聯合國《采購指南》6.1修訂版（十）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（十）

4.3 需求定義

需求定義是一種系統化的方法，目的是根據請購單(見第4.4 節“請購單”)來定義采購需求，并在產品規范中加以說明。

這是采購活動實施的第一步，也是采購活動規劃的一個綜合步驟。然而，需求定義通常與采購和市場研究并行進行，以允許此類信息影響需求定義。需求定義和市場研究也被稱為預招標活動。

請購人負責定義需求;但是，負責該過程的采購官員應評估需求，并確定從采購角度看有關不適當的任何問題，例如沒有正當理由的品牌、超出規格、不現實的交貨日期和限制競爭。負責該過程的采購官員和請購人應共同確定需求定義。

在編制需求定義時，請購人和采購官員必須確保遵守聯合國項目事務署可持續采購框架(見1521號聯合國項目事務署可持續采購框架)。如有可能，采購官員應向請購人提供更可持續的解決辦法，以滿足所述需要。這些解決辦法可包括減少采購貨物或服務的數量，重新 考慮有利于更可持續替代辦法的解決辦法或重新設計某些環境和社會要求。根據市場成熟度和采購實體的戰略優先次序，一個更可持續的采購解決辦法可以轉化為對供應商納入采購過程不同階段的或多或少的嚴格要求。

4.3.1 需求定義的目的

所有需求定義的一般目的是確定請購人的精確需求，并確定滿足這些需求的最佳解決方案。必須以一種有利于采購過程的方式來描述這些需求。為此目的，必須在招標文件中清楚地說明報價評估決定因素的所有要求。

在這個早期階段捕捉可持續性需求是確保可持續性被納入采購決策的最有效方法。

聯合國項目事務署堅定地致力于可持續性，希望采購官員利用對市場和采購過程的了解，協助內部或外部客戶確定最可持續的解決辦法，以滿足所述需求。為了最大限度地提高可持續性的結果，關于可持續性要求的討論應該在這個過程的早期進行，以提高獲得更可持續的結果的機會。

在每項采購活動中，需求的明確定義都是至關重要的。首先，需求定義構成了招標的基礎，并確定了采購行動的目標。它還向潛在供應商通報所提供產品必須具備的要求，以滿足聯合國項目事務署的需要。其次，明確的需求定義有助于消除評價過程中的模棱兩可之處，從而成為確定哪項提議為項目廳提供了最佳總體解決辦法的起點。技術、財務、商業、法律、公司、社會和環境因素必須在招標文件中說明，在評估過程中，除最初規定的參數外，不得考慮其他參數。

最后，需求定義構成了與供應商簽訂的任何合同的關鍵部分，清楚地說明了什么是預期目標，何時進行交付。從招標開始，到合同的評審和授予，再到活動的完成和對供應商的評審，需求定義在整個采購過程中具有持久和實質性的影響。

4.3.2 明確需求的特征

為了定義需求，必須根據產品的性質，對正在采購的產品(即貨物、服務或工程)及其目的、性能需求、特性、目標和（或）預期產出進行分析。必須收集市場上現有產品的信息。

所有需求定義都必須指定準確的需求，而不必做過多說明。過高的產品規格可能會提高價格和（或）減少報價數量，因為這會導致供應商提供比所需產品更先進的產品。反之，降低產品規格會取得相反的效果，因此，定義確切需求的要求對提高資金使用的成本效益是至關重要的。

在評估中應考慮的環境和社會責任方面(如環境友好型生產方法)必須包含在需求定義中。

需求必須是通用的，并以產生競爭為目的來進行定義;除非出于標準化的目的，否則不得要求任何特定品牌或其他不必要的限制。但是，如果品牌名稱用于定義功能、性能和（或）一致性要求，則只能用于定義所需的產品標準。此外，在使用品牌名稱時，必須同時說明必要的最低要求。最后，規范必須明確邀請同等產品的報價，即滿足類似功能、性能和/或技術標準的產品。如果定義需求時出于標準化的目的規定了某一品牌，則應在招標文件中簡要說明這一需求的理由，以避免供應商對聯合國項目事務署的任何偏見產生負面看法。

在可能的情況下，需求應包括在合同管理階段監控的關鍵績效指標(KPI)(見第13章“合同管理”)。關鍵績效指標和服務水平協議(SLA)是根據商定目標表達和衡量績效的重要工具，尤其建議用于復雜的貨物和服務合同，包括長期協議(見第11.4節“長期協議 (LTA)”)。必須在需求定義階段確定這些關鍵績效指標，將其納入招標文件，然后納入合同，從而在合同管理階段監控關鍵績效指標。

商品和服務的關鍵績效指標示例包括:

a)交付/性能：i.按時交付貨物/服務;ii. 全部交付貨物/服務。

b)質量：iii.交付的貨物/服務質量(符合規格/參考條款(TOR));   iv.處理投訴;v.技術能力;vi.遵守保修條款。

c)溝通：vii.供應商的響應能力(需求、投訴等);viii.正確處理并及時提交文件(報告、發票、裝運單據等)。

d)可持續性：ix.創新;x.成本節約倡議; xi.環境因素;xii.用工因素;

設立關鍵業績指標的最佳做法:

a)在需求定義階段與請購單位一起確定關鍵業績指標;

b)確保關鍵業績指標是 SMART 型的(具體的，可衡量的，可實現的，相關的，階段性的);

c)簽發合同時，確保將關鍵業績指標的目標包含在服務水平協議(SLA)中，將其作為合同的單獨附件。

4.3.3 商品和服務的需求定義

有關貨品或服務的需求，請參閱以下其中一項:

a)技術規范;

b)參考條款(TOR);

c)工作說明(SOW)。以下詳細描述了定義商品或服務需求的各種類型的文檔。

4.3.3.1 技術規范

技術規范主要用于貨物的采購，但也可用于直接的、可計量的服務。規范是對一種材料或產品的技術要求的描述。它們通常指的是對材料或產品的定義需求，但在某些情況下也可能與服務需求相關。規范描述了組織想要購買什么，以及供應商需要提供什么。根據需要，規范說明既可以是簡單的，也可以是復雜的。

規格書是投標邀請書、建議書或報價書的組成部分。

定義需求的三種類型(或這三種類型的組合)可以包括在規范中:I.功能規范，定義貨物/服務需要做什么;II.性能規范，定義產品/服務的產出;III.一致性規范，定義貨物的物理特性和尺寸。

4.3.3.2 參考條款(TOR)

參考條款(TOR)是對服務工作范圍的描述，通常說明要執行的工作、質量和工作的級別、時間線和可交付成果。參考條款(TOR)主要用于定義專家和咨詢服務的性能需求，這些需求很難進行量化，例如，在提供需求的解決方案時，也可以用于定義復雜的貨物需求或貨物與服務的組合。

參考條款(TOR)通常是供應商對任務的第一個和主要介紹。一個沒有任何矛盾的清晰的參考條款將迫使供應商準備一個清晰而詳細的提案。這將導致項目的成功實施，并限制爭議或索賠的風險。參考條款應明確說明采購實體希望實現的可持續性的理想水平。典型的參考條款(TOR)包括以下信息:i.申請服務的背景資料;ii.服務目標及整體影響;iii.預期并明確定義的服務產出;iv.社會和環境要求;v.達到這一產出所需的活動; vi.執行活動所需的投入; vii.可交付成果;viii.時間線。

4.3.3.3 工作說明(SOW)

工作說明(SOW)是工作分配的需求規范，概述了期望承包商執行的特定服務和/或貨物，通常指示服務的類型、水平和質量以及時間計劃。

工作說明(SOW)不能用于基礎設施和工作需求的需求定義。工作說明(SOW)通常包括詳細的需求和定價需求。例如，工作說明(SOW)是硬件或軟件解決方案的優秀工具，在這些解決方案中，服務可以被量化并逐項分解。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

本報擁有此文版權，若需轉載或復制，請注明來源于中國政府采購報，標注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責任。