流程再造 降本增效

【大數據讓采購更智慧】

流程再造 降本增效

——基于內部控制重建電商協同非醫用物資數字化供應鏈實踐

■ 張萍 向思君 賈夢娜

非醫用物資采購供應鏈的穩定性和效率直接影響到醫院日常工作和經濟運行，如何保障非醫用物資的供應在現代醫院管理中至關重要。降低采購成本是推進非醫用物資供應鏈重建的本質動力，而互聯網技術的加持是助推器。

數字化供應鏈是一種運用大數據、人工智能等數字化技術，對物資計劃、采購、庫房管理、售后、物流、支付全過程進行管理和優化的新型供應鏈模式。隨著“互聯網+”的深入推進和數字化進程的同步加速，醫院物資管理數字化轉型勢在必行。

四舉措促醫院物資管理效益最大化

目前醫療機構非醫用物資采購及管理存在以下三種情況：一是線下采購為主，供應商管理難，價格透明難。二是內控制度執行難。三是信息化建設滯后，管理數據、信息孤島使商流、物流、資金流、數據流分離，導致采購信息共享難、保真難、透明差、監管難；同時導致后續報銷工作繁重，使得物資全流程管理難以實現。

在組織架構層面需要組建醫院—電商—醫院管理系統（HRP）技術開發公司三位一體以分管院長為組長的、結構清晰、分工明確、保障有力、資源到位的項目組，人力、政策、崗位合力保障項目實施。

在技術層面需要升級優化HRP系統，實現與電商平臺信息系統接口，抓取有效交易數據；實現數字化采購商品自動入庫，一鍵出庫；實現支付與訂單和出入庫數據關聯。

在設計的底層邏輯方面需要聚焦問題分析，從底層原因分析發現問題的關鍵在于供應鏈信息化建設滯后，商流、物流、資金流、信息流分離，導致操作層缺乏系統性規范和標準，使內控制度執行難，最終導致物資供應需求響應難、采購效率低、信息保真難。

內控制度及體系是數字化供應鏈重構的決策依據。重慶醫科大學附屬兒童醫院的內控體系包括內控手冊、風險防控、內控評價三個部分。《醫療耗材管理制度》《物資采購管理制度》是供應鏈重建實踐中的行動指南和執行標準，所有的采購行為留下的信息痕跡都是對內控制度每一個工作流程的清晰描述和印證。

通過流程再造，借助電商平臺與HRP系統互聯互通，在功能層面實現商品目錄管理、單價管理、賬號權限管理、訂單管理、自動出入庫、物資簽收、支付與訂單、出入庫、簽收信息關聯；需求層面實現移動采購、可視化采購、全網競價或詢價、比價、全天候售前售后服務；實現層面提高采購效率、降低采購成本；呈現方式層面，實現商流、物流、資金流、數據信息流相互獨立又有機結合；從而讓采購工作全流程透明可見性、協同性和規范性強，高效形成B端電商業務數字化供應鏈生態圈，使醫院物資管理效益最大化。

六維度對項目全程管控

在采購目錄管控方面重慶醫科大學附屬兒童醫院從以下三個方面入手：首先是單品價格小于等于歷史單價的商品直接進入采購目錄；其次是設備設施每次采購需審批后進入采購目錄；再次是第一次新增物資需審批后進入采購目錄。

在金額管控方面，一次性采購金額≦5萬元的新增物資，全網溯源詢價，審核通過后進入采購目錄；一次采購金額≦5萬元有采購歷史的可在專屬商城直接下單；大于5萬元的納入招標管理。

在會計信息管控方面，采購信息、會計信息保真是正確支付的重要內容之一。在供應鏈重建工作中，需前瞻性的合同前置、商品信息能溯源、信息動態實時更新、采購行為步步留痕、支付與訂單和出入庫信息自動關聯等工作。

在價格及成本管控方面，首先將價格審核通過的商品放入專屬商品城，合理限制選品權限，有效控制采購成本。其次與電商平臺簽訂年度折扣率戰略合作協議。雙方確認年度折扣率8%—12%，每年一簽。

在訂單權限管控方面，以核算科室為采購單位，訂單與HRP中的科室信息關聯。一個采購賬號映射多個收貨地址。

物資在途風險管控方面，移動APP“小易來了”可實現掃碼確認收貨、驗貨。為提高客戶體驗，電商平臺在院內增設物資驛站，集中配送到使用科室，形成多訂單打包一次配送模式，減少科室收貨頻率，打通院內物流最后一米，讓投送效率更高。

小試牛刀 成果初現

一段時間試運行后，一個低成本、高效率的數字化供應鏈逐漸完善。

第一，實現采—供—求—管多位一體，全程可追溯可監管，物資供應的信息流、物流、財務流相對獨立又相互關聯，杜絕了無訂單采購、換貨等不合規行為，規范并固化了支付用會計信息證據鏈。

第二，建立了完善的內部控制體系，包括數據安全管理制度、物流風險預警機制、員工行為監控機制等，有效提高了電商協同非醫用物資數字化供應鏈的信息安全性。

第三，采購成本下降。2022與2023同期采購總數為103個品類的物資，采購數量總體下降57.50%，金額總體下降29.30%。

第四，庫存數量及資金占有成本下降。不同采購模式下2023年1—6月與2022年同期庫存數量及資金占有比較結果顯示，較2022年節約采購資金130.875萬元，降幅達23.49%。供應商由2022年的73家減少到62家，呈下降趨勢。

第五，運用數字化技術，將物資需求、計劃、采購、入庫、出庫、驗收、售后、物流等信息與支付數據一一對應、環環相扣、步步留痕，保證了會計數據在全流程中保真，使支付更準確。

通過實踐，驗證了基于內部控制的電商協同非醫用物資數字化供應鏈重建的可行性和有效性。重建過程中，結合醫院發展戰略和經濟管理規范，將頂層設計與現實基礎有機結合，探索社會資源與醫院資源整合新路徑，形成一系列可復制可推廣的改革經驗與做法，可為醫院物資管理的全面深化改革發揮重要的示范、突破、帶動作用。

(作者單位：重慶醫科大學附屬兒童醫院)

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