安康依規(guī)管理政府采購項(xiàng)目檔案

安康依規(guī)管理政府采購項(xiàng)目檔案

本報(bào)訊 記者高榮月報(bào)道 陜西省安康市近日發(fā)布了《政府采購項(xiàng)目檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），重點(diǎn)對政府采購項(xiàng)目檔案的收集與整理、移交與保管、利用和銷毀及法律責(zé)任等活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范管理，實(shí)行“誰組織采購、誰負(fù)責(zé)歸檔”原則，即由采購人負(fù)責(zé)收集、整理，各代理機(jī)構(gòu)協(xié)助完成。以有效保護(hù)和利用好檔案資源，確保資料的真實(shí)齊全、存放有序、安全完整、查閱方便。

為保障檔案材料存檔有據(jù)可查、操作便捷，《辦法》對材料進(jìn)行了分類和梳理。包括開標(biāo)前文件材料、開標(biāo)文件材料、評審文件資料、項(xiàng)目中標(biāo)（成交）和履約文件資料，以及其他的包括供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定等文件材料。

《辦法》提出，對于政府采購代理機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收的項(xiàng)目和政府采購代理機(jī)構(gòu)不參與驗(yàn)收的項(xiàng)目分別在項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束之日起15日內(nèi)和在項(xiàng)目合同簽訂之日起5個(gè)工作日內(nèi)，均按照歸檔內(nèi)容要求，完成檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。

關(guān)于檔案的移交與保管，《辦法》也作出相關(guān)規(guī)定。代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將其所整理的檔案資料分為正本和副本，正本交采購人存檔保管，副本或部分復(fù)印件資料由代理機(jī)構(gòu)保管。檔案的保存期限定為永久、15年兩種，保管期限從采購結(jié)束之日起算起。一般的貨物、服務(wù)項(xiàng)目的檔案保管期限為15年。重大工程建設(shè)項(xiàng)目或有重要意義的需長久查考利用的檔案，列為永久性保管。

檔案材料如何利用和銷毀？《辦法》明確提出，檔案的使用權(quán)限應(yīng)由采購人和代理機(jī)構(gòu)作出相關(guān)規(guī)定，包括建立檔案借閱、復(fù)制登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)內(nèi)容，任何部門、單位和個(gè)人不得抽取、篡改、損毀、偽造。檔案主要供采購當(dāng)事人和監(jiān)管部門使用，上級單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要時(shí)可以查閱。對保管期限已滿的檔案，由保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)業(yè)務(wù)人員、檔案管理人員、采購單位政府采購專管員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。對確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行清點(diǎn)核對，登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)同級政府采購監(jiān)管理部門備案后銷毀。為防止檔案遺失和泄密，銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，檔案銷毀后填寫銷毀報(bào)告，監(jiān)銷人簽字。同時(shí)，銷毀報(bào)告和銷毀清冊歸檔，永久保存。

據(jù)了解，當(dāng)檔案管理人員發(fā)生工作調(diào)動(dòng)時(shí)，離職前要辦理檔案交接手續(xù)。被終止代理資格或被解散的代理機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目檔案全部移交至同級政府采購監(jiān)督管理部門，并辦理交接手續(xù)。此外，《辦法》對拒絕檔案的移交、歸檔或保存，甚至給檔案造成損失的工作人員，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正。

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