聯合國《采購指南》6.1修訂版（九）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（九）

4 采購策略、計劃和需求定義

4.1 采購策略

制定采購策略是成功獲得貨物、服務和工程的關鍵要素，也是及時實施項目或業務所必需的。制定采購策略需要了解需求的性質、承包商的能力、操作環境的復雜性、涉及的風險和聯合國項目事務署資源的可用容量。這一切都需要進行專業判斷，必須了解這些因素，才能有效實現采購過程。

聯合國項目事務署的中心部門或樞紐部門一年內采購項目的金額估計超過5000萬美元， 這些采購項目應在當年的第一季度內編寫一份采購戰略文件，由相應的國家總干事或中心總干事批準，并與采購小組和綜合實踐建議和支持(IPAS)部門分享，以供參考。本要求自2020年起生效。

采購規劃是根據已確定的采購策略，安排已確定的采購活動的過程。因此，采購策略的制定和采購規劃是密切相關的。

4.2 采購規劃

針對單個采購活動的采購規劃包括根據已確定的招標方法、合同類型和競爭類型，為執行采購過程的每個步驟設置所需的時間表。

采購規劃的優勢在于: 更好的需求定義，增加收到極具優勢報價的可能性，從而促進評估過程，采購滿足客戶需求的合適產品，使合同管理變得更輕松;改進采購，確保適當合格的供應商和足夠數量的供應商，促進供應商競爭，并可能以更低的價格提供更有力的報價;減少最后環節的資源浪費;早期識別和管理風險;減少由于提前執行和主動執行若干采購任務而造成的延誤和提前交貨時間;更好地規劃和監控采購活動;確定需要采取較高比例采購行動的時期。這些信息對于規劃和分配工作很有用；對采購貨物和設備的物流方面和因素的早期考慮;有系統地將可持續性考慮納入采購活動，并確定最有效的可持續性干預措施的優先次序，包括總擁有成本辦法的適用。

此外，當對一個以上的采購活動(在項目、業務單位和公司的不同層次)合并采購規劃時，就可以采取其他戰略行動，以實現規模經濟并減少交易費用，例如: 將各種采購活動合并為單一投標; 建立供應商資格預審名單、一攬子采購協議(BPA)或長期協議(LTA); 與其他業務單位或聯合國組織開展聯合采購活動。

采購規劃是聯合國項目事務署所有業務單位進行價值超過50000美元的采購活動的一項強制性要求，但也構成關于任何采購的良好做法。

聯合國項目事務署的采購規劃包括四個層次的規劃:項目級;業務單元級;總部/區域級;公司級。

采購規劃的四個層次是緊密相連的。在項目一級對單個采購活動的規劃產生業務單位一級所需的信息，而業務單位一級又將產生總部/區域一級和公司一級的信息。

1)項目級

采購活動的規劃項目級采購規劃必須在正式接觸前的承諾階段開始，以便在與合作伙伴的項目協議中包括采購計劃分析產生的任何具體要求(例如:供應商的預選擇，需要偏離聯合國項目事務署標準采購程序的特殊情況，比如縮短招標期或申請使用緊急采購程序等)。

單個采購活動一級的采購規劃是一個評估需求、確定采購活動結果、確定預定結果時間表和策略的過程，同時考慮到最低招標期的要求和進行評估、審查所需的時間以及裁定程序。

采購活動的規劃需要及早考慮預期的結果，并為采購過程的每一步確定一種方法，以便及時和具有成本效益地實現所需的結果。采購過程的早期規劃有助于確保每一個必要的步驟都能產生預期的結果。它還將允許有足夠的時間按照這一政策執行采購進程的每一步。

2)業務單元級

業務單位一級是指聯合國項目事務署業務中心(OH)、運營中心(OC)、項目中心(PC)、集群和總部業務單位進行的采購規劃。

各業務中心/運營中心(OH/OC)總干事、項目中心(PC)經理、集群經理或總部業務部門負責人負責分析本部門項目的采購需求，提出采購計劃，確定采購需求，提出采購方法，并規定本部門的采購時間。

業務單位一級的采購規劃應通過合并不同項目的需求而節省項目和行政費用。這一級別的具體策略可能包括制定一攬子采購協議(BPA)和地方長期協議(LTA)。

業務部門級采購規劃將為區域和總部采購計劃生成信息。

3)總部/區域級

這一級別是指對總部不同業務部門的采購規劃以及一個區域內的OH/OC/PC/集群的整合。

各總部總干事和區域總干事負責提供有關其業務部門的所需信息。這一級別的具體策略可包括建立區域長期協議(LTA)。

總部/區域采購規劃的結果將生成公司采購計劃所需的信息。

4)公司級

聯合國項目事務署的公司采購規劃是對一個組織在規定期間內未來采購需求的總體預測。

為了加強聯合國項目事務署的總體采購能力，實現聯合國項目事務署提供有效業務管理服務的目標，聯合國項目事務署采用年度或更短時間的采購計劃，即六個月的采購計劃。

通過公司采購規劃，可以特別關注每個業務單位將需要的公司服務的具體支持，從而能夠引入創新的采購支持服務，如果只給予很短的提前期做出反應，這些服務本來幾乎是不可能的。

采購組(PG)負責公司采購計劃流程，并向業務部門發出適當的指示。此外，采購組將通過建立一個由業務部門填寫和提交的采購計劃模板，啟動和促進公司采購計劃。所要求的信息應從總部的地區辦事處及其業務單位收集。

采購計劃總是基于對今后6至12個月將要進行的采購活動的估計。有些采購需求無法預料，計劃有時可能并不完全準確。盡管如此，業務部門仍應根據報告時的可用信息提供最佳估計。采購組干事應負責編制聯合國項目事務署年度或半年采購計劃，分析所提供的數據，并采取適當行動。公司層面的具體策略可能包括:為聯合國UN Web Buy Plus網建立全球長期協定和電子目錄;確定選定采購類別的具體辦法，例如:保健/醫療、基礎設施、技術貨物和服務;確定采購培訓需求和戰略。采購規劃是一種持續的做法，因此應不斷更新計劃，如果有重大變化，應通知采購組。為了向供應商界通報即將進行的采購要求并維護基本采購原則，聯合國項目事務署的企業采購計劃應上傳至聯合國項目事務署網站。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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