如何規范適用競爭性談判程序

■ 文  陳廣維 王耀民 李晶

競爭性談判作為政府非招標采購方式之一，雖然在政府采購規模中所占的比重不是很大，但使用頻率較高。我國自推行政府采購制度以來，各地在政府采購實踐中對運用競爭性談判方式實施政府采購進行了有益的探索，許多地方已經取得了較為成功的經驗。但從操作情況來看，做法不盡一致，其規范化程度和效果也不盡相同。如何正確運用競爭性談判方式實施政府采購，并確保競爭性談判采購順利實施，是一個值得重視和研究的課題。

《政府采購法》第38條規定了采用競爭性談判方式采購的應當遵循的基本程序，主要包括5個步驟：成立談判小組、制定談判文件、確定邀請參加談判的供應商名單、談判、確定成交供應商。通常情況下，可以把這5步程序歸納為兩個階段進行，即談判前的準備階段和談判階段。

前期準備階段

在前期準備階段，應注意做好以下幾項工作：一是從資金、技術、生產、市場等幾個方面對采購項目進行全方位綜合分析。二是要根據綜合分析情況，制定項目采購的最終方案，并確定項目采購清單。三是根據項目分析情況和采購項目清單，編制競爭性談判邀請函。四是制作競爭性談判文件。五是邀請參加談判的供應商。六是對參加談判的供應商進行資格預審。七是根據資格審查情況，確定參加談判的供應商名單，并向其發售競爭性談判文件。八是成立由技術專家、采購單位和有關方面的代表組成的談判小組。九是根據談判工作需要，確定工作人員。十是邀請有關部門，如監督機關、公證機關對談判過程實施監督。　

在談判準備階段，需要注意的問題有：一是與公開招標方式采購相比，競爭性談判具有較強的主觀性，評審過程也難以控制，容易導致不公正交易，甚至腐敗，因此，必須對這種采購方式的適用條件加以嚴格限制并對談判過程進行嚴格控制。二是在談判小組中，專家名單通過隨機抽取方式確定，在談判開始前，談判小組名單應嚴格保密。三是談判小組的組成，應根據采購項目特點，結合專家總體情況確定，并注意專業結構的合理性，知識水平、綜合素質要相當。四是談判文件制作完成后，要以正式公函形式或文件會簽形式征求采購單位的意見，在采購單位審核確認后才算正式制作完成。五是將談判文件送管理機構備案。六是對供應商的資格預審主要是從基本資格和專業資格兩個方面進行預審，審查的標準應當是談判文件所規定的標準。

談判階段

在談判階段，應做好的工作主要有：一是報價文件遞交截止時間后，在規定的時間、地點對各供應商提交的報價文件中的報價表進行公開報價。二是在公開報價后，談判小組要對各談判方遞交的報價文件進行審閱，以判定談判方資格的有效性，確定進入談判階段的供應商名單。三是談判小組與各談判方就技術方案進行談判，技術談判結束后，要確定進入下一輪談判即商務談判的供應商名單。四是談判小組與各談判方分別就商務方案進行談判，確定進入最終承諾報價的供應商名單。五是組織技術、商務方案均符合要求的各談判方進行最終承諾報價，最終承諾報價結束后，談判小組要對最終承諾報價進行綜合評審。六是經過對最終承諾報價進行綜合評審、評斷，并匯總出綜合評審結果，最后由談判小組出具最終談判結果，推薦預成交供應商。七是采購代理機構根據談判小組出具的談判結果報告和確定成交的意見，綜合審查相關資料，確定最終成交供應商。

在談判階段，需要注意的問題有：一是注意談判過程的保密性。在整個談判過程中，除公開報價外，都應在完全封閉的談判室中進行，在談判完全結束前，應切斷所有談判小組成員與外界的一切聯系；談判過程中，談判小組成員不得單獨與采購單位或供應商接觸，未經同意不得對采購單位和供應商進行參觀或考察等等。二是掌握談判技巧和分寸。談判小組成員要有明確的分工，在談判過程中，要注意座次的排列，更應注意角色的配合；同時，還應注意掌握談判技巧、談判進程和談判的整體節奏。三是具體問題具體分析。在整個談判過程中，可進行多輪技術談判和商務談判，具體數量由談判小組根據具體情況確定，也可以將技術談判和商務談判合為一個階段同步進行。但不論是哪種方式，都應保證每個參與談判的供應商都能得到同樣多的談判機會，四是注意談判代表資格的有效性。即談判方參加談判的代表須為其法定代表人或法人授權委托人，如法人授權委托人參加談判，須向談判小組出具法人授權書。五是注意成交供應商應具備的條件。即符合采購需求、質量和服務相等且報價最低，這3個條件必須同時具備，缺一不可。另外，因采購代理機構經常實施競爭性談判，可將談判文件、邀請函和各個階段使用的文件、表格、報告以及相關程序、工作紀律、注意事項等，制作成通用的標準格式或文件范本，以減少工作量，提高工作效率。
（作者單位：河北省張家口市財政局政府采購管理辦公室）