如何讓履約驗(yàn)收報(bào)告真正變成“風(fēng)險(xiǎn)屏障”

【業(yè)內(nèi)觀點(diǎn)】

如何讓履約驗(yàn)收報(bào)告真正變成“風(fēng)險(xiǎn)屏障”

■ 夏建東

履約驗(yàn)收報(bào)告是政府采購過程中，由采購人或委托方針對中標(biāo)供應(yīng)商履行政府采購合同的情況及其結(jié)果展開檢驗(yàn)、核實(shí)與評估后所生成的一份書面報(bào)告。履約驗(yàn)收報(bào)告的內(nèi)容通常涵蓋對供應(yīng)商提供的貨物、服務(wù)或工程的檢驗(yàn)結(jié)果和評估意見。報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄檢驗(yàn)過程、發(fā)現(xiàn)的問題以及最終的結(jié)論。對于不符合合同要求的情況，報(bào)告應(yīng)明確指出并提出相應(yīng)的處理建議。履約驗(yàn)收報(bào)告的編制需要采購人、供應(yīng)商及相關(guān)質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)的簽字確認(rèn)，以確保其法律效力。本文將探討履約驗(yàn)收報(bào)告在政府采購活動中的重要作用，并針對履約驗(yàn)收報(bào)告存在的問題提出若干建設(shè)性建議。

履約驗(yàn)收報(bào)告的作用

履約驗(yàn)收工作是政府采購活動中不可或缺的一環(huán)，不僅能夠保障采購質(zhì)量，而且能夠優(yōu)化營商環(huán)境，促進(jìn)公平競爭，強(qiáng)化責(zé)任追究。可以說，履約驗(yàn)收報(bào)告作為履約驗(yàn)收工作的最終文字呈現(xiàn)，在政府采購活動中扮演著至關(guān)重要的角色。

一是質(zhì)量把關(guān)之效。履約驗(yàn)收報(bào)告是對合同履行方所提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)的關(guān)鍵文件。通過詳細(xì)的驗(yàn)收流程記錄，包括對貨物規(guī)格、性能指標(biāo)、使用功能等是否符合合同要求的檢查，或者對服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)標(biāo)的評估，明確產(chǎn)品或服務(wù)是否達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量水平。比如，在一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目的履約驗(yàn)收報(bào)告中，會詳細(xì)記錄軟件功能是否完整、運(yùn)行是否穩(wěn)定等與質(zhì)量相關(guān)的內(nèi)容。

二是合同履約之證。履約驗(yàn)收報(bào)告標(biāo)志著合同雙方已經(jīng)完成了合同約定的主要義務(wù)。對于賣方（服務(wù)提供方或產(chǎn)品供應(yīng)商）而言，報(bào)告是其完成交付任務(wù)的證明；對于買方來說，這是確認(rèn)自己已經(jīng)收到符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)的依據(jù)。在法律層面上，報(bào)告可以有效避免雙方在合同是否履行完畢的問題上產(chǎn)生糾紛。比如，在建筑工程合同中，驗(yàn)收合格的履約驗(yàn)收報(bào)告就代表建筑方已按要求完成工程建設(shè)任務(wù)，且工程項(xiàng)目已經(jīng)過專業(yè)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)指標(biāo)驗(yàn)收合格。

三是支付憑據(jù)之用。在很多商業(yè)合同中，尤其是涉及分期付款或者驗(yàn)收后付款的情況，履約驗(yàn)收報(bào)告是付款的重要前提條件。只有當(dāng)驗(yàn)收合格，出具了履約驗(yàn)收報(bào)告后，付款方才會支付剩余的款項(xiàng)。比如，在采購大型設(shè)備時(shí)，通常會在設(shè)備安裝調(diào)試完成并通過驗(yàn)收，出具履約驗(yàn)收報(bào)告后，才會支付設(shè)備尾款。

四是存檔審計(jì)之需。履約驗(yàn)收報(bào)告是企業(yè)或機(jī)構(gòu)檔案管理中的重要文件，能夠?yàn)楹罄m(xù)的項(xiàng)目回顧、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供原始資料。對于一些政府項(xiàng)目或接受財(cái)政資金支持的項(xiàng)目，履約驗(yàn)收報(bào)告也是審計(jì)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和項(xiàng)目績效審計(jì)的關(guān)鍵依據(jù)，確保資金使用合理、合規(guī)。

通過以上分析可以看出，履約驗(yàn)收報(bào)告不僅要反映招投標(biāo)采購商品的質(zhì)量問題，而且也要反映監(jiān)督管理者對招投標(biāo)工作的監(jiān)管要求，還能看出驗(yàn)收人員的工作水平。

履約驗(yàn)收報(bào)告存在的問題

履約驗(yàn)收報(bào)告本質(zhì)上屬于一種檢驗(yàn)報(bào)告，需做到客觀真實(shí)，采用的方法應(yīng)有效，具備數(shù)據(jù)完整、信息齊全的特點(diǎn)，同時(shí)結(jié)論明確且表述清晰。?但細(xì)讀各地的履約驗(yàn)收報(bào)告，筆者發(fā)現(xiàn)了一些共性問題。

一是依據(jù)缺乏邏輯性。目前，現(xiàn)有的履約驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)常出現(xiàn)一些邏輯性錯誤。比如，標(biāo)書中沒有合格的判定依據(jù)，就出具合格結(jié)論；有些標(biāo)書中依據(jù)不明確，卻顯示現(xiàn)場抽樣檢驗(yàn)，最后直接出具合格無偏差的報(bào)告。如此一來，既不科學(xué)，也給驗(yàn)收人員帶來了極大的廉潔風(fēng)險(xiǎn)。

二是報(bào)告缺乏溯源性。目前很多履約驗(yàn)收報(bào)告，幾乎都是千篇一律，只有定性的結(jié)論，沒有定量的描述。因此，很難從中追溯驗(yàn)收質(zhì)量，也無法確認(rèn)評審組是否真實(shí)履行了驗(yàn)收工作，更無法實(shí)現(xiàn)監(jiān)管復(fù)查的目的。

三是內(nèi)容缺乏完整性。一些履約驗(yàn)收報(bào)告的內(nèi)容并不完整，很多關(guān)鍵信息缺少。比如，驗(yàn)收對象的詳細(xì)規(guī)格參數(shù)并未明確列出；對于履約項(xiàng)目的具體要求闡述不清，使得驗(yàn)收缺乏明確依據(jù)；關(guān)鍵數(shù)據(jù)和指標(biāo)記錄缺失，難以全面評估履約情況；沒有記錄驗(yàn)收過程的重要數(shù)據(jù)和發(fā)現(xiàn)，難以追溯和復(fù)查。

四是數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。部分履約驗(yàn)收報(bào)告里的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性令人擔(dān)憂，原因可能在于測量方法缺乏規(guī)范性或者記錄出現(xiàn)錯誤。在對履約結(jié)果進(jìn)行判斷時(shí)，未能做到客觀、準(zhǔn)確，容易受到主觀因素的干擾，進(jìn)而可能導(dǎo)致缺乏客觀性與公正性。此外，驗(yàn)收人員可能缺少相關(guān)的檢驗(yàn)知識，專業(yè)水平不足，又或者現(xiàn)場檢驗(yàn)的時(shí)間不充分等。

規(guī)范編制履約驗(yàn)收報(bào)告的建議

財(cái)政部發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)政府采購需求和履約驗(yàn)收管理的指導(dǎo)意見》明確要求，嚴(yán)格規(guī)范開展履約驗(yàn)收。然而，鑒于采購代理機(jī)構(gòu)在人力及專業(yè)技術(shù)等方面可能存在不足，履約驗(yàn)收環(huán)節(jié)往往依賴于專家驗(yàn)收或者由采購人自行驗(yàn)收，很少采用專業(yè)的第三方機(jī)構(gòu)履約驗(yàn)收。這使得采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)幾乎形同虛設(shè)，只是為了流程而做，驗(yàn)收結(jié)論不嚴(yán)謹(jǐn)，履約驗(yàn)收報(bào)告質(zhì)量不容樂觀。因此，必須重視履約驗(yàn)收報(bào)告的編制工作，讓其實(shí)現(xiàn)溯源可查，讓履約驗(yàn)收報(bào)告真實(shí)地反映驗(yàn)收質(zhì)量，更好地為審計(jì)工作提供驗(yàn)收依據(jù)。

一是在履約驗(yàn)收報(bào)告中明確驗(yàn)收內(nèi)容、方法和判定依據(jù)。為了方便相關(guān)部門以及采購人對采購項(xiàng)目進(jìn)行全面掌控，建議在編制招標(biāo)文件時(shí)，就讓第三方驗(yàn)收機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收方案的制定，驗(yàn)收方案和標(biāo)準(zhǔn)最好通過專業(yè)質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)審核確認(rèn)。驗(yàn)收方案要明確驗(yàn)收項(xiàng)目以及各個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收方法，同時(shí)提出相應(yīng)的質(zhì)量接受水平限度。比如，對于廚房設(shè)備的驗(yàn)收，需要驗(yàn)收根據(jù)施工現(xiàn)場的實(shí)際情況而定制的貨物，產(chǎn)品規(guī)格與原始標(biāo)書要求極可能有所出入。不管現(xiàn)場勘察得如何仔細(xì)，在工程實(shí)施過程中很難與標(biāo)書完全一致。同時(shí)，在設(shè)備安裝過程中，有些還會出現(xiàn)外觀上的問題。因此，在履約驗(yàn)收報(bào)告中，可能會出現(xiàn)相關(guān)缺陷方面的內(nèi)容。此外，設(shè)計(jì)變更要有業(yè)主確認(rèn)的過程，否則履約驗(yàn)收報(bào)告就不能形成一個(gè)原始記錄證據(jù)鏈的閉環(huán)，還容易引起合同違約風(fēng)險(xiǎn)。

二是在履約驗(yàn)收報(bào)告中應(yīng)體現(xiàn)監(jiān)管內(nèi)容，明確職責(zé)，便于事后監(jiān)管。比如，明確財(cái)政等部門應(yīng)強(qiáng)化政府采購項(xiàng)目監(jiān)督檢查；明確誰是合同履約驗(yàn)收工作的組織方、驗(yàn)收費(fèi)用由誰承擔(dān)等。履約驗(yàn)收報(bào)告需著重體現(xiàn)驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員要求，明確驗(yàn)收機(jī)構(gòu)資質(zhì)、專業(yè)能力以及人員組成等，確保專業(yè)性與公正性。同時(shí)，清晰界定存檔信息、監(jiān)管期限，以便監(jiān)管機(jī)構(gòu)查閱、檢查和評估。此外，還可以對驗(yàn)收質(zhì)量水平進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以制定改進(jìn)措施；建立反饋機(jī)制，完善驗(yàn)收制度和流程，從而提升滿意度。

三是報(bào)告中應(yīng)積極體現(xiàn)第三方的作用，讓權(quán)力沒有尋租空間。《中華人民共和國政府采購法》明確，采購人或其委托的采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織對供應(yīng)商履約的驗(yàn)收。但在實(shí)際實(shí)施過程中，因缺乏配套細(xì)則，多數(shù)采購單位自行驗(yàn)收存在問題。比如，因缺少專業(yè)人員和設(shè)備，難以全面深入檢查貨物、服務(wù)或工程質(zhì)量；可能因?qū)I(yè)能力不足等問題，驗(yàn)收效果難以保證；可能因被供應(yīng)商主導(dǎo)，難以客觀判斷。因此，建議在履約驗(yàn)收報(bào)告中提升第三方機(jī)構(gòu)介入比例并體現(xiàn)其名稱，以增強(qiáng)權(quán)威性，提升驗(yàn)收質(zhì)量。

總之，履約驗(yàn)收作為政府采購流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，猶如最后一道堅(jiān)固的關(guān)卡，其意義重大。它不僅關(guān)乎政府采購的質(zhì)量水平，而且與財(cái)政支出的規(guī)范性和安全性緊密相連。因此，切實(shí)做好政府采購履約驗(yàn)收工作，對于加強(qiáng)信用體系建設(shè)有著積極的推動作用，能夠有力促進(jìn)公平競爭，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)采購的目標(biāo)。希望借助這一有力工具，讓采購人切實(shí)提高采購質(zhì)量，讓供應(yīng)商及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身難以察覺的問題并不斷改進(jìn)和提升，讓監(jiān)管單位及時(shí)且準(zhǔn)確地察覺采購各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題，進(jìn)而更好地履行監(jiān)管職責(zé)。

（作者單位：溫州方圓檢驗(yàn)認(rèn)證有限公司）

本報(bào)擁有此文版權(quán)，若需轉(zhuǎn)載或復(fù)制，請注明來源于中國政府采購報(bào)，標(biāo)注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責(zé)任。