程序和指令進行，并符合最佳商業做法；相應機構已獲得承付資金，且預算中有資金；實現最高性價比。

如果一個組織在地方一級沒有自己的合同審查委員會，或者在總部沒有足夠的合同審查能力，可以尋求聯合國組織的另一地方或總部合同審查委員會的審查，前提是經兩個組織共同協定。

會議記錄應提交給組織中的合同授予機構，其應審查合同委員會的建議。合同授予機構可以拒絕或批準此等建議。如果合同授予機構決定拒絕合同委員會的建議，應以書面形式記錄理由，并提交至合同委員會主席。

盡管這并非常規做法，但世界銀行等部分組織要求將裁決結果送交申請人，確認其無異議。只有當申請人確認對采購流程的結果無異議后，才能與獲推薦授予合同的供應商簽訂合同。確認申請人無異議，旨在確保采購的產品和服務確實滿足申請人的要求。在部分組織中，要求在授予合同之前確認申請人無異議。

（編譯/張舒慧）

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