“一體化”：高校采購數字化轉型之鑰

“一體化”：高校采購數字化轉型之鑰

■ 本報記者 張明柳

中央和地方財政預算管理一體化系統的推進，客觀上也對高校內部“采購一體化”業務協同提出了現實要求。高校應當逐步建成“采購—資產—財務”的閉環管理體系，主動提升校內采購一體化水平，已成為當前的業內共識。

割裂的系統問題重重

記者調研發現，大部分高校已經基本建成覆蓋采購、資產、財務的信息化管理體系，但由于內部職能部門分工精細，各部門的信息系統大多是獨立規劃和建設，比如預算編制、采購管理、資產入賬和財務報銷等業務都是在不同的系統內運行。這些系統雖能共享人員、組織結構、經費等基礎數據，但核心的業務數據并未實現互聯互通和共享互用，跨部門甚至是跨科室的業務管理與用戶服務并沒有實現有效的協同，彼此割裂嚴重，形成信息孤島。

——各系統間的割裂導致業務管理成本高。校內職能部門這種“各管一段”的模式，讓全面及時地掌握采購項目在預算、資產和財務領域的實際進展變得困難。各管理部門之間往往要通過人工詢問或紙質材料傳達的方式才能實現有效協同。反復核對紙質文件與系統文件的一致性，也導致更多人力、物力等管理資源的投入，降低了管理效率。

——各系統間的割裂導致師生服務滿意度低。高校科研工作靈活度高，采購需求具有計劃性弱和時效性高的特點，采購需求方常常需要在不同系統間辦理多筆業務，才能完成一次包含采購申請、合同簽訂、資產入賬和財務報銷的工作。這個過程中，采購需求方不僅需要紙質申請文件簽章與投遞，還需要在不同系統中重復錄入相似甚至相同的數據。這種業務模式給采購需求方帶來較大的時間消耗，用戶滿意度較低。

—— 各系統間的割裂導致內控風險變大。彼此割裂的系統讓全面內控管理出現監管漏洞，不少信息不對稱的場景可能會被別有用心的人利用，導致違規違紀的行為發生，如合同簽署環節篡改采購結論，資產入賬環節虛報參數等，給高校內控風險防范帶來壓力。

高校采購要實現數字化治理能力的提升，需要面對現狀，接受挑戰。四川大學信息安全博士、云采通高校采購聯盟創始人茍旭認為，“采購一體化”是高校采購治理能力提升的關鍵要素，是實現采購數字化的新質生產力。“采購一體化”的內涵是以采購項目為基本管理對象，以采購預算為核心管理抓手，構建起覆蓋調研尋源、預算申請、項目論證、采購交易、合同簽署、驗收入賬和財務報銷的全流程數字化管理能力，實現高度集約化服務和智能化監管。

全程線上協同已有“嘗鮮者”

記者發現，近年來，一些高校通過整合已有信息系統和數字資源，主動破除校內職能部門間的信息孤島，建立起一個協同全校院系及預算、采購、國資、財務、審計、紀檢等多個職能部門參與的“全流程采購一體化數字平臺”，實現了從采購需求萌芽為入口，以財務報銷為出口的業務全程線上協同。

系統一般會將國家的法律法規、學校的制度要求、實操的業務規則、審計的內控原則內置在平臺中。平臺不僅是高效協同的業務系統，也是全程留痕的自動化內控工具，更是面向校內師生、供應商、代理機構、評審專家、社會公眾的服務中樞。平臺以公網信息門戶、內網業務系統和手機移動服務為載體，讓各類用戶實現“一門一站式”的業務辦理，并提供諸如業務動態主動推送、公共信息檢索、智能在線客服等服務，提升用戶體驗。

當前，已有部分高校進行了探索和嘗試。例如，四川大學將分散在多個職能部門的業務整合到“采購服務平臺”，師生在線完成預算申報或采購申請后，后續如項目論證、采購執行、合同簽訂、資產建賬等業務環節都無需重復錄入。系統利用前序業務的輸出數據，輔以必要的業務處理規則即可實現業務流轉。此舉不僅減輕了師生負擔，也為多個職能部門提供了更強的監管能力，能及時掌握整體采購預算執行進度、資產入賬與財務報銷進度，還能利用數據優勢自動化診斷可能存在的違規行為，并及時預警。

西北農林科技大學為破解采購與資產入賬和財務報銷服務難題，采用了“商城采購+統一結算”的服務新模式。學校在采購商城征集遴選供貨商入駐，引入價格和服務競爭機制，師生在線直購下單后只需確認到貨，無需財務報銷。由供應商發起結算申請，財務部門按需付款。師生、供應商和職能部門多方在線協同，實現采購“不見面”，結算不墊資，業務無紙化、單據零投遞，報銷零跑腿。

高校采購是一項綜合且復雜的系統工程，當前，要實現管理、服務和內控全方位的一體化和數字化，仍需各方共同努力，探索屬于高校采購的數字化轉型道路。

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