秦志龍：服務前移 效率提高

秦志龍，上海市政府采購中心采購二部副部長，高級工程師

這里所說的服務，是指采購機構為采購人提供的服務。按照正常情況，采購機構是在收到采購人的委托后開始提供服務的，為了給采購人提供更好的服務，也是為了提高采購效率，采購中心領導對業務員提出要將服務前移的要求。筆者從事政府采購工作10多年來，外界對政府采購效率低的指責不絕于耳。既然必須遵守政府采購的規定程序，作為采購機構是否就無所作為了呢？

筆者以為，將服務前移是解決效率低的有效途徑之一。2011年2月，筆者在為某采購人采購項目時得知他們今年會有一個幾億元預算的信息化建設項目，其中有部分內容需要集中采購。得知該信息后及時向領導匯報，領導表示，只要采購人需要，就要及時介入，提前提供服務和咨詢工作。3月初，在采購人初步完成項目需求后，我們便一起開始討論，內容包括需求中是否有排他性、歧視性指標；參數、指標寫得是否合適，是否能形成充分競爭的局面；對項目是否要分包及如何分包；合格投標人條件如何確定等招標細節問題。4月6日，領導帶領包括計劃部門及業務部門在內的工作人員和經辦人一起拜訪預算單位，對政府采購過程中可能產生的具體問題分析、溝通。4月15日，采購中心邀請專家對招標文件論證，19日再次與采購人代表按照專家意見對招標文件修改和完善，20日正式接收采購人委托，26日發布招標公告，5月20日開標，6月1日評標，16日簽約。總結該項目有以下幾個特點：

第一，服務提前、效率提高。本項目在采購人撰寫需求時，采購機構提前介入，提供各項服務工作，無論是決定是否分包及如何分包，還是決定某些參數、指標、標準的描述，都根據經驗及專業知識提供咨詢和幫助，使采購人少走彎路，既保證了項目一次成功，又保證了項目有充分的競爭。既不能要求太低、條件太少，以致太多供應商（如幾十家）參與投標，給評標工作帶來諸多不必要的麻煩，又不能限制太多、要求太高，造成極少供應商參與競爭，使項目不能獲得好的價格和方案，有時還必須提供各項政府采購法律法規說服采購人。根據項目特點和性質，以及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部18號令）第21條規定：招標文件規定的各項技術標準應當符合國家強制性標準，招標文件不得要求或標明特定的投標人或產品，以及含有傾向性或排斥潛在投標人的其他內容，第22條規定：招標采購單位可根據需要，就招標文件征詢有關專家或供應商意見，我們對各項參數、指標、標準都進行了詳細討論，并組織專家討論決定。對信息化項目來說，9000多萬元預算，一次招標且只有一個包件，絕對是大項目。從接受委托到簽約，只用了不到2個月時間，可謂高效，而實際上前后我們共花了4個多月時間，效率的提高得益于服務前移。

第二，競爭充分，節資明顯。我們為采購人不僅提供了政策、法律、法規等方面的咨詢服務工作，而且協助采購人對技術需求把關。根據財政部18號令第25條規定：招標采購單位根據招標采購項目的具體情況，可組織潛在投標人現場考察或召開標前答疑會，但不得單獨或分別組織只有一個投標人參加的現場考察，在發出招標文件后，主動安排標前答疑會，再次聽取供應商對招標文件有關內容的意見。并按照18號令第27條規定：招標采購單位對已發出的招標文件進行必要澄清或修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間15日前，在財政部門指定的政府采購信息發布媒體上發布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人。該澄清或修改的內容為招標文件的組成部分。在答疑會后，我們立刻對所有問題進行了整理和回答，并及時發布澄清公告，通知潛在投標人。正因為我們對需求進行了充分討論，并聽取了專家和供應商的意見，保證了項目的競爭性，致使預算為9409萬元的項目，最終合同金額僅為7605萬元，節約資金1804萬元。

第三，注意細節，成功率高。除了討論決定招標文件中的技術需求外，還對投標文件格式、書寫、封裝等細節作了規定，讓投標人按照要求書寫，便于匯標、評標。而且18號令第30條有要求：投標人應按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應對招標文件提出的要求和條件作出實質性響應。投標文件由商務部分、技術部分、價格部分和其他部分組成。在開標后，我們及時進行了匯標工作，首先進行符合性檢查，查閱各種證書復印件，以及合格投標人條件。其次按招標文件要求對各項指標的偏離情況匯總，匯標工作做得相當仔細完整，不僅列出各項重要內容及所在頁碼，而且嚴格遵守只摘錄不評價原則，以免誤導或誘導評審專家，力保結果客觀、公正。

正是由于采購中心提出了將服務前移的要求，以及細致努力的工作，而且考慮了各種可能性，使得項目進行得很順利，不僅效率高，而且效果好，采購人十分滿意。