《招標投標電子文件歸檔規范》國家標準發布

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《招標投標電子文件歸檔規范》國家標準發布

本報訊 記者樂佳超報道 近日，國家檔案局正式公布《招標投標電子文件歸檔規范》（以下簡稱《規范》）行業標準，其中規定了招標投標交易平臺形成電子文件歸檔的一般方法，涵蓋了招標投標電子文件歸檔范圍以及招標投標電子文件的形成、收集、整理、歸檔、系統功能接口等多方面的指標和要求，為推行招標投標電子檔案“單套制”管理提供了一種技術方案。《規范》自2025年2月1日起實施。

《規范》明確，招標人、招標代理機構、投標人、第三方平臺機構均應對各自參與的部分電子文件進行歸檔；招標人應落實主體責任，歸檔全套招標投標電子文件；電子招標投標交易平臺應建設歸檔功能對相關電子文件進行形成、收集與整理，或建設能夠與電子檔案管理系統相銜接的接口功能。使用除招標人或招標代理機構之外第三方運營的電子招標投標交易平臺的單位，應與電子招標投標交易平臺運營機構簽訂使用合同，約定歸檔事項，包括歸檔時間、歸檔方式、歸檔文件質量等。電子招標投標交易平臺運營機構應及時將應由招標人、投標人、招標代理機構歸檔保存的招標投標電子文件移交招標人、投標人、招標代理機構歸檔。

《規范》規定，招標、投標、開標、評標、中標（定標）等招標投標活動全過程產生的具有保存價值的電子文件及其元數據均應納人歸檔范圍。與招標投標活動相關，但不是由電子招標投標交易平臺產生的電子文件，可根據工作實際納入招標投標電子文件歸檔范圍。招標投標電子文件歸檔工作應在標段（包）招標流程終結后定期進行，終結節點既可為中標通知書發出后，也可為合同簽訂后，根據各單位實際情況決定。標段（包）招標流程終結后，移交歸檔責任人按歸檔范圍定期將招標投標形成的電子文件和元數據，通過接口傳輸至電子檔案管理系統；不具備在線歸檔條件的，移交歸檔責任人應形成離線的歸檔信息包，移交招標人、投標人及招標代理機構的招標投標業務部門。具體歸檔傳輸時間不晚于招標投標所在項目文件歸檔或采購年度的次年3月31日。招標投標電子文件收集時應完整捕獲元數據。電子招標投標交易平臺形成的招標投標電子文件，無論是否納人歸檔范圍，均應確定在原平臺上保留的時間，如國家相關法規無明確規定，則至少保留3年。招標代理機構及第三方平臺機構應將完成歸檔整理的招標投標電子文件在一次標段（包）整理完成后向檔案部門歸檔，也可多個標段（包）、一個項目的所有標段（包）、多個項目的所有標段（包）一起整理完成后向檔案部門歸檔，最遲不應超過電子文件形成后的次年6月。

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