聯合國眼中的電子采購

【聚焦聯合國采購】

聯合國眼中的電子采購

《聯合國采購術語表》將電子采購定義為：“為在采購流程中縮短周期、降低交易成本，而以電子方式（通常是在互聯網上）進行的采購活動?！钡珡母鼜V泛的意義上來說，電子采購涉及支持作戰、戰術和戰略采購的電子數據傳輸。因此，電子采購比其術語本身存在的時間要長得多。

電子采購這一術語最初是在20世紀90年代互聯網建立后開始使用的。從20世紀60年代到90年代中期，電子采購主要采用電子數據交換（Electronic Data Interchange）的形式。如今，電子采購通常由基于網絡的互聯網技術支持，并且變得越來越普遍。

《聯合國采購從業人員手冊》指出，電子采購可以提高招標流程的公平性、透明度和可追溯性，從而避免出現禁止行為（如腐敗、欺詐、脅迫、串通、阻撓等行為）。同時，電子采購減少了采購流程中人與人之間的互動，從而降低了出現禁止行為的概率。此外，電子采購可以為供應商提供更廣泛的市場準入機會，方便供應商參與競爭。無紙化的電子采購流程還有助于緩解資源浪費，減少上游產業碳排放。值得注意的是，在使用電子采購工具時也要將其面臨的挑戰考慮在內。例如，供應商可能面臨基礎設施不足、技術缺陷等問題，導致其市場準入受到限制；有些電子采購系統可能成本太高，最終變相由供應商承擔；一些復雜的軟件接口給電子采購平臺的運行造成阻礙等。

因此，聯合國認為，履行采購職能的人員有必要了解不同的電子采購概念、工具及其應用，為電子采購的開發、使用、評估和完善提供具有針對性的意見，從而提高采購效率和成效。同時，聯合國還強調，電子采購在不斷地發展和演變，從以電子方式發布招標書并以電子郵件接收標書，到全面集成的電子采購系統，其所包含和代表的范圍變得更加廣泛。為此，各組織在考慮引入下文介紹的工具（或任何其他可用于支持采購流程的電子工具）時，應確保其采購框架能夠滿足工具實施需要，特別是在引入更先進的工具（如電子逆向拍賣、動態采購系統）時，應在推出和實施該工具之前進行相應的政策修訂。

——傳統的電子采購工具。

傳統的電子采購工具包括電子郵件、萬維網（World Wide Web）、互聯網工具和平臺（如聯合國全球市場和聯合國各組織的網站）。事實證明，通過電子郵件接收標書是電子采購管理流程的良好開端，越來越多的聯合國組織從接收紙質或傳真形式的標書，轉向接受投標人提交電子材料。聯合國認為，若選擇發送電子郵件來提交投標材料，采購組織必須設置專用的電子郵箱地址，并在招標文件中明確規定，發送到任何其他電子郵箱的標書都將被拒收。此外，電子郵箱地址必須加以保護，以確保電子郵件在開標前保持未打開狀態。在理想情況下，不直接參與采購流程且獲得適當授權的人才能打開上述電子郵件。

——托管或基于云的企業資源計劃系統（Enterprise Resource Planning Systems）。

企業資源計劃系統是一種信息管理系統，集成并自動與相關公司或組織的實踐做法、工作流程進行關聯，為其處理物流、配送、庫存、運輸、開發票、核算等事宜。通常來講，企業資源計劃系統包括從采購到付款的全流程，而該流程一般涵蓋從申購到批準采購訂單的工作流程和批準流程，并以支付發票款項為結束點，即涵蓋交易的整個生命周期。

——電子逆向拍賣（eReverse Auction）。

電子逆向拍賣是一種獨立的采購工具，通過在線實時交易系統鼓勵投標人之間開展競爭。通常在很短的特定時間內，投標人可在該電子系統中提交電子標書，并自動與其他投標人競標。在電子逆向拍賣系統內，投標人對服務或工程項目進行報價，其所提交的價格（或價值）以電子方式呈現，且所有參與投標的投標人都可以看到。為了避免串標，電子逆向拍賣投標流程的最后部分有時可能不會公開。這意味著投標人在提交其最終報價時并不知道自己的投標排名或投標流程中其他投標人的排名。在投標人網上連續降低報價后，采購組織可根據成本、質量、可持續性和風險因素選擇最佳標的。聯合國組織通常利用電子逆向拍賣為其總部、區域辦事處或地方項目采購商品、標準化服務或小型工程。

——電子目錄（eCatalogue）。

電子目錄是在供應商資格審查圓滿結束后組織和發布招標的電子工具，還用于向采購組織展示產品、服務或工程，并附帶預期采購的明確細節。通常來說，產品技術規格和電子目錄格式由采購組織通過標準化的模板確定，以便對不同產品進行評估。在電子目錄工具下，采購組織可訪問供應商提供的項目列表以及支持信息，并通過直接訂購或詢價的方式進行采購。此時，電子采購流程還可能涉及下訂單、檢查訂單、指定運輸規格、開發票、申請付款、監督批準等步驟。家具、復印設備、培訓和教育服務以及辦公室清潔服務是聯合國采用電子目錄方式進行采購的常見品目。

——動態采購系統（Dynamic Purchasing System）。

動態采購系統是一種有助于采購組織在較長時間內以電子方式采購貨物、服務或工程的工具。動態采購系統超越了長期協議或框架合同的限制，意味著市場節奏加快，供應商來去自如，可能會導致價格產生波動。聯合國認為，動態采購系統有助于聯合國組織在任何時間點都能采購到市場上最具性價比的標的。在此系統中，采購組織將發布招標通知，具體說明采購的類型、數量、技術要求、行政管理要求、預期技術、資格審查條件以及與采購有關的其他要求。在采購組織確定其要求后，潛在投標人可以隨時參加電子招標競爭，且該電子流程在規定的有效期內始終保持開放。此外，通過動態采購系統采購成功的案例常見于與藥品采購相關的衛生部門。

——企業對企業（Business to Business）。

聯合國認為，隨著技術的進步和購買行為的變化，電子采購的發展戰略可以著眼于未來，接納企業對企業平臺和企業對消費者（Business to Consumer）平臺，并利用社交媒體。在企業對企業平臺上，電子采購系統可以與亞馬遜、阿里巴巴等網站進行整合，解決供應鏈速度問題，涵蓋申購、訂單處理、上游供應商選擇、合同簽訂、交付模塊等環節。傳統的電子采購門戶網站也可以與這些企業對企業平臺進行整合，從而提高采購速度，擴大選擇范圍。就社交媒體而言，消費者行為被證明是一股買方即時反饋（在線評估）的力量。對于私人或公共組織來說，無論是針對新老供應商的可信度背景調查，還是持續的績效監督和反饋信息收集，如今的社交媒體可以為買方提供更準確的實時評估信息，以便其作出決策。

（編譯/張舒慧）

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