把“精細、極致、專業、滿意”理念落到實處

【實務探討】

把“精細、極致、專業、滿意”理念落到實處

——一個來自多品種“三跨”項目的采購體驗

■ 秦志龍

筆者最近遇到一個具有挑戰性的項目，認為很有必要與各位同行探討和分享。某區機關事務管理局因預算批復及采購平臺技術限制等原因，特委托上海市政府采購中心（以下簡稱“中心”）進行集中采購，本項目不僅采購內容繁雜、服務內容多樣，而且屬于突破行政級次、地區和部門（簡稱“三跨”）的集中采購項目。

需求溝通

筆者以為，一份合適的采購需求是招標成功的第一步，也是非常關鍵的一步。采購需求一般分為技術、商務兩個部分并分別進行闡述，技術要求是指對采購標的功能和質量的要求，包括性能、材料、結構、外觀、安全，或者服務內容和標準等。商務要求是指取得采購標的時間、地點、財務和服務的要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（范圍）、付款條件（進度和方式）、包裝和運輸、售后服務以及保險等。

筆者上述提及的項目預算為3280萬元，包含了綜合物業、餐飲管理、設備管理、房屋修繕、會務禮儀、保安、保潔、綠化等服務內容，且具有地域廣泛、服務要求復雜等特點。由于預算及采購平臺技術限制等因素，該項目必須合成一個項目一次招標，本次招標中的很多內容不屬于集中采購范圍，中心經辦人對此了解甚少。因此，本次采購需求的溝通變得尤為重要。

在進行需求溝通時，中心經辦人員著重從以下幾個方面開展了相關工作：首先重點向采購人介紹《政府購買服務管理辦法》（財政部令第102號）和《政府采購需求管理辦法》（財庫〔2021〕22號），明確哪些是必須的？哪些是可選的？又有哪些是屬于禁止性、限制性要求？既讓采購人心中有數、又便于日后的正式溝通，也就是說，讓采購人明白，許多要求不能提是因為法規限制，而非中心經辦人員故意刁難。

其次，根據采購內容，經辦人員分別對每項采購需求進行了認真、細致地討論，尤其對采購需求和采購實施計劃的合法性、合規性、合理性展開了充分的溝通。

最后，中心經辦人員對采購人提出的最低限價要求進行了解釋和說明，告知財政部有明確要求，對政府采購項目只能提出最高限價要求而不得設置最低限價。采購人認為，其在申請預算時，對每項服務需要投入的人力是進行過認真測算的，而招標時不允許設置最低限價，勢必會造成偏離預算較多的報價投標人縮減人員投入。

綜上，筆者以為，采購人的擔心不無道理，因為對服務類項目而言，人力資源的投入是保證服務質量的關鍵，而國家對勞動者的勞動報酬是有最低工資標準要求的。這是一個兩難選擇，但我們必須遵守法律法規，期望各投標人也能遵守法律法規，誠信報價、公平競爭。

項目策劃

項目策劃的重要性是毋容置疑的，其所要花費的精力也是頗多的。除了需要確定常規的供應商資格條件、評審規則等，還要充分考慮落實支持創新、綠色發展、中小企業發展等政府采購政策功能以及合同管理安排，包括合同類型、定價方式、合同文本的主要條款、履約驗收方案、風險管控措施等。

基于本項目的復雜程度，我們還要考慮的是如何按照服務內容、范圍、地域的不同進行合理分包（當然，最理想、最簡單的做法是分成多個項目，但由于多種因素制約，只能放在一個項目中一次招標），與采購人進行了充分溝通，并綜合考慮需求與采購平臺之間的現實可能性，最后，中心將本項目分成了8個包件。項目策劃的難點在于要設計一個既符合法規要求又滿足采購人要求的評審規劃和評分標準，對本項目而言，除了要考慮評審因素應當按照采購需求、實現項目目標相關的其他因素以及設定客觀、量化的評審因素、分值和權重外，還要考慮各包件的特點，既要考慮通用因素又要考慮個性要求。

雖然在需求溝通時已經對需求的合法性、合規性、合理性進行了討論，但在項目策劃過程中，仍然需要對招標文件進行非歧視性、競爭性、采購政策、履約風險等的再一次審查，確保招標文件的合法性、合規性、完整性。

評標準備

行百里者半九十，評標過程的結束意味著招標過程的“收官”，其重要性不言自明。在該項目中，首先，中心經辦人員會同采購人進行資格審查和認真、細致的匯標工作，并在匯標時嚴格遵守只客觀摘錄、不主觀評價的基本原則，最終除了匯總出一份商務要求對照表外，還整理了一份技術匯總導讀表，客觀摘錄投標人所響應的技術要點、所在頁碼等信息供專家參考，為節約評標時間、提高評標質量做必要的技術儲備。

其次，中心經辦人員科學、合理地安排了評標時間，由于項目復雜、包件多，原計劃要封閉2天，但又基于諸多客觀條件的限制，最終決定安排在1天內完成，并在申請專家時，就明確告知專家參與本項目評標時需要晚上加班，請專家做好準備。

最后，當然是要嚴格執行評標程序和評標紀律，例如，到了晚上，有專家就提出能否使用手機給家里報個平安？對此，中心的答案是當然不能。又有專家提出：“這個項目這么復雜，我們評得這么辛苦，是否可以增加評標費？”對此，中心的回答是，會按評標時間，按評標費支付標準支付。諸如此類，不一而足。

難點分析

本項目的難點除了項目復雜、內容繁雜以外，還受制于采購平臺技術，這對采購機構和經辦人員來講都是一個挑戰。對此，筆者進行了總結，該項目主要存在以下幾個難點：第一，既要考慮普遍性又要考慮特殊性，例如資格條件的設置，有些包件需要面向中小企業采購，有些包件又需要面向所有企業采購，且由于采購平臺技術限制（不能按包件分別確定的企業屬性進行價格分自動計算），對小微企業的價格評審優惠必須進行人工調整，不僅工作量大，還容易出錯。第二，評審因素的設置更為復雜，因為采購平臺不支持對每個包分別設置評審因素，所以只能對一些個性化內容相對集中在某些評審因素下的，分別進行文字描述，換言之，就是在招標文件中對其分別進行完整描述，再在采購平臺中進行統一處理。對共性內容也進行集中處理，既要滿足采購平臺技術限制，又要滿足評審因素必須與采購需求相對應的原則。第三，對房屋修繕、會務禮儀等不屬于集中采購目錄的內容，且經辦人員不熟悉、以前也沒有接觸過的內容，中心工作人員只能邊學習、邊摸索，從而更好地完成采購任務。

感悟

本項目能按計劃保質保量圓滿完成，除了秉持“精細、極致、專業、滿意”的服務理念外，更離不開采購人和中心雙方領導的重視、監管部門的支持以及經辦人員的配合和努力。

一是領導重視。在項目正式委托之前，雙方領導即就本項目的采購進行了充分的溝通，確定了委托的前提條件（因為是“三跨”項目，采購平臺的技術限制使委托存在一定的困難）、需要解決的各類問題，例如實施計劃、需求準備、人員對接等，并對采購過程有可能會發生的問題做了預判，也制定了必要的應對措施等預案。

二是監管部門的支持。在項目正式委托前，雙方監管部門就如何委托、怎么操作等問題進行了商討和研究，完成了平臺委托以及預算細分等內容。雙方監管部門的大力支持，為本項目能夠順利實施提供了必要的條件保證。

三是經辦人員的配合和努力。無論是需求溝通、項目策劃還是評標準備等各個環節，雙方經辦人員始終保持密切聯系、全力配合、努力工作，發現問題及時匯報、處理、解決。雙方之間的充分理解也是本項目能得以順利、圓滿、快速完成的重要保證，“理解萬歲”絕不僅僅是一句口號。

（作者單位：上海市政府采購中心）

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