博物館政府采購應加強內控管理

【探討與爭鳴】

博物館政府采購應加強內控管理

■ 丁雪苗

博物館的資金來源主要以財政撥款為主。博物館如何合理合規地使用財政資金，保障博物館的場館建設，開展文物征集和保管，進行歷史研究、文化傳播和社會教育等，對新時代文博事業的發展具有重要意義。本文通過研究博物館的政府采購事項，分析其現狀和風險，探討解決對策，為進一步規范博物館政府采購和內控管理提供參考。

博物館開展政府采購工作現狀

在博物館政府采購中，數額標準以上的項目需要進行公開招標。對于新開辦的博物館來說，其進行公開招標的情況較多，因為需要采購一批新設備、新家具，而這些往往數量較多、金額較高，按照政府采購法規定需要公開招標。對于正常運轉的博物館來說，其日常采購的數額不高，為節省時間和精力，一般通過市場調查詢價、咨詢同類博物館的供應商服務情況后，再通過邀請招標、競爭性談判等方式進行采購，在確保程序合規的同時，還能選到合適的供應商。

以博物館物業服務項目為例，由于財政預算采用零基預算方法，因此，博物館物業服務項目需每年招標。從檢票、保安到引導員等物業人員均需經過培訓，滿足博物館要求后才能上崗。考慮到博物館和物業人員之間需要一定的磨合期，若第一家物業公司服務很好，博物館一般希望可以持續合作，而非每年更換物業人員。同時，博物館多為考古、歷史等專業人才，多數對政府采購法律法規不太熟悉，盡管每年在政府采購上花費時間較多，但結果不盡如人意。因此，博物館在符合規定的前提下，往往優先選擇邀請招標。

此外，文物征集、文物復仿制、展覽展板設計和制作等項目具有極強的專業性，尤其是文物征集工作，因其獨特的歷史文化價值、藝術價值和收藏價值，屬于賣方市場，所需費用較難提前進行量化計算。

例如，文物征集所需的項目經費，在申報預算時需要進行事前評審。因此，博物館需要提前半年就確定待征集的文物及其所需經費。在此期間，文物價格受市場的影響很可能發生變化，也可能被賣家出售給其他收藏者，致使博物館錯失征集良機。對于具有唯一性的擬征集文物，屬單一來源，無法進行三方比價，其歷史文化價值、科學藝術價值及其真偽需要邀請文物專家進行鑒定，由專家出具鑒定意見，給定估價上限后，再由館方根據專家所提意見與賣方進行溝通，而在此期間，仍有可能發生文物被其他收藏者成交的情況。同時，賣方如果對專家給定的估價不認同，亦會導致博物館被迫中止征集工作。而對于不具有唯一性的待征集文物，經專家鑒定評估后，可通過競爭性談判方式采購征集。

博物館政府采購中的內控風險

一是采購部門獨立性不強。當前，各類博物館在部門設置時，很少會專門設立采購部門，而是在財務部門內部設采購崗。一些中小型博物館受限于崗位編制數量，還存在著將財務崗位設置于綜合辦公室內，采購人員兼任內審等情況。受人力和權力制約，采購人員無法全面鋪開政府采購工作，對博物館采購工作造成一定的影響。

二是采購人員的專業性有待提高。博物館政府采購業務具有較強的專業性，采購人員不僅要熟練掌握政府采購法律法規，還要對文物征集和展覽項目的特殊性具有一定了解。如果其簡單套用政策，易出現為符合內控規定而影響項目執行，或為保證項目執行而不符合內控規定的情形。博物館作為傳承和弘揚中華民族歷史文化的重要陣地，其工作的開展更加偏向于歷史研究、文物保護和社會教育方面，組織業務培訓和發展渠道也側重于文博方向。除上級部門組織的技能培訓外，博物館對內很少涉及采購、內審等內部控制關鍵崗位的專業技能培訓，使得相關工作人員缺少發展渠道，以及學習的積極性。

三是博物館政府采購預算計劃缺乏遠瞻性。博物館易產生臨時采購計劃，從而影響政府采購預算的規范性和約束性。各類博物館的政府采購預算申報時間和采購執行時間相差近半年，在實際支付時難以完全按預算執行。博物館一般在10月左右申報下一年度預算，其流程為“提出年度項目和金額需求—預算評審—財政審核后下撥資金”。在實際執行時，可能因為市場變化或實際工作情況變化，導致預算申報時所確定的內容和形式已不再適用。如果嚴格按預算申報內容，則采購項目無法執行下去，影響財政資金使用效益。如果不按預算執行，則影響預算的約束性和規范性。

四是對供應商的管理流于形式。為保證項目價格的公允性，需通過競爭性談判等方式確定供應商，而博物館的采購項目專業性強，市場上能滿足需求的供應商數量較少。一些大型供應商在文博行業內形成了一定程度的壟斷，如果長期存在這種情況，容易讓供應商懈怠，進而影響采購項目的執行，財政資金也不能發揮出最佳效果。

對博物館內部控制的建議

一是要重視采購業務和人才培養。一方面，采購人員應發揮主觀能動性，努力提高自身專業素養，積極參加政府采購知識的相關培訓，及時學習新的政策法規，鞏固專業知識，同時，要積極了解博物館方面的業務知識。另一方面，博物館應按內控要求設置崗位，避免內控部門人員短缺，重視內控關鍵崗位工作人員的培養，為其提供合理的晉升空間和激勵機制，提高其工作積極性。

二是要提前部署，優化政府采購預算計劃。一方面，博物館要高瞻遠矚，科學設計，參考往年和其他單位的預算，結合本館下一年度工作實際，按季度或月度細化采購計劃，提高預算的科學性和可執行性。另一方面，要嚴格控制預算調整。確有原因申請調整的，申請人應提交書面說明，細述調整原因、方案，以及調整后可能造成的影響。

三是要根據博物館實際情況，規范文物征集等特殊項目的采購工作。采購人員要與采購需求部門加強溝通，定期交流各自工作原則和工作執行中的重點、難點，在遵守法律法規的基礎上，進一步細化部門規章制度和內控制度，保證內部控制的有效運作，促進博物館業務工作的有序開展。針對文物征集這一特殊采購項目工作，可邀請館內外專家和博物館內控人員，組成文物專家委員會，針對文物征集、驗收、管理等工作，科學設計方案，總結實際過程中行之有效的經驗方法，完善內控制度，形成長效機制。

綜上所述，博物館的政府采購有其特殊性，應以政府采購法為準繩，根據場館實際工作情況，不斷健全完善內控制度，更好地為提升人民精神文化生活品質服務。

（作者單位：中國共產黨早期北京革命活動紀念館）

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