聯合國《采購指南》6.1修訂版（三十四）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（三十四）

9.5 編制投標文件供評審和授標

應通過在線合同和財產委員會系統以適當的形式向每個合同和財產委員會提交投標文件，包括所需的附件。請謹慎在線填寫提交投標文件表格，確保投標文件是獨立的，不得包含矛盾的信息。如果投標文件不完整，合同和財產委員會可在審查前予以退回。

聯合國項目事務署的任何人員均可為提交官員（SO）。由誰提交投標文件并沒有限制規定。提交官員對其提交的投標文件負有全部責任。提交官員可在投標文件中指定另一名同事擔任聯絡人，合同和財產委員會可將關于投標文件的質詢發送給該聯絡人。通過此等的指定，提交官員授權聯絡人代表其發言。提交官員應確保任何聯絡人了解提交投標文件及其背景情況。提交官員應盡其最大努力或確保聯絡人（如果有人提名）在合同和財產委員會會議期間以及（必要時）在會議之后的一段時間內對合同和財產委員會可能提出的關于提交文件的任何問題作出答復。

投標文件未經采購審查員預先批準的，將不予接受審查（見第2.6條）。預先核準的目的是確保投標文件清楚、完整，不包含任何明顯的錯誤或任何相互矛盾的信息。這是采購審查員向提交官員提供的技術援助。鼓勵采購審查員就任何可能涉及的流程問題向審批機關提出意見，以便合同和財產委員會進行審查。盡管各投標文件都經過預先核準和核準，但提交官員對其投標文件負有全部責任。

9.6 合同和財產委員會的建議和決定

合同和財產委員會的建議由出席會議的成員以協商一致或簡單多數票做出。如果票數均等，主席應投出決定性一票。如欲了解更多有關合同和財產委員會運作程序的具體情況，請參閱OI合同和財產委員會的投標文件和審查，以及“OI 合同和財產委員會成員和職責”。

合同和財產委員會會議紀要、行政首席采購關和區域總監的決定發布在合同和財產委員會總部的內網上。

9.7 緊急情況和突發事件

要求合同和財產委員會按照《緊急采購程序》（EPP）的要求加快審查的規定詳見第15.4條。

9.8 回溯和追溯

聯合國項目事務署財務條例和細則要求在其簽訂的任何承諾之前進行授標，例如在簽訂服務合同之前，對設備發出訂單等。在授予合同之前，如果聯合國項目事務署作出承諾，或事實上存在承諾的，則視為發生了回溯或追溯情況。合同的回溯（追溯）批準并非采購流程，而是行政程序，允許對不完全按照上述審查和授標程序的行動進行審查和可能的批準。

回溯情況：未經適當授標而已提供服務并收到貨物，且在某些情況下，已向供應商支付了一筆或多筆款項；追溯情況：未經適當授標而貨物已被訂購或已開始提供服務，但貨物尚未交付，也尚未提供服務。在某些情況下，已經提交了發票。

在合同雙方確定聯合國項目事務署與實體之間的合同義務之前，聯合國項目事務署財務條例和細則要求不得啟動服務或工程，也不得訂購貨物。除價值低于2500美元的采購活動不需要簽訂合同外，必須盡力避免在訂立合同之前開始啟動服務或工程并訂購貨物的情況。

如果發生回溯（追溯）的情況，則必須獲得PA的付款和/或合同批準，PA對回溯和追溯情況的權限包括所涉及的貨幣價值，如果需要，合同和財產委員會根據門限值進行事先審查。

在回溯（追溯）審查中發現的采購流程中的任何違規行為均可能導致遭受第1.5條“道德標準”中規定的紀律處分。

根據現有預算中是否包含了采購活動，存在兩種不同的情況：受審查的采購活動已在預算中得到充分考慮，但未遵守有關預留資金和訂立適當合同的程序。在這種情況下，必須遵循回溯（追溯）案例指示中規定的一般程序；（見AI/FPG/2012/01關于“預先融資”的規定）；與受審查采購活動有關的支出超過核準預算中規定的數額。在這種情況下，應與資金來源方就資金問題進行磋商，之后方才開展任何訴訟/作出任何決定。除一般程序外，還應當遵守由于資金不足而進行回溯審查的程序。

聯合國項目事務署所有人員都應盡一切努力避免回溯或追溯案件的發生。如若確實發生此類案件，則在支付相關款項之前，需要獲得PA的特別批準，或者如果已經實際付款的，此等支付需要由聯合國項目事務署依據適當的預算范圍認定為合法的費用。必須理解的是，PA的批準不構成、也不得視為對未按照財務條例細則和公認采購程序及時采取適當行動的許可。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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