開啟金融采購行業(yè)的新起點(diǎn)（上）

【聚焦2019年度金融采購業(yè)務(wù)交流特訓(xùn)班】

近日，由中國金融學(xué)會金融采購專業(yè)委員會指導(dǎo)，中國金融集中采購網(wǎng)聯(lián)合中國銀聯(lián)集中采購管理辦公室主辦的2019年度金融采購業(yè)務(wù)交流特訓(xùn)班成功舉辦。此次特訓(xùn)班是在合作發(fā)展、協(xié)同發(fā)展的新形勢下推出的創(chuàng)新性實(shí)踐。本報(bào)特摘錄了各位講師的精彩授課內(nèi)容，供讀者學(xué)習(xí)借鑒。

開啟金融采購行業(yè)的新起點(diǎn)（上）

采購計(jì)劃與統(tǒng)籌管理

中國銀聯(lián)集中采購管理辦公室鄧斌

近年來，隨著《政府采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)以及財(cái)政部《關(guān)于加強(qiáng)國有金融企業(yè)集中采購管理的若干規(guī)定》(財(cái)金〔2001〕209號)等規(guī)范性文件的頒布實(shí)施，我國國有金融企業(yè)陸續(xù)開始設(shè)立相對獨(dú)立的采購職能部門，建立健全各類采購管理制度，采購工作在企業(yè)的物資供給、成本控制、內(nèi)控制衡和廉政建設(shè)等方面發(fā)揮了積極作用。

采購管理面臨的難題

相信大家在工作中都會遇到這樣的場景：“這臺設(shè)備必須在五天內(nèi)到貨”“又來一批廣告要在雙11之前投放”……

在采購管理過程中，國有金融企業(yè)往往面臨一些共性難題。其中，采購工作缺乏計(jì)劃性和主導(dǎo)性是較具代表性的難題。具體表現(xiàn)為：一方面，很多金融企業(yè)缺乏采購計(jì)劃管理理念，工作節(jié)奏基本被業(yè)務(wù)牽制，突發(fā)需求較多，采購部門在企業(yè)內(nèi)部管理、采購時(shí)效等方面承受很大壓力，常成為“背黑鍋”的部門；另一方面，采購實(shí)施總體上較為被動(dòng)，具體采購項(xiàng)目安排較為零散，同一類型需求的采購重復(fù)率高，導(dǎo)致采購集約度不高、競爭性不足等深層次問題。

國有金融企業(yè)采購工作缺乏統(tǒng)籌性也是較普遍的情況，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是對采購計(jì)劃重視不夠。金融企業(yè)設(shè)立采購部門的職能，雖有成本控制等現(xiàn)代企業(yè)管理角度的考量，但更重要的初衷在于反腐倡廉、內(nèi)控制衡，采購部門的工作重心往往更強(qiáng)調(diào)依法合規(guī)，對采購計(jì)劃的重視程度不夠。二是對采購計(jì)劃的配合不夠。采購工作不是金融企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，采購部門通常處于相對弱勢的地位，面臨相關(guān)部門不配合、不按照要求申報(bào)需求計(jì)劃、需求計(jì)劃不明晰等情況。三是采購計(jì)劃執(zhí)行缺乏剛性。采購環(huán)節(jié)處于企業(yè)管理鏈條的后端，受制于前端市場業(yè)務(wù)發(fā)展的需要和時(shí)間安排，工作相對被動(dòng)，采購需求隨意增加或取消、采購時(shí)間調(diào)整較多，計(jì)劃外采購項(xiàng)目也難以避免，導(dǎo)致采購計(jì)劃的執(zhí)行率普遍較低。

采購計(jì)劃管理的三重進(jìn)階

中國銀聯(lián)集中采購部門成立于2007年。成立伊始，工作重心在于整章建制、合規(guī)管理，采購實(shí)施主要根據(jù)業(yè)務(wù)需求“來一單買一單”，缺乏計(jì)劃性。我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合公司內(nèi)部管理實(shí)際進(jìn)行了分析，于2008年開展了采購計(jì)劃管理。經(jīng)過10年的優(yōu)化，中國銀聯(lián)采購計(jì)劃管理工作大致歷經(jīng)了項(xiàng)目式管理、統(tǒng)籌式管理、資源式管理三個(gè)階段，工作的計(jì)劃性和主動(dòng)性大幅提升。

階段一：項(xiàng)目式采購計(jì)劃管理（2008年-2010年）

在采購計(jì)劃管理的初期階段，工作重點(diǎn)是從無到有，建立采購計(jì)劃管理制度框架，推行采購計(jì)劃管理理念，逐步解決采購工作缺乏計(jì)劃性、無序被動(dòng)的難題。本階段，采購計(jì)劃管理主要基于各個(gè)相對獨(dú)立的采購項(xiàng)目。

1.建立采購計(jì)劃管理框架。一是明確管理機(jī)制，首先確定采購計(jì)劃管理的工作流程和審批權(quán)限，規(guī)定年度采購計(jì)劃需報(bào)經(jīng)公司總裁辦公會進(jìn)行審批，加強(qiáng)采購計(jì)劃的嚴(yán)肅性。二是嚴(yán)控審批權(quán)限，明確采購計(jì)劃外項(xiàng)目的管理要求，對于未申報(bào)采購計(jì)劃的項(xiàng)目，進(jìn)一步規(guī)定需要在常規(guī)項(xiàng)目立項(xiàng)審批的基礎(chǔ)上，增加額外的審批流程，促使各方加強(qiáng)重視。

2.推行采購計(jì)劃管理理念。明確采購計(jì)劃管理機(jī)制后，我們還高度注重對采購計(jì)劃的宣貫推廣。一方面，先試點(diǎn)后推廣，先易后難，2008年，從項(xiàng)目管理機(jī)制較為規(guī)范、項(xiàng)目需求較為清晰的技術(shù)項(xiàng)目著手，通過試點(diǎn)不斷改進(jìn)工作方法，逐步擴(kuò)展到營銷、工程和綜合等采購領(lǐng)域；另一方面，先重點(diǎn)再普遍，首先抓技術(shù)管理等重點(diǎn)部門，與各條線的項(xiàng)目管理部門和主要需求部門逐一溝通，說明采購計(jì)劃對需求部門的益處，并手把手指導(dǎo)計(jì)劃申報(bào)工作，盡量減少其額外工作量，努力取得其理解與支持。同時(shí)，對采購計(jì)劃外項(xiàng)目嚴(yán)格把關(guān)并要求履行特定審批程序。

階段二：統(tǒng)籌式采購計(jì)劃管理（2011年-2014年）

在采購計(jì)劃管理的中期階段，工作重點(diǎn)是從有到精，通過服務(wù)前移，建立更融洽的需采關(guān)系，推進(jìn)需求環(huán)節(jié)和采購環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌，解決項(xiàng)目實(shí)施中面臨的需求零散等難題，提升采購集約效益。本階段，采購計(jì)劃管理更加注重需求環(huán)節(jié)和采購環(huán)節(jié)的主動(dòng)統(tǒng)籌。

1.需求環(huán)節(jié)，推動(dòng)相關(guān)部門主動(dòng)開展需求統(tǒng)籌。經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，部分采購項(xiàng)目的分散源于需求部門分散立項(xiàng)。比如，公司維保需求主要集中在上海和北京兩個(gè)信息中心，但兩部門各自申報(bào)維保預(yù)算并進(jìn)行立項(xiàng)審批，且每年上半年、下半年各采購一次，屬同類型采購。經(jīng)溝通，我們推動(dòng)兩部門進(jìn)行了需求整合，一方面，在部門內(nèi)部進(jìn)行需求統(tǒng)籌，將上、下半年的兩次維保采購整合為一次；另一方面，協(xié)調(diào)兩個(gè)部門同步項(xiàng)目審批時(shí)間節(jié)點(diǎn)，同時(shí)提請采購。當(dāng)前，統(tǒng)籌后的維保需求已成為公司年度規(guī)模最大的采購項(xiàng)目。

2.采購環(huán)節(jié)，整合同類需求推廣協(xié)議定點(diǎn)采購。對于不同事由、不同需求方的同類型采購需求，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行整合，統(tǒng)一安排采購；對于需求零散、批次多、時(shí)間不確定的采購需求，推廣協(xié)議定點(diǎn)采購，通過統(tǒng)籌年度需求，提前選定入圍供應(yīng)商，確定供貨/服務(wù)范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)議周期、后續(xù)運(yùn)作規(guī)則等，確保在協(xié)議期內(nèi)可直接向協(xié)議供應(yīng)商詢價(jià)，完成采購。通過采購統(tǒng)籌，單個(gè)采購項(xiàng)目的規(guī)模提升了一倍多，集約化程度和供應(yīng)商參與度有了明顯提升。

階段三：資源式采購計(jì)劃管理（2015年至今）

采購工作日益規(guī)范有序，集約性不斷提升，與此同時(shí)，項(xiàng)目管理機(jī)制和采購管理機(jī)制銜接中的一些深層次問題也逐步顯現(xiàn)。如，按照現(xiàn)行管理規(guī)定，只能先立項(xiàng)后采購，而服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等IT資源，要隨具體項(xiàng)目多次立項(xiàng)采購，且其法定采購和到貨周期較長，既難以滿足緊急業(yè)務(wù)需要，又容易引發(fā)兼容性等問題。

為此，采購部門積極與需求部門、項(xiàng)目管理部門研究探討，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思路，將采購計(jì)劃管理由項(xiàng)目管理向資源管理轉(zhuǎn)變，從資源配置角度，協(xié)同前后工作鏈條進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。

1.推動(dòng)建立IT資源池，主動(dòng)滿足需求。對于共性IT基礎(chǔ)資源，必須提前采購到貨才能滿足需求。我們在需求立項(xiàng)環(huán)節(jié)創(chuàng)新思路，建立“統(tǒng)籌資源池”管理機(jī)制，由各個(gè)項(xiàng)目分別配置資源、開展立項(xiàng)審批，改為由IT運(yùn)營部門統(tǒng)籌估算設(shè)備數(shù)量并申請預(yù)算，統(tǒng)一采購。采購?fù)瓿珊蠓峙截洠黜?xiàng)目使用時(shí)從資源池動(dòng)態(tài)劃撥，推動(dòng)IT資源配置更加優(yōu)化。

2.推廣使用采購資源，加強(qiáng)需求引導(dǎo)。通過協(xié)議定點(diǎn)采購，采購部門儲備了豐富的采購資源，覆蓋電子設(shè)備、開發(fā)服務(wù)、廣告投放、營銷獎(jiǎng)品、工程設(shè)計(jì)等多個(gè)品類。在等待需求部門選用的基礎(chǔ)上，我們也主動(dòng)出擊，開發(fā)電子采購商城，提升操作的便捷性、高效性；面向總公司、分公司、銀行服務(wù)代表等不同用戶，分類制定采購商城產(chǎn)品手冊，加強(qiáng)采購資源的推廣，引導(dǎo)需求部門使用定點(diǎn)資源。目前，全年六成的項(xiàng)目都通過定點(diǎn)采購實(shí)施，采購金額占比超過40%，成為近年來應(yīng)用最廣的資源配置方式。

3.推進(jìn)創(chuàng)新計(jì)劃管理，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展。在采購計(jì)劃編制上，我們在原有內(nèi)容的基礎(chǔ)上增加了計(jì)劃內(nèi)采購項(xiàng)目的采購方案，包括采購方式、評審方法、評審小組組成等，同時(shí)明確，后續(xù)具體采購項(xiàng)目方案如無實(shí)質(zhì)調(diào)整，可不再單獨(dú)報(bào)批采購方案，增強(qiáng)了采購時(shí)效性。推行項(xiàng)目經(jīng)理制，由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)采購計(jì)劃自主選擇采購項(xiàng)目，300多個(gè)常規(guī)項(xiàng)目全部分配到人，提升了工作的主動(dòng)性。

采購計(jì)劃的編制

（一）編制依據(jù)和原則

目前，中國銀聯(lián)集中采購計(jì)劃編制依據(jù)有兩部分：一是以公司技術(shù)、產(chǎn)品、營銷、工程等專業(yè)項(xiàng)目計(jì)劃、維保服務(wù)等大額資金投入及各部門自行上報(bào)需進(jìn)行集中采購的需求。二是采管辦根據(jù)歷年采購數(shù)據(jù)的積累，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需求，主動(dòng)發(fā)起的資源式采購。

采購計(jì)劃編制遵循以下原則：一是全面覆蓋，在公司已有專業(yè)項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)上，通過梳理采購需求和采購品目對應(yīng)關(guān)系，使采購計(jì)劃全面涵蓋公司貨物、工程、服務(wù)等大宗采購事項(xiàng)；二是集約統(tǒng)籌，結(jié)合需求內(nèi)容和市場特點(diǎn)，對各部門的采購需求進(jìn)行歸類合并，形成有規(guī)模的批量采購項(xiàng)目，打造采購資源池；三是靈活高效，對頻次高的需求品目安排多批次采購，靈活調(diào)整批次，如部分需求較為特殊緊急，單獨(dú)安排采購批次。

（二）編制過程和方法

采購計(jì)劃編制工作按五個(gè)步驟實(shí)施：一是明確工作思路，與相關(guān)部門達(dá)成共識，制定工作模板，發(fā)出報(bào)送采購需求計(jì)劃通知；二是收集各部門反饋的采購需求計(jì)劃，進(jìn)行需求計(jì)劃初步匯總；三是匯總分析各部門年度計(jì)劃實(shí)施的采購需求，與相關(guān)部門進(jìn)一步溝通細(xì)化需求內(nèi)容、數(shù)量、分項(xiàng)預(yù)算、時(shí)間要求等；四是根據(jù)采購需求特點(diǎn)合理確定采購形式，形成采購項(xiàng)目，擬定采購方案要點(diǎn)；五是審批發(fā)布，征詢相關(guān)部門對集中采購計(jì)劃的意見和建議，組織內(nèi)部討論，修訂完善報(bào)集中采購管理委會會審批發(fā)布。

（三）采購計(jì)劃的管理及調(diào)整

采購計(jì)劃管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，采購部門在執(zhí)行過程中要與各部門密切溝通，除了按計(jì)劃提前做好立項(xiàng)、評審等工作外，對項(xiàng)目計(jì)劃或采購內(nèi)容發(fā)生變更的，還要及時(shí)做出調(diào)整，確保相關(guān)工作有機(jī)銜接。

做好采購計(jì)劃信息服務(wù)和應(yīng)用。采購部門按月對擬開展的采購項(xiàng)目進(jìn)行提醒，對已執(zhí)行采購項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行反饋，對未按計(jì)劃執(zhí)行的采購項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤，同時(shí)利用集中采購工作簡報(bào)、公司公告等方式定期通報(bào)重點(diǎn)項(xiàng)目的采購安排。

運(yùn)用電子化系統(tǒng)實(shí)施采購計(jì)劃管理。隨著系統(tǒng)模塊的上線，采購計(jì)劃的線上申報(bào)、審批、督辦已基本實(shí)現(xiàn)。

可以說，中國銀聯(lián)采購計(jì)劃管理是一個(gè)精細(xì)化+動(dòng)態(tài)管理的過程。采購計(jì)劃的制定基于公司整體的發(fā)展需求，在確保常規(guī)項(xiàng)目合理安排的前提下，適時(shí)引入調(diào)整機(jī)制，既有剛性又不乏靈活，更好地滿足了各部門需求。

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