張杰：采購文件具有核心重要性

曾經(jīng)有這樣一個案例，某地采購人對采購設(shè)備不是很了解，資金使用情況也不是非常明確，在與采購代理機(jī)構(gòu)溝通采購需求時，技術(shù)要求很簡單，對于參數(shù)、規(guī)格都沒有要求，簡言之就是滿足采購方技術(shù)規(guī)格即可，結(jié)果導(dǎo)致最高報價和最低報價相差5倍之多。在這種情形下是很難優(yōu)中選優(yōu)選擇到合適的供應(yīng)商的。

在上述案例中，顯然采購文件的技術(shù)參數(shù)是不明確的。對于采購代理機(jī)構(gòu)而言，具備編制采購文件的能力是法律法規(guī)對其的要求。這不是簡單的表述，而是有針對性的，因為采購文件是整個采購過程的核心。

有同行認(rèn)為，采購的核心是開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)，筆者不太認(rèn)同，筆者認(rèn)為，采購文件是整個采購過程的核心。采購文件制定好了，接下來一系列工作才能水到渠成。

采購文件的組成通常包括三大部分：一是商務(wù)部分，包括投標(biāo)須知、資格審查要求、報價要求、合同基本條款、付款條件、評標(biāo)定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。二是技術(shù)部分，包括技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、生產(chǎn)工藝、技術(shù)服務(wù)等實(shí)質(zhì)性要求。三是其他要求，針對一些采購中的特殊情況提出的一些特殊資料或要求，比如科研課題招標(biāo)中提供的一些有關(guān)課題的輔助資料等，有時這些輔助資料內(nèi)容較多，可能以附件等方式出現(xiàn)。

正是因為采購文件的核心重要性，在實(shí)際工作中，要對文件的制定慎之又慎。最簡單的錯誤是文字錯誤，丟字、丟頁或因標(biāo)點(diǎn)斷句使用句子出現(xiàn)歧義，導(dǎo)致不同的人理解出現(xiàn)偏差，可能會造成供應(yīng)商“在不同的起跑線上參加比賽”，結(jié)果很難保證。還有將廢標(biāo)條款規(guī)定得過于詳盡，如多一個微小的標(biāo)記被認(rèn)為是廢標(biāo)，會出現(xiàn)采購人或代理機(jī)構(gòu)隨意廢標(biāo)的問題，違反了誠實(shí)信用的原則。

采購工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性和范圍廣等特點(diǎn)。合格的采購代理人員必須要有專業(yè)水平，而專業(yè)水平往往體現(xiàn)在采購文件的技術(shù)條款上，僅將采購人傳過來的技術(shù)條件照搬下來是不夠的，因為采購人在最初可能沒有提出明確要求。如果遇到非常專業(yè)的問題，代理機(jī)構(gòu)可以向?qū)＜一蝾檰枅F(tuán)求教，采購代理機(jī)構(gòu)必須有這樣的人才儲備或機(jī)制，有一個能為其提供咨詢服務(wù)的“智囊團(tuán)”。

另外，專業(yè)水平不光是指采購本身的專業(yè)素養(yǎng)，還要有與采購內(nèi)容相關(guān)的技術(shù)水平。采購代理機(jī)構(gòu)遇到的采購專業(yè)有時非常龐雜，這就要求我們善于學(xué)習(xí)，精于積累，懂得借鑒：要能學(xué)習(xí)跟每個采購內(nèi)容有關(guān)的知識；要能不斷積累資料素材；要能借鑒同行、同事在采購工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)，逐漸提高業(yè)務(wù)水平。（作者單位：河北省成套招標(biāo)有限公司）