為什么要重視檔案管理

文 陳川生

政府采購文件檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下3個方面：

一是政府采購文件的檔案管理是有關(guān)財政部門對政府采購監(jiān)督管理的基礎(chǔ)性工作。采購文件是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購文件，可以為政府采購的統(tǒng)計分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等項工作提供客觀依據(jù)。檔案的開發(fā)利用才是檔案管理的目的，否則這些資料就是一個文字載體而不是檔案。通過對地區(qū)采購檔案的綜合統(tǒng)計分析研究，可以為地方經(jīng)濟發(fā)展的決策提供有價值的參考意見。

二是政府采購文件的檔案管理是政府采購合同爭議、糾紛和訴訟的重要證據(jù)。政府采購活動的結(jié)束，表明采購人已經(jīng)獲得了其需要的采購對象，但采購事件和交易行為并未終結(jié)。經(jīng)常出現(xiàn)的情況有，一是采購活動中潛在的問題一般是在采購?fù)瓿珊蟛疟┞叮哂幸欢ǖ臏笮浴６且呀?jīng)發(fā)生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時間要視解決方式而異，如進入司法程序的案件，審理時間較長并具有不確定性。三是供應(yīng)商履約情況有待實踐檢驗，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題或者未履行有關(guān)承諾，采購人有可能要退貨或者換貨。發(fā)生糾紛的，還可能打官司或者申請仲裁。采購文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，法律規(guī)定采購文件是解決這些問題的直接證據(jù)，保存的期限至少為15年。規(guī)模大、價值高、性能復(fù)雜的采購項目，采購文件保存的時間應(yīng)當(dāng)更長一些。

三是對政府采購文件的檔案管理是采購代理機構(gòu)為提高自身綜合素質(zhì)，分析、總結(jié)、評價采購活動的重要依據(jù)。采購的過程屬于項目管理，依據(jù)項目管理的基本原理，在項目結(jié)束時有一個總結(jié)、評價、提高的環(huán)節(jié)，我們知道，在項目管理中會形成大量文件，當(dāng)工作一個階段之后，需要按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件系統(tǒng)地進行歸集整理，整理的最終結(jié)果是把單份文件組合在一起，形成一個個數(shù)量不等的集合體，這些由互有聯(lián)系的若干文件組成的集合體（又稱檔案保管單位）就叫做案卷，這種把零散文件歸集、組合成案卷的工作就是文書組卷工作，也稱立卷。將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)就是歸檔。而這些檔案資料就是第三方或采購代理機構(gòu)評價采購質(zhì)量、提高采購水平的重要依據(jù)。

（作者系中國招標投標協(xié)會教授級高級工程師）