學校文印管理如何走低碳高效路

本報記者 陳昂

在信息時代，教育機構改革不斷深化，教研手段也在不斷提高，包括校務辦公、教學資源管理、教學綜合信息分析與交流等在內的業務量不斷增加，學校建設一套低碳且高效的辦公解決方案已成當務之急。

日前，全球領先的數字辦公解決方案提供商理光（中國）投資有限公司在得到教育部的鼎力支持下，聯合舉辦了一場綠色校園辦公研討會，分享了綠色辦公解決方案，以及針對高校環境所推行的綜合辦公解決方案和產品，旨在幫助高校在推行綠色低碳辦公環境時，提高工作效率、節省成本、提升管理的科學性和實效性。

在討論會上，北京第二外國語學院圖書館技術部主任朱海濤通過介紹自助式文印系統平臺展示了學院在綠色辦公解決方案的經驗。

他說：“自助式文印系統平臺是時近在高校圖書館逐漸流行的一種自助式服務系統，構建在學校現有的校園一卡通網絡平臺上，利用數字復印機的功能，使用一卡通卡自助刷卡復印、打印、掃描，并且可以根據復印打印的紙張類型、數量和收費標準自動從卡中扣費，真正實現無人化管理。”

朱海濤向參會人員詳細介紹說：“自助打印系統需要在電腦終端上安裝打印驅動程序，在確定提交打印文檔時，會彈出用戶名和密碼窗口，用戶輸入一卡通賬戶和密碼，驗證通過后作業文檔被存在復印系統服務器上，當用戶到任一打印點刷卡確認后，打印作業被提交給復印機打印和結算，記錄信息存入服務器內，以提供檢索和統計需要。而自助掃描系統類同于自助復印系統，刷卡認證后利用復印機的掃描模塊可把掃描文檔存入用戶的網絡硬盤中。其中的網絡硬盤是校園一卡通系統為用戶自動分配的網絡存儲空間，校園用戶通過FTP登錄方式下載掃描文檔。”

對于復印機的工作原理，他介紹說：“復印機控制器將復印機設置為不可用狀態，用戶在刷卡機上刷卡，經控制終端與一卡通服務器驗證通過后，復印機被改為工作狀態，用戶可以按照正常模式操作復印機，復印結束再刷卡或復印機閑置超過設置時長，將中止復印，由控制終端結算，提交復印系統服務器記錄存檔，復印機恢復為不可用狀態。如果用戶不刷卡結算而直接取走打印文稿，該用戶的欠費紀錄將被存在一卡通服務器上，下一次在任何地點刷卡使用時，一卡通服務器會自動進行結算，扣除所欠費用。”

朱海濤表示，自助式文印系統平臺能極大方便讀者復印文獻資料，幫助學生利用網絡中的任意電腦終端打印文檔，并可就近刷卡取得打印稿，還可將圖書文獻掃描成數字文檔，自動儲存在為一卡通用戶分配的網絡儲存空間中，在網絡的另一端進行下載。

北京第二外國語學院圖書館的自助式文印系統平臺是低碳高效辦公的解決方案范例。

據悉，一份調查顯示，在數碼印刷機用戶構成中，最大的用戶群是學校，占41％，其次是政府，占30％。其他用戶還有企業、醫院、商業等。

與會人員談到，在教育信息化的背景下，學校留存的很多教育資源以紙質文檔留存，希望再利用卻很難電子化，通過手工錄入已有教育資源的內容，費時費力。對于一些教育期刊，雜志管理困難，隨著閱覽次數增多，紙質的雜志越來越破舊，造成資源流失。教育行業報紙，雜志，期刊等文檔上往往有些精彩的內容，想要放到學校的網站上，而手工錄入費時費力，準確率也不高。

“現在有了理光OCR文字識別解決方案，可以輕松地解決這些問題，只需通過理光的MFP掃描，就可以輕松地將紙質文檔，按照原來的格式轉換成WORD、EXCEL，并可搜索PDF等。”理光（中國）有限公司銷售部副總經理宮琦向與會人員展示了學校如何進行成本控制與打造綠色環境的全新高效辦公模式。

據宮琦介紹，針對教育行業的文檔輸出處理量大且繁瑣的特點，理光將為高校度身打造一套靈活的辦公解決方案。如理光的MTR文字識別解決方案可將紙質文檔掃描導出多種文檔格式并保持文檔的原始版式，從而方便用戶管理和編輯文檔。

GlobalScan整體掃描解決方案可與理光多功能復合機配合使用，根據業務需求方便定制界面，從而減少繁瑣的掃描操作，并方便快捷地將紙質文檔轉為電子文檔傳輸和存儲，工作效率可提升80%。

此外，通過導入IC卡實名打印，可大大減少不必要的打印輸出浪費，做到優化辦公環境的同時提高工作效率，節省成本，給地球多帶來一份綠色。

與會人員一致認為，希望高校構建智能化、綠色低碳的辦公環境，將環境意識和行動貫穿于學校的管理、教育、教學、科研建設中，做到提高工作效率、節省成本、提升管理的科學性與實效性，開創綠色校園辦公新時代。