集采機(jī)構(gòu)內(nèi)控專題系列報(bào)道檔案管理篇

編者按：

采購文件（檔案）是反映采購活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購文件（檔案），可以為政府采購的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等工作提供客觀依據(jù)。而對(duì)于采購代理機(jī)構(gòu)而言，通過對(duì)采購文件（檔案）完整、安全、規(guī)范的管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一個(gè)采購項(xiàng)目、每一個(gè)采購環(huán)節(jié)的掌控，從而強(qiáng)化機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制。本期將從檔案管理的角度來談集采機(jī)構(gòu)內(nèi)控的話題。

檔案管理要重專業(yè)講科學(xué)

本報(bào)記者邢曉丹

作為政府采購流程的末梢，檔案管理工作一直沒有引起各級(jí)政府采購部門的高度重視。在采訪中記者發(fā)現(xiàn)，這個(gè)經(jīng)常被遺忘的“末梢”也會(huì)給政府采購工作的順利開展帶來不小的隱患。由此，檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性，是集采機(jī)構(gòu)內(nèi)控中亟待解決的問題。

歸檔工作漏洞不少

雖然隨著政府采購精細(xì)化管理的逐年推進(jìn)，目前已經(jīng)有很多省市開始重視政府采購檔案管理工作，并相繼出臺(tái)了相關(guān)的管理辦法和規(guī)定，但是在實(shí)際工作中，歸檔工作的漏洞仍然不少。

2005年12月，北京市出臺(tái)了《北京市政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》，規(guī)定政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)要依法做好政府采購項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購項(xiàng)目檔案存放有序、查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失。2009年6月，江蘇省國家稅務(wù)局印發(fā)了《江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購檔案管理暫行辦法》，旨在加強(qiáng)江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購檔案資料的管理，有效保護(hù)和利用政府采購檔案資源。2010年10月，河北省張家口市出臺(tái)了《張家口市政府采購檔案管理暫行辦法（試行）》，內(nèi)容涉及政府采購檔案的界定、管理原則、歸檔范圍、歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、移交手續(xù)、保管要求、查閱、復(fù)印和外借手續(xù)、銷毀程序、責(zé)任追究等方面。

據(jù)記者了解，其他省市及部門出臺(tái)的政府采購檔案管理相關(guān)規(guī)定并不在少數(shù)。但是一位業(yè)內(nèi)人士告訴記者：“目前檔案管理工作的漏洞很多。只是這個(gè)環(huán)節(jié)處在政府采購流程的最末端，即使出了問題，只要這個(gè)項(xiàng)目后期沒有發(fā)生質(zhì)疑投訴，一般情況下都不太會(huì)引起注意。所以，放任自流的現(xiàn)象還是不少的。”

檔案管理應(yīng)有專業(yè)性

“檔案管理是一個(gè)專門的學(xué)科。”某市政府采購中心的工作人員介紹說，目前集中采購機(jī)構(gòu)中負(fù)責(zé)檔案管理的人，別說是專業(yè)人員，就是參加過基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)的人都寥寥無幾。這很容易導(dǎo)致檔案在管理過程中出現(xiàn)混亂，也會(huì)給后續(xù)的工作帶來麻煩。

據(jù)這位工作人員介紹，他所在的政府采購中心就出現(xiàn)過類似的事情。該中心為了在滿足采購人需求的同時(shí)，能凸顯項(xiàng)目的規(guī)模效應(yīng)，在采購的時(shí)候經(jīng)常會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行重新分包。“比如A單位要買筆記本、掃描儀和辦公家具，B單位要買掃描儀、辦公家具和打印機(jī)，C單位要買筆記本、打印機(jī)和掃描儀，那么我們就會(huì)把A、B、C3個(gè)單位相同的需求拎出來，組成一個(gè)大包進(jìn)行采購。”這位工作人員緊接著說：“雖然采購人得到了實(shí)惠，采購效率也提高了，但是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題隨之而來：采購檔案怎么歸檔？是按立項(xiàng)表分類歸檔，還是按項(xiàng)目表分類歸檔？”據(jù)這位工作人員介紹，按立項(xiàng)表分類歸檔，就是A單位一個(gè)檔案、B單位一個(gè)檔案。按項(xiàng)目表分類歸檔，就是筆記本分包一個(gè)檔案、辦公家具的分包一個(gè)檔案。“怎么分檔都感覺不對(duì)，可是沒有專業(yè)的人員，我們也不知道該怎么做。”這位工作人員介紹說，目前他們是兩種分檔方式并存，但是這樣就很混亂。

相比較之下，天津市政府采購中心在檔案管理方面突出了專業(yè)性，工作進(jìn)行得十分順暢。“我們中心的政府采購檔案管理工作做得還是比較規(guī)范的。無論從檔案的齊全度、規(guī)范性還是時(shí)限性來看，我們都有嚴(yán)格的要求。”天津市政府采購中心的工作人員介紹說。據(jù)了解，天津市政府采購中心的檔案管理工作，是按照檔案局的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行的。“檔案管理工作進(jìn)行得如何，也是天津市考核集中采購機(jī)構(gòu)的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，我們都很重視檔案的歸檔工作。”這位工作人員介紹說。

電子化是發(fā)展方向

政府采購的檔案管理需要專業(yè)性，但是同時(shí)也需要科學(xué)的管理手段。某省政府采購中心的工作人員表示，電子化應(yīng)該是檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。

據(jù)這位工作人員透露，目前大多數(shù)集中采購機(jī)構(gòu)的檔案管理工作還停留在原始階段。北京市昌平區(qū)政府采購中心的工作人員介紹說，由于北京市有統(tǒng)一的關(guān)于檔案管理的規(guī)定，所以目前該中心在歸檔的內(nèi)容及對(duì)檔案的管理都還是有章可循的。但是當(dāng)記者詢問是否已經(jīng)開始電子化的時(shí)候，這位工作人員告訴記者：“目前還沒有，都還是手工操作。”

“電子化的檔案管理，就像圖書館的電腦索引一樣，輸入關(guān)鍵詞就能找到檔案的存放位置。”一位業(yè)內(nèi)人士展望道。然而目前來看，能做到這一點(diǎn)的地方還非常少，只能說這是未來的一個(gè)趨勢(shì)。

鏈接

《北京市政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》

第七條　政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)具體采購方式，參照《政府采購項(xiàng)目檔案目錄》（附件），分別建立政府采購項(xiàng)目檔案。

《江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購檔案管理暫行辦法》

第十二條采購項(xiàng)目結(jié)束后（指合同簽訂、交付驗(yàn)收并結(jié)清價(jià)款）一個(gè)月內(nèi)，采購項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)將所有采購文件按下列要求進(jìn)行整理：

1.核對(duì)資料。2.補(bǔ)正資料。3.統(tǒng)一紙張型號(hào)。4.按序排列資料。5.制作《采購項(xiàng)目基本情況一覽表》。6.整理歸檔資料。7.編制目錄8.立卷裝訂。

《浙江省政府采購檔案管理辦法》

第五條　政府采購檔案應(yīng)按照“誰組織采購，誰負(fù)責(zé)歸檔”的原則進(jìn)行。代理機(jī)構(gòu)組織采購的檔案由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其中采購文件、評(píng)審報(bào)告及供應(yīng)商的采購響應(yīng)文件（副本）等相關(guān)資料應(yīng)同時(shí)報(bào)送采購單位存檔備查；分散自行組織采購的檔案由采購單位負(fù)責(zé)歸檔。

《黑龍江省政府采購檔案管理辦法（暫行）》

第六條　政府采購合同簽訂后，一般應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)，由責(zé)任人將該計(jì)劃的全套文件材料進(jìn)行收集整理。因故不能按期整理的，應(yīng)由責(zé)任人做出書面說明，檔案管理人員應(yīng)定期催辦。（整理邢曉丹）