探討端到端的公共采購全生命周期數字化

【他山之石】

探討端到端的公共采購全生命周期數字化

公共采購的數字化轉型不僅僅是將現有的模擬流程復制成數字格式。它正在從端到端的角度重新考慮整個公共采購流程，包括投標前和投標后階段。近年來，經濟合作與發展組織（以下簡稱經合組織）嘗試建立端到端的公共采購全生命周期數字化。

概念解釋

端到端的公共采購全生命周期數字化，是指以數字格式覆蓋公共采購程序整個生命周期的系統，并涉及從開始到結束的綜合視圖，包括從準備、規劃到最終支付的所有階段。

經合組織表示，這種端到端的方法對于問責制和透明度，以及與合同履行和公共支出的更廣泛成果建立聯系至關重要。該方法以用戶為中心，重點關注用戶及其需求，而不是技術。通過了解和滿足訂約當局、中央采購機構、供應商和其他用戶的需求，戰略性地采用數據和使用數字工具，以重新思考現有流程和程序。

經合組織認為，不僅要將現有的模擬流程數字化或者升級技術，而且必須重新審視文化和實踐。用戶的見解和要求以及數據輸入為轉化過程提供信息。換言之，需要理解和響應用戶需求，整合他們的反饋，讓他們參與轉型過程，并定制數字解決方案來解決相關問題。

分階段討論

在投標前階段，數字化轉型可以顯著提高采購效率。具體來看，訂約當局和中央采購機構可以利用數字工具進行市場研究，并深入了解市場趨勢和供應商的能力。高級數據分析有助于需求預測和采購規劃，確保采購活動符合實際需求和采購預算。數字工具（如基于云的協作工具）可以通過改善采購官員和各利益攸關方之間的溝通，促進利益攸關方的參與和協作，以及以用戶為中心的方法應用。訂約當局可以從最終用戶和潛在供應商那里收集有價值的反饋，再根據最終用戶的需要和市場可以提供的機會，來細化采購要求。

例如，葡萄牙首都里斯本于2021年開發了創新和可持續發展采購規劃平臺，用于貨物、工程和服務需求的中期預測。該平臺允許錄入貨物、工程和服務的年度需求，以及未來在招標時應考慮的社會、綠色和經濟措施。在招標前階段，該平臺可設定與公共采購舉措有關的可持續發展目標，確定可持續發展的關鍵領域，制定年度公共采購計劃，并為監測提供基準和數據。通過采用創新的預招標方法，該平臺將年度規劃流程轉變為一項戰略行動，以促進超越綠色標準的可持續創新。

投標階段也從數字化轉型中受益匪淺。招標階段包括公布招標機會、潛在供應商提交投標、開標、選擇符合要求的投標書、發布授標通知以及與中標者簽訂合同。數字化轉型有助于訂約當局科學決策，提高招標流程的透明度。具體來看，數據分析功能有助于評標和價格分析。自動化算法可以實現比較投標、檢測異常情況，以及標記潛在的串通投標或欺詐情況的目的，從而確保評估流程的公平透明。經合組織認為，這種數據驅動的方法可以最大程度地減少人為因素，實現更高的性價比。

以意大利的小額采購電子平臺為例，該平臺為意大利小額采購提供了靈活的操作空間，即允許通過標準化電子目錄直接授標，并允許向通過資格預審的供應商詢價。具體來看，訂約當局可以進入平臺查看電子目錄，并比較不同供應商所提供的價格、功能和交付條件，然后通過直接訂單或詢價進行采購。該平臺可以幫助訂約當局放寬公共采購市場準入、節省采購時間、確保整個采購過程透明，以及比較各地供應商所提供的產品。同時，還有助于供應商降低采購成本。

招標后階段包括合同管理、績效評估和支付，可以多種方式受益于數字化轉型。比如，數字工具可以支持合同管理，從而簡化對合同義務的監控和執行。數字合同存儲庫和合同管理系統允許相關方輕松訪問合同詳細信息，便于及時續訂、修訂和合規性跟蹤。自動績效跟蹤系統可以根據關鍵績效指標，實時評估供應商的績效。

經合組織認為，這種數據驅動的方法能夠主動識別表現不佳的供應商并及時進行干預，確保雙方按照商定的條款交付貨物或服務。更廣泛地說，數字化程度提高所產生的數據可以用來衡量采購戰略的影響，并回答有關政府支出對環境、經濟乃至整個社會產生何種影響的問題。

此外，數字化轉型可以實現更好的采購風險管理。通過將風險評估工具與合同管理系統相結合，可以密切監測供應商違規或財務不穩定等潛在風險。及早發現風險，可以使訂約當局提前采取措施，減輕潛在的干擾。

總之，端到端的數字化轉型方法對采購全生命周期的每個階段都大有裨益。通過關注數據整合、以用戶為中心和流程自動化，政府可以在采購流程中實現更高的效率和透明度，從而創造更多的公共價值。

以歐盟為例

目前，歐盟實施了多項計劃，旨在通過數字技術重新思考公共采購全生命周期。例如，《歐盟公共采購指令》規定了采購程序的組織規則，并公布了歐盟限額以上公共合同生成的數據。地方、地區和國家一級的公共采購者必須根據歐盟出版局所提供的技術規范，在《每日招標》上公布歐盟限額以上采購活動的通知和授標信息。然而，公布義務目前并不涵蓋整個采購周期，特別是招標后階段。

《歐盟公共采購指令》還要求，采購文件可以電子方式獲取，并在貿易、環境和發展通知中包含相關鏈接；供應商可以電子方式提交標書；訂約當局可以接受電子發票。

歐盟委員會還制定了歐洲單一采購文件（The European Single Procurement Document，以下簡稱ESPD），即企業財務狀況、能力和公共采購程序適用性的單一自我申報表格。ESPD以所有歐盟語言的形式提供，并被看作是符合排除標準（如刑事定罪、嚴重的職業不當行為）和選擇標準（財務、經濟和技術能力）的初步證明。換言之，投標人不再需要提供完整的證明材料或表格。一般而言，只有中標、成交供應商必須提交全套基礎文件（除非需要驗證其他參與者的特定文件，以確保程序的正確進行）。

自2018年10月起，ESPD完全以電子形式提供。經合組織認為，將ESPD與國家電子采購服務以及國家注冊和成員數據庫相結合，可以充分發揮ESPD的潛力。換言之，ESPD可以作為企業在歐盟任何地方進行投標的“商務護照”。這使得數據可重復使用、默認表單預填充和不同數據庫之間進行數據交換成為可能。反過來，公共購買者和供應商從自動化中受益，使ESPD的應用更加容易，并降低數據錯誤率。

此外，歐盟電子交易委員會通過實施歐盟數字單一市場戰略即一次性原則，為簡化采購程序奠定了基礎。一次性原則，是指當公共部門所擁有的數據庫已經有相關供應商信息時，不應再要求該供應商提供信息以證明其符合程序規定。

（編譯/張舒慧）

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