樣品設置不是簡單地做樣子

【來自實踐】

樣品設置不是簡單地做樣子

■ 陳岑

在政府采購活動中，尤其是貨物采購，采購人通常希望通過供應商提交的樣品來判斷其是否有履約合同的能力或是該供應商的貨物是否為采購人所需要的。但樣品選擇的不正確，往往會適得其反，甚至加大了廢標流標的可能性。

《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）（以下簡稱“87號令”）第二十二條第一款規定，“采購人、采購代理機構一般不得要求投標人提供樣品，僅憑書面方式不能準確描述采購需求或者需要對樣品進行主觀判斷以確認是否滿足采購需求等特殊情況除外。”而《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例也未對樣品作出具體規定，因此，樣品的提交往往由采購人根據項目的情況來自行決定，樣品的提交給了采購人以及評審委員會很直觀、明確、有效的依據。

一般情況下，如采購小型、簡單、通用的貨物，如食物，圖書等，它的技術參數、規格、質量等已經在市場上很成熟了，這類貨物即使不提供樣品也可以讓采購人采購到想要的產品，即便有偏差也不會太影響履行合同的能力。但如果是采購大件、復雜的貨物，如家具、服裝等，僅憑一些檢測報告、圖片等不能證明其滿足要求，那么就可以要求提供樣品。對于需要提交樣品的采購項目，采購文件對樣品的設置也需要“小心謹慎”， 避免出現毫無意義的樣品設置。我們先看這樣一個案例：某家具采購項目，采購人要求提供公寓床一整套作為樣品，整套公寓床的尺寸為5890mm×900mm×2050mm樣品非常大并且需要組裝，由于組裝的樣品很多，開標當天有一家供應商在投標截止時間前半小時到達開標場地，僅在半個小時內組裝完所有樣品存在困難。樣品的評審辦法是對實質性參數要求作為考核指標，實質性參數有床母橫梁的材質，尺寸，電腦桌的尺寸，顏色等。

由上述案例我們可以看出三個問題：

要求投標人提供的樣品應具有針對性或代表性。評審辦法對樣品的評審只是一些零部件、五金件的材質要求，如此一來不相干的那些部件提供就變得“黯然失色”了，87號令第二十二條第二款規定，“要求投標人提供樣品的，應當在招標文件中明確規定樣品的制作標準和要求，是否需要隨樣品提交相關檢測報告、樣品的評審方法以及評審標準。需要隨樣品提交檢測報告的，還應當規定檢測機構的要求、檢測內容等。”在招標文件中對能體現產品主要特征的意圖來設置樣品，樣品評審因素設置也應該注意，樣品設置的分值不宜過高，僅作為一小部分的加分考慮，筆者認為不應超過總分值的三分之一。另外，樣品的評審因素也應該與采購需求以及分值對應量化，分項分值最好設置為定值，避免區間分，更避免小數點，不僅有利于評審小組評標，也符合現行政府采購活動規范的趨勢，做到抓大放小，抓重放輕，宜精不宜繁。

要求投標人提供的樣品要考慮投標人提供的成本。一整套的公寓床，制作、加工、運輸、安裝等等不僅需要材料成本、人工成本、機械成本。還有一些無形的成本消耗，如沉沒成本，給投標大大增加了投標障礙。另外，如果是競爭性談判，競爭性磋商等采購項目，那么在只有3-10日的時間內，需要編制文件，還需要制作樣品，時間成本也會大大增加，有可能讓投標人望而卻步，造成開標時遞交響應文件的投標人不足三家。由此整個采購活動需要重新開展，給采購人或采購代理機構也帶來了“成本擔憂”。

要求投標人提供的樣品具有可評審性。如何界定樣品是否有可評審性，對于一些市場上已經有固定模式，或者有國家標準的貨物，它的尺寸、規格、樣式等就已經按照國標固化了，這時提供樣品就沒有太大意義，因為所有投標人都是一樣的，得到的樣品分值也一樣。如遇到評委不負責、不專業，需要量尺寸的樣品都不測量就打分，投標樣品的評審就變成了形式化的評審，招標人也招不到優質的產品。

投標樣品的最終目的是為了投標人履行合同時所提供的貨物和投標時的樣品一致，投標樣品必定是投標人為了能得高分而精心制作的，有經驗的投標人都明白，漆刷新的，顏色選最好看的，鋼材做工精致，給采購人和評委留下好印象，中標的幾率也會大。然而，有些投標人實際提供的貨物可能與投標樣品會相差很大，因此樣品的封存完好也是對招標人的一種保護。87號令第二十二條第三款規定，“采購活動結束后，對于未中標人提供的樣品，應當及時退還或者經未中標人同意后自行處理；對于中標人提供的樣品，應當按照招標文件的規定進行保管、封存，并作為履約驗收的參考。”采購人或采購代理機構在接收樣品的時候要做好記錄，并且存放在有監控錄像的房間，不得讓無關人員接觸樣品，未中標人的樣品，為避免在結果公告期間收到關于樣品的質疑投訴而導致中標結果發生改變，可在結果公告期限屆滿后再通知未中標人領取樣品，中標人的樣品作為履約驗收的參考，可以加強對采購項目履約驗收的工作，降低中標人違約的風險。

需要注意的是，《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十四條規定，“采購人或者采購代理機構不得通過對樣品進行檢測、對供應商進行考察等方式改變評審結果”。因此在投標階段，可以要求投標人隨樣品提供檢測報告，以及要求投標人提供的樣品要與實際供貨時的產品一致或不低于投標樣品的質量。

樣品設置的合理合規，不僅能滿足采購人想要買到心儀產品的愿望，達到樣品設置的目的，也能避免采購活動期間有投標人因為樣品的質疑投訴，而拖延了采購周期。

(作者單位：廣西機電設備招標有限公司)

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