檔案管理要全而細

張民珍

【案例回放】

某項目采購結果公示后，受到供應商的質疑，在復核采購有關情況時，發現采購活動記錄不夠完整，采購資料未能及時歸檔，導致質疑處理缺乏有力證據，采購中心花費了大量時間收集相關采購資料，險些造成法定時間無法回復的后果。

【案例分析】

本案中，因為采購資料歸檔不夠及時、齊全，個別關鍵證據險些遺失，明顯增加了采購質疑處理的困難，為采購工作的開展帶來了極大的風險。政府采購檔案是政府采購活動的真實記錄。如果項目經辦人平時不及時收集整理，工作忙，項目多，資料就可能會張冠李戴，前后資料混在一起，更有甚者文件資料散失，導致政府采購資料不完整，人為降低了政府采購檔案的質量。

《政府采購法》第42條對采購檔案的內容做出了明確規定：“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他有關文件、資料。采購活動記錄至少應當包括下列內容：（一）采購項目類別、名稱；（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；（五）評標標準及確定中標人的原因；（六）廢標的原因；（七）采用招標以外采購方式的相應記載。”

因此，整理政府采購檔案，只收集整理預算、招標文件、投標文件、定標文件、合同文本等采購文件是不夠全面的，不僅要收集中標人的投標文件，也要收集未能中標的所有參加投標供應商的投標文件，如收集不全，或有的沒有入檔，等用到時才發現沒有收集，往往追悔莫及。

【案例思考】

如何規范檔案管理工作？筆者認為應從以下方面著手：

第一，領會和掌握政府采購檔案整理的正確方法。

一是各盡其責，及時收集。政府采購資料要從源頭抓起，項目經辦人在做好項目的同時要注意收集本項目招標活動的一切資料。如委托單、采購工作方案、招標公告、招標文件、投標文件等采購文件的收集，使本項目在采購活動期間，都能夠按照《政府采購法》和本地政府采購檔案管理辦法的要求收集政府采購文件資料及相關的活動記錄。做到本項目活動進行到哪兒，項目檔案就及時收集到哪兒，保證采購文件的原始資料收集無誤。

二是明確時限，及時送交檔案資料。項目經辦人在采購活動結束以后在規定的時間內要將收集好的采購文件資料，及時送交給政府采購檔案的監管員，監管員在收到資料時要檢查和收集簽訂的合同 。

三是明確要求，及時整理政府采購檔案。政府采購檔案的專管員在接受監管員移交的歸檔資料時應逐件針對以下情況進行檢查：同一事由的文件是否辦理完畢,是否收集在一起,是否是生效文件；采購文件材料是否齊全完整，有無缺頁少項，有無使用圓珠筆、純藍墨水鋼筆等易褪色筆等；歸檔的采購項目文件，是否符合本次采購形成規律和特點等。然后進行登記，及時進行條理化的分類、排列、編目、裝訂，使政府采購項目檔案由零亂到系統、由粗放到精細。

四是健全流程，明確手續，及時移交政府采購檔案。即采購文件整理完畢，移交至檔案室統一保管時，雙方應明確手續。具體操作方法是整理人應預先制作采購檔案移交表（一式兩份），雙方清點移交后簽名蓋章，各自保存一份。

第二，要大力宣傳采購檔案管理的重要性。搞好政府采購檔案工作，需要加強對《檔案法》及《政府采購法》有關規定的宣傳，提高政府采購部門的檔案意識和法制觀念，創造一個良好的政府采購檔案工作的外部環境，形成自覺依法加強檔案管理、主動為社會經濟服務的工作秩序。

第三，檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、整理、保管，而且還要學會分類登記、文字說明、檔案排列上架。

第四，要建立健全各項檔案管理制度，并將內部工作崗位制固定下來。

一是要明確職責與分工。采購業務部門負責在政府采購項目執行過程中認真收集并妥善保管采購文件和記錄；檔案部門人員負責檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作，并負責定期制作項目歸檔情況明細表；項目的采購文件及記錄未移交前，由項目負責人和經辦人員對項目資料的真實性、完整性、有效性負責并妥善保管，移交后由檔案人員負責。

二是嚴格管理借閱制度。因工作需要確需借閱政府采購項目檔案的，應辦理借閱手續，經有權人審批同意后，方可借閱。借閱人借閱應規定一定的時限，借閱期間，借閱人對所借檔案的真實性、完整性負責，防止涂畫、拆封、調換、遺失、損壞等情況的發生。

三是明確歸檔要求。檔案歸檔應注意保證貯存場所的清潔衛生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作；應按照歸檔內容要求負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項目檔案的標識清晰有效；檔案應按照年度編號順序進行組卷，卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。

四是要嚴格控制銷毀程序。檔案經辦人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見并提出申請，經科室領導審核同意后，上報給中心領導批準。（作者單位：江蘇省政府采購中心）