聯合國《采購指南》6.1修訂版（十六）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（十六）

6.5 招標文件的組成部分

聯合國項目事務署的招標文件為書面文件，由以下部分組成：1.邀請函；2.投標人須知；3.評價標準；4.要求明細表；5.可退還的投標表格或附表；6.契約信息。

雖然招標文件的細節和復雜性可以根據要求的性質和價值而變化，但每個招標都必須包含能讓投標者了解聯合國項目事務署需要并準備有意義報價所需的所有信息和適當的條款。因此，招標文件必須包括與特定采購活動有關的所有信息，并盡可能簡潔。

由于招標過程完成后，不需要引入新的要求，也不能改變現有的要求，關鍵是在現階段提供所有相關信息。

招標文件的各個組成部分應包括以下信息。這些資料要么已經列入聯合國項目事務署的標準模板，要么必須在發出招標文件之前填寫完畢。

6.5.1 邀請函

招標文件的第一頁必須包括邀請供應商提交報價的信函，并包括對具體采購活動的參考(標題和參考號)，以及文件中各章節的清單和發布的證明文件。

6.5.2 投標人須知

“投標人須知”一節包括向投標人解釋招標過程所依據的規定和條款，采購官員不得更改這些條款。下文提供了詳細信息和投標人須知部分中相關條款的指南：

a）招標范圍：采購活動的簡要說明應包括編制響應性和有意義的報價所需的所有信息，并可包括采購活動的背景和采購活動的預期目的。此外，如果招標過程是為了建立長期協議（LTA）或一攬子采購協議（BPA）而進行的，則應在此處進行解釋。

b）明確聯系人：負責招標過程的聯合國項目事務署采購官員的姓名和聯系方式。也可以包括來自采購部門的通用電子郵件地址的詳細信息或在電子采購系統上予以明確的機制 （如果投標是通過電子采購完成的）。

c）修訂：招標文件必須規定，招標文件的任何附加信息、澄清、錯誤更正或修改將在截止期前分發并以書面形式通知投標人，以便投標人采取適當行動。如果招標過程遵循有限競爭原則，將以書面形式通知直接從聯合國項目事務署收到招標文件的所有投標人，如果進一步采取公開競爭，則將修訂稿公布在網上。同樣，必須告知所有供應商具有修改或更正投標書或提案的權利，前提是聯合國項目署在提交截止日期之前收到任何此類修改或更正的書面通知。

d）澄清或招標前會議和現場考察：招標文件必須向供應商傳達有關投標前會議或現場考察的地點、日期和時間的任何信息。此外，必須在招標文件中明確說明必須或可選的出席人，書面告知或電子告知（例如通過Skype）皆可。招標前會議是一個公開討論會，討論潛在供應商的問題。必須準備討論會的會議記錄，并將其附在招標文件之后，通過直接通知出席的供應商并在公開競爭的情況下在線發布，分發給投標人。

關于工程，建議舉行一次投標前會議，明確投標方必須了解的關于聯合國項目事務署工程合同的最相關的各點要求，例如合同中所規定的不同作用和重要階段；必須提供的擔保和保險；以及支付、扣押、索賠和變更的流程。更好地了解聯合國項目事務署的期望和所需的合同管理，這將有助于提高投標質量，并減少可能拖延項目執行的誤解。

總的目標是在采購過程中實現更好的性價比。招標文件應明確說明參加招標前會議或實地考察的費用應由潛在投標人承擔。工程現場考察的必要性應在采購部和項目經理逐案共同討論并達成一致后決定。實地考察使潛在的投標人有機會對要求有更清楚和深入的了解。如果投標人參加投標前會議或現場考察，必須在招標文件中明確說明。

e）招標有效期：必須要求供應商在規定的天數內保持其報價的有效性(對于正式招標方法，通常為60天或90天，對于非正式招標方法，則為30天），但如果采購產品的價格波動很快（例如原材料、石油產品），則可以降低報價，提供評估報價和授予合同的時間。

f）局部投標或標段投標：有關是否接受局部投標的信息（通常在招標文件中分為多個標段）以及是否將發出分割訂單的信息，其必須包含在招標文件中。

如果將要求分為各個部分或標段，招標文件必須說明聯合國項目事務署有權給這樣的供應商授標，即該供應商可對所有部分或標段，或每個部分或每個標段提供最佳報價。

如果預計會出現訂單拆分（將部分項目的合同授予一個以上的供應商），聯合國項目事務署也必須在招標文件中規定在幾個供應商之間拆分合同的權利。

在決定是否拆分合同時，必須將以較低價格購買物品可能節省的費用與聯合國項目事務署訂立若干合同的交易費用以及與合同有關的供應鏈、后勤和擔保問題進行比較。在決定是否拆分合同時，還應考慮到通過向較小的供應商提供準入機會和考慮當地能力發展來增加供應商多樣性的機會。

如果同時在一個或多個招標中投標多個標段，并且單個投標人可能投標多個標段或任務，那么在各個過程之間建立聯系是很重要的。這可以通過以下方式實現：通過將所有任務以多個標段的形式組合在一個標書中；通過發布單獨的投標書，在這種情況下，必須在每個單獨的投標書中說明它與其他投標書有聯系（即在每個投標書中說明，在確定供應商授予多個合同的能力時，資格標準評估將考慮到在其他相關的投標書中已經做出/推薦的授予投標書）。

g）備選投標或報價：備選報價是指不符合投標書的確切要求的報價，或可能通過超過請求的最低性能參數而代表對原始報價的改進，并且由供應商提出，作為滿足最終用戶需求的可選方式。在考慮更具可持續性的選擇時，備選報價可能是一個有用的工具。以下是處理備選報價的不同方法；招標文件必須說明哪種方法適用于具體投標：i.不接受備選報價；ii.接受備選報價。在這種情況下，必須明確如何處理：只有提出了一個相對最低評標價格且實質上符合報價的備選投標，且該備選報價不超過第二低評標價格且實質上符合報價的價格，才可以考慮備選報價；備選報價與其他原始報價同時進行評估即（允許投標人根據要求提供一個以上的技術解決方案—多個報價，每個報價將單獨評估）；不得考慮不符合強制性標準的備選報價。對于招標過程中的服務采購，通常可接受備選報價。

h）投標貨幣：除非與客戶簽訂的項目協議中規定了具體的投標貨幣，否則說明書應說明必須以何種貨幣報價。此外，必須說明合同將以聯合國項目事務署在招標文件中確定的貨幣發布，付款將以合同約定的貨幣進行。如果根據項目協定允許以一種以上的貨幣收到報價，聯合國項目事務署應使用收到報價截止日期適用的聯合國業務匯率將價格換算成單一貨幣。

i）關稅和稅收：聯合國《特權和豁免公約》第二條第7款規定，除其他外，聯合國，包括作為附屬機構的聯合國項目事務署，免征除公用事業服務費以外的一切直接稅，并免征進口物品的海關限制、關稅和類似性質的費用或出口供官方使用。招標文件必須說明，所有投標文件的提交均應扣除任何直接稅和任何其他為評標而應支付的稅費；因此，交付的完稅后交貨（DDP）國際貿易術語解釋通則 （Incoterms）不得用于貨物招標文件（詳見第6.5.3.3節“財務標準”和第13.5.1.1節“稅收”）且法律顧問必須批準此規則的例外。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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