聯合國《采購指南》6.1修訂版（二十一）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（二十一）

6.6.4 招標文件修訂

在提交報價截止日期之前的任何時候，聯合國項目事務署可出于任何原因，無論是主動提出的還是在供應商提出明確要求之后，修改招標文件。標前會議必須通過會議記錄進行記錄，會議記錄隨后成為招標文件的一部分。招標文件的修改必須得到采購授權（PA）人員的批準，如果是正式的招標方法[招標邀請書（ITB）和建議邀請書（RFP）]，則必須在批準前獲得采購審核員的預先批準。修正必須在提交報價截止日期前的合理時間內進行，以便供應商解決其報價的變化。在某些情況下，修正案將成為延長提交期限的理由。應根據具體情況進行評估。為了確保所有供應商都有相同的細節資料，招標文件的修訂必須：a）在有限競爭的情況下，同時以書面形式發送給所有受邀供應商；b）如果是公開競爭，則上傳到聯合國項目事務署網站。對要求做出的實質性變化可能導致重新招標。

6.6.5 招標程序的取消

聯合國項目事務署保留在招標和評估過程中和合同授予前任何時候無追索權取消招標的權利。相關采購授權（PA）人員必須批準所有取消。可能導致取消的條件包括：a）最初招標的理由不再有效；b）要求進行重大修訂；c）最低報價與成本估算之間存在較大差異；d）收到的投標書均未實質性符合要求；e）采購授權（PA）人員為維護聯合國項目事務署的利益而確定的其他理由。如果投標被取消，所有投標人都必須收到書面通知，報價將可供各自的投標人收集，否則聯合國項目事務署將保留在不另行通知投標人的情況下放棄未開封的此類投標的權利。聯合國項目事務署不承擔將投標書退回投標人的任何費用。采購官員必須確保將所有投標保證金退還給投標人。

6.6.6 單一來源直接訂約情形下的要約邀請

如果單一來源采購下的直接訂約符合規定（見第 6.8 節“正式招標方法的例外情況”，第ii至第x段），則根據財務條例和細則（FRR）第118.05（c）條，僅向一家供應商提出報價。

盡管直接訂約方式放棄了競爭過程，但這種方法并沒有減少參與采購過程的人員的責任和義務。在直接訂約方式下，合同仍必須授予實質上符合要求、價格合理的賣方。

仍需采取下列采購行為：（a）編寫需求定義；（b）根據需求定義和聯合國項目事務署合同一般條件，向選定的供應商征求報價；（c）評估報價（見第8.8.4節“審查在直接訂約 或單一來源采購情況下收到的報價”）并在適用的情況下進行談判（見第 8.9 節“談判”）； （d）通過適當的采購授權（PA）人員授予合同，包括采購審核員或合同和財產委員會（CPC）在適用的情況下進行事先審查。

由于直接訂約中不存在競爭關系，因此在請求上述（b）中的報價時，不必使用標準招標文件（RFQ、RFP、ITB），但為了便于評估過程的開展，采購官員可要求供應商提供有關簡化招標文件的信息，或直接通過招標模板中的相關可退回表格/明細表提供信息。當使用電子采購系統進行直接訂約（見第6.10節）時，發布簡化招標文件是指在系統內使用“報價邀請書（RFQ）”招標流程，并在必要時進一步簡化。

6.6.7 針對長期協議的要約邀請

如果聯合國項目事務署（見第11.4節“長期協議（LTA）”）或其他聯合國實體（見第14.1.3節“聯合國實體長期協議”）就特定情況下所需的貨物或服務訂立了長期協議（LTA），則應根據長期協議的設置（見第11.4.2 節“長期協議的類別”）向供應商征求報價，例如：無二次招標的單一供應商長期協議或多供應商長期協議。采購官員可以直接聯系長期協議持有人，根據長期協議的價格和其他條款和條件，確認其對這一具體要求的報價。或者，如果條款和條件明確，則可以直接發出框架采購訂單（見第 11.4.6 節“針對長期協議的框架采購訂單”）。具有二次招標的多供應商長期協議。二次招標對招標的重要考慮對于等于或高于5000美元的所有二次招標活動，必須使用報價邀請書（RFQ）模板（可以是貨物和服務標準報價邀請書（RFQ）模板的簡化版本）；項目說明應包括長期協議中包含的項目參考；二次招標產生的報價不需要提交安全的電子郵件/傳真號碼或密封信封，無論其價值如何，除非采購當局決定；文件中應包括一份由相關采購授權（PA）人員簽署的說明，證明最終選擇決定的合理性，以記錄對最終框架采購訂單的批準。長期協議只能用于訂購長期協議中指定的商品或服務。如果需要該供應商提供其他貨物或服務，則必須遵循其他招標方法。

6.7 與供應商的溝通

在投標期內，潛在供應商與聯合國項目事務署之間不允許就招標文件或提案的內容進行任何交流，除非采用下述處理查詢的方法。對供應商的疑問或不明，必須通過書面信函和（或）標前會議處理，隨后向所有潛在投標人提供書面會議記錄。要求對招標文件做出明確響應的供應商必須以書面形式向聯合國項目事務署提出詢問。聯合國項目事務署將編寫和發送對這些詢問的書面答復，并同時將所有答復連同詢問的文本通知所有供應商，而不提及詢問的來源。對技術上復雜的收購，聯合國項目事務署與供應商之間可以在發布書面澄清之外，或沒有發出書面澄清的情況下舉行標前會議。這種會議可以是面對面的會議或遠程會議，也可以是現場會面考察。在進行標前會議或現場檢查時，必須遵守以下指示：a）必須在招標文件中說明會議和/或現場視察的時間，以便所有供應商有足夠的時間對出席會議和/或現場考察做出安排； b）投標前的會議或現場考察為非強制性，除非有充分的理由說明必須這樣做（在這種情況下，必須在招標文件中明確規定）。如果此類標前會議或現場檢查不是強制性的，則投標人不參加標前會議或現場考察不會導致最終拒絕投標。如果必須參加標前會議或現場考察，必須注意要求以非歧視性的方式參加標前會議或現場檢查； c）選擇參加標前會議或現場考察的代表應提供代表潛在投標人的合理證據，如名片、授權書等；d）聯合國項目事務署官員將編制參加標前會議或現場考察的代表名單，并在名單上簽名，或通過 Skype等方式記錄其出席情況。清單中還應包括代表姓名和相應的投標人姓名。所有參加者如親自出席，必須在名單上簽名并注明日期和時間；e）應介紹參會的聯合國項目事務署人員、客戶（捐助者）的觀察員和出席的投標人代表；f）關于投標書的提交，應提醒供應商代表注意以下重要事項：在其投標書中提供隨后評標期間聯系人的詳細聯系方式，如姓名、電子郵件地址和電話號碼；認真審查投標要求；盡早說明招標文件中是否有似乎不合理的要求（例如規范），以便聯合國項目事務署能夠及時回復客戶，并要求在合理的情況下發布修正案；經常檢查是否存在修改情況，以避免對可能導致投標被拒絕的錯誤規范、錯誤數量等報價；聯合國項目事務署人員還應在標前會議上向與會者強調投標人通常犯的錯誤類型，并就有效投標提供其他建議。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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