采購合同全生命周期管理

采購合同全生命周期管理

中國銀聯集中采購管理辦公室孟春

采購合同管理的三種形式

采購合同管理，是指根據相關法律法規和企業內部規定開展的涉及采購合同的各種管理工作。主要有三種形式。

涇渭分明型。采購部門組織實施采購后即萬事大吉，合同簽署、執行等環節均由需求部門負責。這種模式下，采購合同執行效率較高，但需求部門一般僅就合同論合同，無法全面、系統地掌握合同相關信息和供應商信息，導致合同管理對采購工作的正向促進作用難以發揮。

大包大攬型。即除必須由需求部門履行的合同義務外（如技術上的配合、質量檢測及驗收等），大部分的合同履行工作都交由采購部門負責。這種模式在提升采購效率、促進采購業務發展方面具有一定優勢，但將采購工作的外延拓展至技術、財務等環節，因采購人員專業性的不足易導致合同履行效果較差，同時也與風險控制、財務核算的一些常規做法相悖。

分工協作型。這種模式下，合同管理一般分兩個階段開展。在采購實施階段，合同的起草、談判、簽署等均由采購部門主導，涉及需求明確、預算調整等問題則通過一定形式征求需求部門意見；在合同履行階段，具體工作由需求部門負責，采購部門保持對關鍵合同履約信息的持續關注，協助解決各種合同履約異常問題。通過與需求部門的密切配合，采購部門對合同既有個案的跟蹤管理，又有整體的衡量與把握，實現1+1>2的效果。

如何開展采購合同全生命周期管理

采購合同的全生命周期管理，是在分工協作模式下開展的，主要包括合同起草、簽署執行、履約問題及糾紛解決，直至合同終止等系統性的工作。以中國銀聯采購合同管理為例，全生命周期管理可從以下環節開展。

推廣使用合同范本，規范合同編制。中國銀聯采購部門與法律部門通過合作，編制了14類常用的采購合同范本，目前已有85%以上的集中采購合同使用合同范本。推廣合同范本，有助于非法律專業的采購人員規范地起草合同，保證合同質量，防范操作風險，也可免除合同律審等流程，提高采購工作的執行效率。

積極組織合同談判與磋商，鞏固采購成果。合同范本是從整體上保證合同質量、控制風險的，而合同談判與磋商能夠進一步鞏固采購成果。采購部門通過組織重大、敏感或復雜采購項目的合同談判，明確了采購實施中未理清、而合同簽署中又需要關注的知識產權保護、違約責任分配、權利義務界定等重要事項，防范了合同履約風險。

以合同履約計劃管理為抓手，實行動態分類管理。受部門職能和專業水平的限制，采購部門對采購合同的管理要么是抓一漏萬，關鍵時刻常“缺位”；要么是眉毛胡子一把抓，因不得要領而“越位”。中國銀聯采購部門從采購職能出發，借助采購管理信息系統，以合同履約計劃為抓手，通過對履約計劃進行跟蹤管理，介入合同履約全過程。具體如下：

1.編制并移交履約計劃。采購部門完成合同簽署后，通過信息系統將合同履約計劃移交給需求部門合同主辦人，由其根據履約計劃履行合同并開展后續管理及監督評價工作。

2.動態管控履約計劃的執行。供應商按照履約計劃申請付款，需求部門根據供應商付款申請開展階段性的總結驗收和服務評價，采購部門則在信息交互中對采購合同關鍵履約節點進行動態管控。

3.實現采購合同的分類管理。對信息系統顯示履約正常的合同，只需進行常規管理；對系統亮黃燈顯示需關注的合同，應了解履約進度并提醒需求部門和供應商注意；對系統顯示紅燈報警的合同，應在充分了解情況后，協調解決相關問題。通過分類管理，采購部門對全部合同有了總體掌控，又能集中精力處理異常合同，保障了采購合同的順利履行。

以友好協商為首選，處理好合同爭議。解決合同爭議也是合同管理的一項重要工作。一是未雨綢繆，在合同文本中約定完善的、可操作強的問題解決機制；二是爭議的發生一般出現在合同變更、重要信息交互、人員變化等方面，產生原因一般是實際履行與合同約定偏離、記錄缺失、溝通不暢等，對此應重點關注，及時解決問題；三是合同爭議可通過協商、調解、仲裁、訴訟四種形式解決，但雙方友好協商解決是首選。

采購合同全生命周期管理的價值

采購合同全生命周期管理，既可實現對合同的系統管理，保證履約質量；又可通過對合同的動態管理，防微杜漸，及時解決問題；還可借助相關信息系統，實現合同信息匯總，形成采購“小部門”在合同管理方面的“大數據”，如積累供應商評價的基礎數據、財務管理方面的數據，拓展采購部門服務需求部門的深度，給采購工作創造更多附加值。

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