管活檔案用活檔案

本報記者 王曉清

一份檔案，一管就是15年。為一份入檔后可能會沉寂15年的文件付出人力、物力和財力，有人竭盡全力，有人心存怨言，那么采購代理機構的檔案管理現狀究竟如何？記者就此采訪了多家采購代理機構和業內專家，發現在具體管理細節上，尤其是面臨場地不足等困難時，態度和做法都各有千秋。

檔案管理“不復雜”

“這項管理并不復雜。”北京建智達建筑咨詢有限公司副總經理李佳告訴記者。雖然國家并未出臺政府采購檔案管理規范細則，但受訪的采購代理機構都表示，他們有專門的檔案室或者由辦公室對檔案進行專人管理，相關業務部門的員工在做完項目后，會根據歸檔的要求留存材料，留存材料的內容通常要涵蓋整個業務流程。

張家口張垣招標代理有限責任公司專門針對檔案管理工作制定了《招標代理工作底稿業務檔案交接清單》。記者從這份交接單上看到，其抬頭是項目名稱和項目編號，接著是委托單位、成交單位及成交金額、項目負責人、項目助理的填寫項等，排列在該項之后的是業務底稿分類，包括項目完成計劃表、采購方式審批表和其他批復文件，政府采購項目委托協議書、公開招標文件……直至項目后期的中標結果通知書、采購合同、項目工作總結、中標單位投標文件、未中標單位投標文件、合計等等，共26項內容，最后還要填寫上移交人、接收人和日期。

一些采購代理機構的負責人告訴記者，政府采購監管部門會要求他們將政府采購代理項目的檔案進行備案，并對此進行監管，采購代理機構自身通常也會根據這一部分備案內容進行本單位的檔案管理。“采購代理機構保存檔案時，內容會更加細化，具體到項目的每一個環節。例如，我主要負責起草招標文件，就會將相關的材料都做備案，其他部分的材料則由涉及項目的其他同事備案，形成一份完整的項目檔案。”達華工程管理（集團）有限公司工作人員劉征說。

5到10分鐘便捷查找

劉征告訴記者，他們在保存檔案時是以紙質資料為主，每一份檔案都有相應的編號，并有對應的位置，查找起來非常方便。而張垣招標代理有限責任公司總經理王春勇則告訴記者，與很多采購代理機構不同的是，他們采取了紙質材料存檔與電子檔案相結合的方式，將項目中涉及的電子內容刻成光盤，用雙面膠粘貼在紙質檔案上，同時，電子檔案也會將項目涉及的電子資料匯總，將主要的紙質資料掃描進去，每年都要刻盤匯總。這樣雙管齊下，保證了資料的完整性，而且通過電子化的管理手段，查找起來更迅速方便，“一般5到10分鐘就能找到。”他說。

王春勇認為，檔案管理就像其他工作一樣，需要慢慢摸索、完善，如果它使用起來不方便，或工作量太大，使具體操作人不能承受，那么就要考慮完善工作方法了。

中國招標投標協會教授級高級工程師陳川生建議，采購代理機構可以從以下2個方面做好檔案管理工作：首先要對采購代理機構的專職管理人員進行檔案管理的培訓，包括對檔案資料分類、立卷、歸檔、檢索等基礎知識的培訓，現有采購代理機構人員受過系統檔案管理培訓的不多；其次監管部門和采購代理機構自身應當依法加強對這項工作進行定期或不定期監督檢查、抽查，并將檔案管理納入對采購代理機構的考核范圍。

分散管理綜合利用

采購代理機構檔案管理普遍面臨場地不足、成本較高的難題。一個地區每年的采購項目成百上千，檔案資料要求保存15年，這對采購代理機構來說面臨著較大的場地壓力。記者在采訪中發現，有的代理機構自身的辦公場所不夠，專門就近租場地來存放檔案，采購代理機構在規劃辦公場所時需十分留意檔案存放地的設置，這對采購代理機構而言是一筆不小的成本支出。采訪中，有的采購代理機構或多或少存有怨言：“法律規定要保存，我們也沒有辦法。”有的則表示：“對檔案管理的投入，有時候也會看這個項目的產出，如果收益很少，我們自然也就顧不上那么多了。”

事實上，檔案是解決爭議、保護自己的重要證據，同時也有利于自己內部員工學習借鑒以往的經驗，和內部對照檔案檢查疏漏、明晰責任。一些采購代理機構表示，為此付出一些時間和金錢的成本是必要的。“采購代理機構是采購文件保存的法定責任主體之一，對招標采購相關文件的保存和歸檔必須重視，要做到專人負責。目前，一些采購代理機構對于法律為什么要這樣規定，什么是規范的檔案管理等方面的認識還存在差距。”陳川生告訴記者，例如對采購文件的完整性、安全性和保密性認識不足，有些單位問題還比較嚴重，如由于泄密給供應商造成損失引發訴訟等。

“解決辦法之一可以是分散管理、綜合利用。即由采購人對采購文件全面管理，采購代理機構則要保存電子版，如需檢索必須請采購人予以配合，檔案材料的銜接問題應當在委托合同中協商明確。”陳川生同時鼓勵采購代理機構通過對相關資料的統計、分析向政府管理部門提交有價值的統計報告，充分發揮檔案資料的重要作用。如某類產品采購數量、價格變化對當地經濟發展的影響等報告，目前這方面工作還比較薄弱。

此外，業內人士提醒，采購代理機構的政府采購檔案不能隨意公布或借閱，而要履行批準手續，須經檔案分管負責人批準，重要的還須報總負責人批準。同時要征得檔案中相關投標人和中標供應商的同意，以防泄密。有關單位利用本單位政府采購檔案時，告知其盡量使用復印件，不得偽造、涂改、拆散、損毀和丟失，并在其歸還時要仔細檢查。