保密與檔案管理新規對政府采購影響幾何

【探討與爭鳴】

保密與檔案管理新規對政府采購影響幾何

■ 張澤明

今年以來，《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《檔案法實施條例》）、修訂后的《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》（以下簡稱《保密法實施條例》）先后開始施行。筆者認為，這兩部新行政法規的若干規定，對涉密采購與政府采購檔案管理工作將產生重要影響，采購人及政府采購監管部門應對此予以重視，及時跟進做好相關工作。

涉密管理與采購管理的“結合部”要求更加明確

之前涉密采購管理主要遵循的法律是《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《政府采購法》）、《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，行政法規是前兩部法律的實施條例，規范性文件是財政部、國家保密局聯合印發的《涉密政府采購管理暫行辦法》。在《保密法實施條例》施行后，該條例在涉密采購管理領域上承法律，下啟一般規范性文件，使整個法律法規體系更趨嚴密，各類規范結合更加緊密，也使涉密管理與采購管理之間曾經不太明晰的“結合部”更加清晰。

一是明確涉密采購應當列入政府采購預算。按照《保密法實施條例》第八條規定，“機關、單位開展保密工作所需經費應列入本機關、本單位的年度預算或年度收支計劃。”這意味著采購人的涉密采購預算應當列入政府采購預算管理。

之前某些基層財政部門曾以涉密采購不是政府采購為由，告知采購人不必編制涉密政府采購預算。筆者認為，按照《政府采購法》關于政府采購的定義，涉密采購屬于政府采購，只是不依照《政府采購法》設定的程序執行，相關管理規定另行制定。如今《保密法實施條例》又明確了涉密采購的預算管理要求，采購人應當在做好保密工作的前提下，編制相關涉密采購預算，并以適當形式報財政部門審核。

二是涉密采購項目密級確定程序更加嚴密。原《保密法實施條例》要求，采購人在采購涉及國家秘密的工程、貨物、服務時，應當根據國家保密規定確定密級，并符合國家保密規定和標準。此次新修訂的《保密法實施條例》在原條例基礎上，對定密程序作出更詳細的規定。

例如，《保密法實施條例》第十三條規定，“有定密權限的機關、單位應當依據本行業、本領域以及相關行業、領域保密事項范圍，制定國家秘密事項一覽表，并報同級保密行政管理部門備案。”按此規定，涉密采購事項應當在備案之列。

又如，《保密法實施條例》第十四條規定，“機關、單位主要負責人為本機關、本單位法定定密責任人，根據工作需要，可以明確本機關、本單位其他負責人、內設機構負責人或者其他人員為指定定密責任人。”這一規定明確了涉密采購定密的法定責任人和指定責任人，極大地便利了涉密采購項目的定密與解密工作。

涉密采購中采購人需承擔的主體責任明顯增加

早在《涉密政府采購管理暫行辦法》出臺時，就對采購人的涉密管理提高了要求，將涉密采購的定密權限交由采購人行使，并要求采購人嚴格將涉密采購和一般采購分離開來，不得將涉密采購與一般采購混雜來逃避競爭。修訂后的《保密法實施條例》對采購人的涉密采購管理主體責任要求更高。

一是明確采購人標注涉密采購標的物以及及時解密的義務。按照《保密法實施條例》第二十一條要求，“國家秘密載體以及屬于國家秘密的設備、產品的明顯部位應當作出國家秘密標志。國家秘密標志應當標注密級、保密期限。”因此，涉密采購的采購文件、采購標的物等均應按此要求進行標注。

同時，《保密法實施條例》第二十二條對解密要求作出規定，即“機關、單位對所確定的國家秘密，認為符合保密法有關解除或者變更規定的，應當及時解除或者變更。機關、單位對不屬于本機關、本單位確定的國家秘密，認為符合保密法有關解除或者變更規定的，可以向原定密機關、單位或者其上級機關、單位提出建議。已經依法移交各級國家檔案館的屬于國家秘密的檔案，由原定密機關、單位按照國家有關規定進行解密審核”。換言之，采購人在涉密采購結束后，應當按照前述要求，及時對采購標的物和采購文件進行解密，這是涉密采購中采購人最容易忽視的一個點。

二是明確采購人在信息公開方面的保密審查責任。《保密法實施條例》第四十二條規定，“機關、單位應當健全信息公開保密審查工作機制，明確審查機構，規范審查程序，按照先審查、后公開的原則，對擬公開的信息逐項進行保密審查。”由于政府采購需要公開的信息條目很多，采購人應及時依法建立保密審查機制，進一步完善政府采購信息公開流程，及時堵塞泄密的制度風險點。

三是嚴格限定保密資質使用范圍。《保密法實施條例》第四十八條明確了供應商必須取得保密資質才能承接的業務范圍，即“從事國家秘密載體制作、復制、維修、銷毀，涉密信息系統集成，武器裝備科研生產，或者涉密軍事設施建設”等涉密業務時，相關企業事業單位需要取得保密資質。

按照《保密法實施條例》第四十九條第二款規定，“機關、單位采購或者委托企業事業單位從事本條例第四十八條第一款規定的涉密業務的，應當核驗承擔單位的保密資質。采購或者委托企業事業單位從事其他涉密業務的，應當核查參與單位的業務能力和保密管理能力。”這其實進一步明確了涉密資質的使用范圍，防止采購人隨意以涉密資質排斥供應商參與采購。這相當于《涉密政府采購管理暫行辦法》第十九條規定，即“參與涉密政府采購項目的國內供應商應當具備相應的保密資質或者符合保密法律法規規定的保密條件”。

在筆者看來，這些規定與之前部分采購人的慣性操作有很大不同，采購人需要改變觀念，財政部門也要加大對采購文件涉密資質要求是否合理的監管力度。

四是明確涉密采購中采購人的特別義務。按照《保密法實施條例》第四十九條第一款的表述，采購人需要和供應商“簽訂保密協議，提出保密要求，采取保密措施，實施全過程管理”。因此，采購人在涉密采購過程中，不僅要審查供應商的涉密資質是否合格，而且還要在保密協議中規定供應商的保密義務，敦促供應商執行保密承諾。

政府采購檔案管理規范要求顯著提高

隨著《檔案法實施條例》的實施，政府采購檔案規范管理有了新要求。

一是明確檔案保存的程序。《檔案法實施條例》第十四條和第十九條規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員，負責指導本單位相關材料的形成、積累、整理和歸檔，統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案。依照《中華人民共和國檔案法》第十三條以及國家有關規定應當歸檔的材料，由機關、團體、企業事業單位和其他組織的各內設機構收集齊全，規范整理，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。因此，筆者認為，采購單位負責采購的人員，應當將采購檔案整理規范，按照前述條文要求，結合單位檔案管理工作機制，將政府采購檔案定期向單位的檔案工作機構或人員（一般是單位的機要檔案部門或人員）進行移交。

二是明確檔案移交的程序。《檔案法實施條例》第二十條規定了移交的幾種情形，即“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，移交單位應當自檔案形成之日起滿二十年即向有關的國家檔案館移交。屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，移交單位應當自檔案形成之日起滿十年即向有關的縣級國家檔案館移交。經同級檔案主管部門檢查和同意，專業性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關的國家檔案館移交的期限。已撤銷單位的檔案可以提前向有關的國家檔案館移交。由于單位保管條件不符合要求或者存在其他原因可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，經協商可以提前交有關檔案館保管”。

按照《政府采購法》第四十二條規定，“采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。”由于采購文件的保存期限與檔案保存期限的規定不盡一致，采購人應結合自身實際，確定同時符合采購與檔案規定的保存時間，依法及時做好政府采購檔案的移交工作。

對于電子檔案的移交，《檔案法實施條例》第四十條作了相應規定，即“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按照國家檔案主管部門有關規定，定期向有關檔案館移交電子檔案”。電子檔案移交可以選擇在線移交和通過存儲介質移交兩種方式。但需要注意的是，在線移交的，電子檔案接收網絡以及系統環境應當符合國家關于網絡安全、數據安全以及保密等的規定；通過存儲介質移交的，存儲設備應符合安全管理要求。

三是明確采購人鑒定檔案的職責。按照《檔案法實施條例》第二十四條規定，“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當定期對本單位保管的保管期限屆滿的檔案進行鑒定，形成鑒定工作報告。經鑒定仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并作出標注。經鑒定需要銷毀的檔案，其銷毀工作應當遵守國家有關規定。”采購人對政府采購項目檔案無疑也要按照前述要求適時進行鑒定，選擇繼續保存、銷毀或移交檔案館。實踐中，很多采購人苦于政府采購紙質檔案保存過多，占用倉儲空間，而《檔案法實施條例》給了采購人讓政府采購檔案合理流動的操作空間。

本報擁有此文版權，若需轉載或復制，請注明來源于中國政府采購報，標注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責任。