張杰：采購文件具有核心重要性

曾經有這樣一個案例，某地采購人對采購設備不是很了解，資金使用情況也不是非常明確，在與采購代理機構溝通采購需求時，技術要求很簡單，對于參數、規格都沒有要求，簡言之就是滿足采購方技術規格即可，結果導致最高報價和最低報價相差5倍之多。在這種情形下是很難優中選優選擇到合適的供應商的。

在上述案例中，顯然采購文件的技術參數是不明確的。對于采購代理機構而言，具備編制采購文件的能力是法律法規對其的要求。這不是簡單的表述，而是有針對性的，因為采購文件是整個采購過程的核心。

有同行認為，采購的核心是開標、評標、定標，筆者不太認同，筆者認為，采購文件是整個采購過程的核心。采購文件制定好了，接下來一系列工作才能水到渠成。

采購文件的組成通常包括三大部分：一是商務部分，包括投標須知、資格審查要求、報價要求、合同基本條款、付款條件、評標定標標準等實質性內容。二是技術部分，包括技術參數、規格型號、生產工藝、技術服務等實質性要求。三是其他要求，針對一些采購中的特殊情況提出的一些特殊資料或要求，比如科研課題招標中提供的一些有關課題的輔助資料等，有時這些輔助資料內容較多，可能以附件等方式出現。

正是因為采購文件的核心重要性，在實際工作中，要對文件的制定慎之又慎。最簡單的錯誤是文字錯誤，丟字、丟頁或因標點斷句使用句子出現歧義，導致不同的人理解出現偏差，可能會造成供應商“在不同的起跑線上參加比賽”，結果很難保證。還有將廢標條款規定得過于詳盡，如多一個微小的標記被認為是廢標，會出現采購人或代理機構隨意廢標的問題，違反了誠實信用的原則。

采購工作具有復雜性、專業性和范圍廣等特點。合格的采購代理人員必須要有專業水平，而專業水平往往體現在采購文件的技術條款上，僅將采購人傳過來的技術條件照搬下來是不夠的，因為采購人在最初可能沒有提出明確要求。如果遇到非常專業的問題，代理機構可以向專家或顧問團求教，采購代理機構必須有這樣的人才儲備或機制，有一個能為其提供咨詢服務的“智囊團”。

另外，專業水平不光是指采購本身的專業素養，還要有與采購內容相關的技術水平。采購代理機構遇到的采購專業有時非常龐雜，這就要求我們善于學習，精于積累，懂得借鑒：要能學習跟每個采購內容有關的知識；要能不斷積累資料素材；要能借鑒同行、同事在采購工作中的經驗和教訓，不斷強化自身素質，逐漸提高業務水平。（作者單位：河北省成套招標有限公司）