“一鍵歸檔”助力采購人做好“明白賬”

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“一鍵歸檔”助力采購人做好“明白賬”

■ 本報記者 張舒慧 彭勇琪

存儲散、調閱慢、不完整……這些都是采購人在政府采購紙質檔案歸集過程中遇到的困擾，也是財政部門在政府采購專項治理過程中發現的問題。

為切實解決上述難題，助力采購人做好政府采購“明白賬”，今年初，內蒙古自治區呼和浩特市財政局上線運行了政府采購電子檔案管理系統。

時隔一個月，系統運行效果如何？作為直接受益者，采購人有何感受？呼和浩特市財政局下一步將如何發力？記者日前進行了實地探訪。

“系統是對傳統檔案管理模式的一次創新和變革。截至目前，我們單位通過系統完成了500多個政府采購項目檔案歸集。現在我們可以隨時隨地通過登錄系統，在線查閱、下載和打印所需的檔案資料，再不用像以往那樣往返奔波于檔案室一本一本查紙質檔案了，極大地提高了工作效率。”內蒙古自治區呼和浩特市公安局政府采購專管員薛淏元表示。

“檔案管理是政府采購工作中的重要一環，過去只能靠人工管理、紙質保存。”呼和浩特市園林建設服務中心政府采購專管員宋穎告訴記者，“有了這個系統，大大降低了檔案存儲和管理的成本，也減少了檔案丟失的風險。可以說，從根本上解決了‘平時用不到、用時找不到’的諸多問題。”

據了解，“一鍵歸檔”功能是通過政府采購電子檔案管理系統，自動收集、整理和歸檔政府采購項目從進場到合同簽訂全過程產生的所有交易文件、圖紙、清單附件、開評標信息、中標信息、合同信息等電子文件及音視頻檔案。這些檔案在云端和本地同步存儲，用戶只需點擊“一鍵歸檔”，系統即可自動完成檔案的歸檔工作，大大提高了歸檔效率。?

記者注意到，該系統還具有以下三個特點：一是數據采集靈活。采購人既可自動采集政府采購云平臺各業務子系統的資料，也可手動上傳線下相關文件。二是檔案查閱便捷。系統可按年度、按單位生成政府采購檔案目錄，便于采購人自查或審計、監管檢閱。三是文件歸檔安全。系統將自動生成添加水印的加密檔案，確保相關數據安全。

“政府采購電子檔案管理系統的上線運行，是我們為落實落細《內蒙古自治區政府采購檔案管理辦法》、提升政府采購監管水平的重要舉措。”呼和浩特市財政局政府采購科科長陸福玲表示，下一步，他們將進一步完善電子檔案管理制度、提高采購人管理意識、拓展系統應用范圍，全力推動政府采購全流程電子化應用場景邁上新臺階。

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