內蒙古進一步規范政采檔案管理

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內蒙古進一步規范政采檔案管理

本報訊 記者張舒慧 通訊員王棟報道 近日，內蒙古自治區財政廳印發《內蒙古自治區政府采購檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），從政府采購檔案歸集、管理、利用和銷毀、信息化建設等方面入手，進一步加強自治區政府采購檔案管理工作，實現采購全過程留痕可溯。

“近年來，我們在全區開展的代理機構監督檢查中發現，采購人、代理機構在政府采購檔案管理方面存在諸多問題，如檔案僅由代理機構保管、代理機構注銷后檔案遺失、個別檔案僅有復印件而原件遺失、檔案材料不全等。為此，我們起草了《辦法》，并以附件的形式發布了《政府采購項目應歸檔文件資料清單》，便于政府采購當事人理解與執行。”內蒙古自治區財政廳政府采購處相關負責人表示。

在政府采購檔案歸集方面，《辦法》規定，采購人、代理機構應及時將政府采購檔案進行歸集，且在歸集時檔案應符合相關要求，包括檔案必須規范完整、內容齊全；檔案資料中的簽名、印章等真實有效；檔案資料除特殊情況外均應為原件等。通過內蒙古自治區政府采購云平臺完成的政府采購活動，采購人、代理機構應在電子化采購活動結束之日起15個工作日內登錄電子交易系統下載政府采購項目電子化交易全過程檔案，并進行歸集；其他未在電子交易系統記錄保存的檔案資料，由采購人、代理機構自行歸集。

針對政府采購檔案管理，《辦法》要求，應確保所有檔案資料文件能夠正常調閱，任何個人或單位不得拒絕歸檔或者據為己有；禁止篡改、損毀、偽造、變造、隱匿政府采購檔案；政府采購檔案從采購結束之日起至少保存15年。紙質政府采購檔案移交時應當保持原卷的封裝；電子政府采購檔案移交時，移交人員應確保文件的準確性、完整性、可用性、安全性；特殊格式的電子政府采購檔案應當與其讀取平臺一并移交。采購人因機構改革撤并或其他原因而終止的，其政府采購檔案應及時移交負有相關職責的采購人或上級部門。

對于政府采購檔案利用和銷毀，《辦法》提出，財政、審計、巡視（察）、司法、紀檢監察等部門因工作職責需要調閱、摘錄或復制政府采購檔案的，采購人、代理機構應按單位內部控制管理要求予以提供，并履行登記手續。采購人、代理機構應當定期對已到保存期限的政府采購檔案進行鑒定，并形成政府采購檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的政府采購檔案，應當重新劃定保存期限；對保存期滿、經鑒定確無保存價值的政府采購檔案，可以按照規定程序進行銷毀。

此外，《辦法》還鼓勵采購人、代理機構逐步加強政府采購檔案信息化建設，提出電子政府采購檔案與傳統載體政府采購檔案具有同等效力。采購人、代理機構應積極推進電子政府采購檔案管理系統與辦公自動化系統、政府采購電子化系統等相互銜接，確保電子政府采購檔案來源可靠、程序規范、要素合規；建立電子政府采購檔案備份制度，有效防范自然災害、意外事故和人為破壞、篡改。

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