如何科學編制采購文件

【工作中來】

如何科學編制采購文件

——中國銀聯體檢服務采購項目案例分享

■ 程亮 孫大同

采購文件的質量直接關乎采購項目成敗。如采購需求不明確，導致采購過程無法繼續；評審標準不夠客觀，導致采購結果遭到供應商的質疑等。筆者結合中國銀聯體檢服務采購項目，就如何編制出科學、合理、嚴謹的采購文件作粗淺的探討。

采購需求應完整、明確、合規

采購需求是采購活動的源頭，是采購文件編制的重要依據。采購需求應當充分反映實際需求，力求完整、明確、合規，表述清晰、準確。

采購需求的完整性是保證項目采購質量的關鍵，有利于縮短供應商對采購需求的響應時間，節約溝通過程中的人力成本和時間成本。如果采購需求內容不全面，會給后續采購工作留下很多隱患。同樣的，編制采購需求要遵守嚴謹的原則。首先，需求內容應盡量詳盡、可量化，避免使用籠統的表述，用詞要準確、清晰，尤其是技術條款和服務條款的表述，更應保證嚴謹性。其次，需求內容應力求統一，避免前后矛盾、模棱兩可，導致供應商理解不一致，從而影響采購工作的正常開展。

從銀聯體檢項目來看，在編寫采購需求時，我們將采購需求分為體檢項目需求和體檢服務兩大部分。體檢項目需求，按照行業標準細分為基礎項目與自選項目；體檢服務細分為檢前服務、檢中服務、檢后服務以及其他服務四個類別，再按照實際需求將各個類別的服務要求具體化。檢前服務要求主要包括預約服務、VIP服務、班車接送服務、體檢專場日服務；檢中服務主要包括體檢中心醫生、相關服務人員的服務水平及服務態度、投訴處理與改進、早餐服務；檢后服務主要包括團體匯總分析報告及整體健康狀況評估、中高級員工的關鍵指標復查以及陪診服務、員工就診預約綠色通道服務；其他服務主要包括服務場所環境、服務人員衛生安全等一系列服務需求。受益于完整、明確、合規的采購需求，供應商在談判文件的響應階段沒有出現對于采購需求的誤解等問題，保證了采購工作順利按照采購計劃實施。

科學設定評審標準

評審標準是采購文件的重要組成部分，是評標和定標的依據，其合理性直接關系到采購活動的質量和效益。實踐中，因評審標準設置的不合理導致評審結果無法滿足實際需要、落標供應商質疑評審結果等現象時有發生。更重要的是，評審標準一旦確定必須嚴格執行，不得隨意改變，這就要求我們在編制采購文件時必須認真研究如何設置評審標準。

設置評審標準時，要充分考慮采購項目的國家政策、 需求標準、服務要求等內容。具體而言，一是評審標準必須符合國家相關法律規定。如，《政府采購法實施條例》第四十一條明確，評標委員會、競爭性談判小組或者詢價小組成員應當按照客觀、公正、審慎的原則，根據采購文件規定的評審程序、評審方法和評審標準進行獨立評審。采購文件內容違反國家有關強制性規定的，評標委員會、競爭性談判小組或者詢價小組應當停止評審并向采購人或者采購代理機構說明情況。第三十四條明確，招標文件中沒有規定的評標標準不得作為評審的依據。即將于今年10月起實施的《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部第87號令）第十七條也明確規定，采購人、采購代理機構不得將投標人的注冊資本、資產總額、營業收入、從業人員、利潤、納稅額等規模條件作為資格要求或者評審因素，也不得通過將除進口貨物以外的生產廠家授權、承諾、證明、背書等作為資格要求，對投標人實行差別待遇或者歧視待遇。這些都是設置評審標準的法律依據。二是應根據項目特點制定實現不同采購目標的評審標準。如，對于貨物類項目，評審更加側重貨物的質量和價格，應加大這些因素的評分比重；對于服務類項目，評審更加側重服務方案和服務團隊，即相比價格，更關注供應商是否具備完成采購項目的服務能力。三是根據項目特點，將評審標準的分值設置逐一對應并合理分配，避免出現價格、技術、服務評審比例失衡現象。四是以客觀事實為依據，盡量使用可量化的評分指標，減少評審委員會的自由裁量權，防止因評審專家個人喜好影響整個評審結果。

銀聯體檢服務采購項目的評審標準從體檢環境、商務與服務以及報價三個角度量化了供應商的服務能力。其中，體檢環境占15分，商務與服務占60分，報價僅占25分。筆者認為，此類項目中，價格并不是最主要的評審標準，應當重點考察供應商提供的服務能力與服務質量。

注重采購合同的完整規范

采購合同是采購文件不可或缺的重要組成部分。合同條款如有漏洞，將導致后續合同履行無法執行，合同條款的法律約束力更是保障買賣雙方權益的有效憑證。

在使用標準合同范本的前提下，如何提高合同條款的完整性是采購經理需要深思的問題。一方面，合同條款中要同時規定買賣雙方的權利和義務，既不能遺漏買方應得的權益，也不能對賣方提出過于嚴苛的條款，實現雙方的權責對等，體現采購合同的公平性；另一方面，合同條款應與采購文件及投標應答文件一一對應，這些內容都是合同履約驗收的依據，如有遺漏將影響合同的履約執行。

為了保證體檢服務采購合同的完整性，編制采購合同時，我們將談判澄清確認書中供應商承諾的服務內容一一落實為具體的合同條款。例如，某體檢中心現場談判時承諾：CT、X光檢查時，如甲方員工如有復診需要，乙方提供免費出片1次/人/年。據調查，CT、X光出片的市場價格在30-50元/次，與此同時，結合上期體檢的情況，實際出片量較大，這一合同條款的限制在保障供應商合理利潤的同時，為采購人有效節約了成本。

     （作者單位：中國銀聯集中采購管理辦公室）

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