聯(lián)合國如何進行變更管理

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聯(lián)合國如何進行變更管理

聯(lián)合國認為，變更管理是避免不必要的變更并將必要的變更納入合同的過程。有效控制變更需要建立變更合同的正式程序，并限制有權(quán)進行變更的人數(shù)。聯(lián)合國主要從合同文書的修改、文件要求、財務(wù)變更、延遲和變更等方面進行變更管理。

——合同文書的修改。

合同文書的修改（也稱為合同修訂）是對原始條款和條件變更的書面記錄。執(zhí)行修改是為了反映對原始要求的更改，反映績效問題的解決或遵循正式的管理注意事項。

出于各種原因，聯(lián)合國組織或供應(yīng)商可能希望修訂合同。需要注意的是，并非所有的修訂都會導(dǎo)致合同價值增加或減少，但如果合同的任何條款發(fā)生了變化，仍然需要書面修訂。例如，修改工程聲明可能不會產(chǎn)生財務(wù)影響，但需要記錄在案，以確保其被視為合同項下的正式義務(wù)。

如果一項修訂增加了合同的價值，那么在簽署修訂之前，可能首先需要得到組織合同審查委員會的批準。對于何時需要審查合同價值的增加，各聯(lián)合國組織可能有不同的規(guī)定。在某些情況下，是在價值增加超過一定百分比時進行審查。

當(dāng)聯(lián)合國組織收到供應(yīng)商修改合同的申請時，應(yīng)審查該申請并分析其對完工進度、價格、數(shù)量和質(zhì)量的影響，還應(yīng)與申購人或終端用戶就申請的所有方面進行協(xié)商，并確定是否最好通過現(xiàn)有合同執(zhí)行請求，或者如果需要對范圍進行重大修改，是否要通過新的采購來執(zhí)行。

合同修訂涵蓋以下事項：合同完成時間延長、規(guī)范變更、價格變更、關(guān)鍵人員的變動、管理變更（如變更名稱、法律地位、地址等）。

只有經(jīng)授權(quán)的聯(lián)合國工作人員才能正式更改合同。以推定變更或未經(jīng)授權(quán)的承諾的形式進行的非官方變更，可能不利于聯(lián)合國組織的采購流程順利開展。

此外，聯(lián)合國規(guī)定，當(dāng)需要更改采購項目的價格、類型或數(shù)量時，申購人需要提供申購單修訂。申購人還應(yīng)酌情提供補充文件，以支持修訂。

——文件要求。

支持合同修改的文件包括：修訂產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格、工程聲明、服務(wù)任務(wù)書；需要進行修改的理由；涵蓋供應(yīng)商迄今為止的績效評估報告；修訂后的成本估算，考慮了產(chǎn)品或服務(wù)的增加和減少，以及修改產(chǎn)生的相關(guān)成本；聲明修改在當(dāng)前支出審批人支出權(quán)力范圍內(nèi)，或完全批準增加在當(dāng)前支出審批人支出權(quán)力范圍內(nèi)，以涵蓋當(dāng)前支出審批人支出權(quán)力范圍外的任何費用；申購單編號；初始申購單的批準日期；修訂的簡要說明。

聯(lián)合國認為，合同修改的良好做法是：通過參考原始合同的條款及其修訂，使用標(biāo)準格式的合同修訂來引入對原始合同的更改以及任何先前的修訂。在任何情況下，不得通過更正或刪除原始合同文件來執(zhí)行合同修改。同時，應(yīng)始終以書面形式對合同文書進行修改且在合同文件中記錄修改。

——財務(wù)變更。

財務(wù)變更包括成本超支和成本增長。當(dāng)執(zhí)行一項商定活動的成本大于商定金額時，就會發(fā)生成本超支。聯(lián)合國認為，這可能是因為匯率波動，低估了所需的工作量，或者低估了材料成本或人工成本的增加。聯(lián)合國組織力求通過使用總價合同（根據(jù)具體實現(xiàn)情況支付款項）等來避免上述情況。在此情況下，供應(yīng)商承擔(dān)成本超支的風(fēng)險。

成本增長是指買方要求的工程范圍或新條款和條件的變更，這種變更通常會導(dǎo)致成本增加。如果合同變更記錄在案，并且合同經(jīng)過了相應(yīng)修訂，可能允許供應(yīng)商增加成本。

——延遲和變更。

處理延遲和變更索賠涉及處理供應(yīng)商對不可預(yù)見的額外工程或費用提出索賠的情況，或聯(lián)合國組織對供應(yīng)商的要求有所改變的情況。聯(lián)合國認為，應(yīng)處理的典型延遲和變更情況包括延遲（可諒解、不可諒解），以及工程范圍或執(zhí)行條件的微小變化。

可諒解延遲是指供應(yīng)商無法控制的延遲，并且供應(yīng)商沒有任何過失或疏忽。此類延遲包括由聯(lián)合國組織造成的或授權(quán)的延遲，以及因天災(zāi)或供應(yīng)商無法控制的其他事件（如火災(zāi)、洪水、戰(zhàn)爭行為等）造成的延遲。這是唯一一種在沒有經(jīng)過供應(yīng)商考慮的情況下延長履行期限的延遲類型。對于部分可諒解延遲，供應(yīng)商有權(quán)以增加固定價格或總價合同的形式獲得金錢補償。此外，聯(lián)合國認為，如果各聯(lián)合國組織能夠阻止延遲，那么可以適當(dāng)?shù)剡M行時間調(diào)整。

不可諒解的延遲是指未經(jīng)聯(lián)合國組織授權(quán)的延遲，在某種程度上是供應(yīng)商的過錯。聯(lián)合國認為，如果供應(yīng)商能夠以某種方式控制延遲的影響但未能這樣做，即使是可諒解延遲也不可諒解。

（編譯/張舒慧）

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