標前需求論證不可少

信息系統集成項目的特點是規模大，技術復雜，涉及多種知識，需要多個部門配合，有時采購單位很難提出恰如其分的需求。

且看2個實例。第1個例子發生在2006年，某采購單位對預算高達數千萬元的應急指揮系統的采購需求不是很明了，只知道要實現的目標，卻很難提出各項指標均明確的招標方案。如主機、存儲、網絡等設備該如何搭配，什么指標可使該系統既能獲得最優效果，又能控制項目預算。因為項目內容多而復雜，憑一己之力確實難以完成。此時，采購中心想到了政府采購咨詢專家。經過專家的多次論證，提出了較合理的技術需求，各項指標也定得恰到好處，雖然在招標前花了不少時間，但從招標結果上看，前期工作做得很有意義，從評標到項目實施都很順利，達到了預期效果。采購單位事后非常認可采購中心的操作方式，起初他們卻認為前期認證是浪費時間。

第2個例子發生在2001年，在為某單位采購數據倉庫系統項目時，發現采購單位的技術需求不是很清晰，就與該單位技術人員對需求進行了探討和細化，但因數據倉庫技術比較新、成功案例比較少，僅憑采購中心的力量難以提出恰到好處的需求，于是建議在招標前邀請咨詢專家對技術需求進行論證。咨詢專家詳細了解了采購單位目的和要求后，認為數據倉庫是一項較大的系統工程，應用開發十分重要，單純購買現成軟件并不能解決實際問題。根據該技術現狀及發展趨勢，專家建議采購單位要根據實際工作情況購買相應軟件，在初始階段減少開發工具的許可證購買數量，并提出某開發平臺軟件不用購買，同樣能滿足需求，實現系統預定功能。事后了解到該平臺軟件約需90萬元，僅此一項內容就節約了90萬元，而整個項目的可靠性和可維護性都得到了提高，采購單位對此非常滿意。

因此，筆者建議，對預算較大的系統集成項目，或技術發展快、變化大的系統在項目采購前，先進行方案論證和評審，以保證系統的先進性、可升級性和可維護性，充分發揮政府采購咨詢專家的作用以及專業人員的積極性，利用集體智慧使政府采購工作做得更好。

決策的浪費是最大的浪費，所以項目的可行性研究以及方案的優化設計是做好政府采購工作的首要工作，要以可持續發展的觀念做好項目規劃和設計工作。或許有人會提出，對從事政府采購的具體經辦人員來說，只管按單采購，而方案論證、設計等都是采購單位的任務。筆者對此不敢茍同，根據多年的實際采購工作經驗，采購前細化、優化方案是十分重要的，至少對信息系統項目是如此。進行前期需求論證的優點是，可使招標后的方案更符合用戶需求，可采購到物有所值甚至是物超所值的系統，提高資金使用效率。

筆者認為，在招標前論證需求的好處至少有3點：一是可以完善方案，使需求更貼近用戶實際，方案更合理，建成的系統具有更高的性價比。二是可以避免需求中可能出現的傾向性、排他性等問題，使招標過程更公平、公正、更具競爭性。三是能使評標更容易，更能做到客觀、公正。現在不少采購項目在評標時讓專家難以取舍，或難以作出客觀公正的評價，主要原因是采購需求不夠明確或者過于簡單。

那么該如何進行方案論證呢？筆者認為，一是邀請專家對需求、方案進行論證，充分發揮政府采購咨詢專家的作用。二是直接將采購需求掛在網站上，接受所有對該項目有興趣的人士，尤其是接受供應商的“挑刺”，該方法有時比進行專家論證還有效。還有就是將2個方法結合使用。進行前期論證的最大缺點，或者說是采購單位最不愿意接受“挑刺”的理由，就是整個招標時間將會延長。根據筆者經驗，與取得的效果相比，這個時間花得值。尤其對一些復雜的信息系統集成項目而言，必須進行前期論證。