基層預算單位如何加強采購管理

【實務探討】

基層預算單位如何加強采購管理

■ 邢璐

“預算編制不夠合理，實際采購困難”“采購需求管理難”“供應商提供的貨物質量不達標”……這些都是筆者在基層預算單位實際采購中常常遇到的問題。針對這些問題，筆者結合實際工作中的一些探索，進而提出一些可行的優(yōu)化策略，以供基層預算單位政府采購相關部門參考。

   面臨的主要問題

在政府采購預算編制方面，如采購人對采購需求預測不準，會導致預算編制不合理，最終造成采購數(shù)量過多或過少，致使采購項目與實際需求不匹配。在采購需求管理方面，筆者單位經常遇到突發(fā)性采購需求難以提前規(guī)劃等問題。如維修、檢測、日常用品配備等項目零散、隨機，項目部門采購需求分散且不穩(wěn)定，臨時性需求較多，常常突發(fā)性采購，難以提前規(guī)劃。另外，不同部門在不同時間的采購需求不一致，采購需求常有重復，又因缺乏有效溝通協(xié)調機制，需求整合難，容易造成采購工作重復，效率降低。此外，部分供應商還存在提供的貨物和服務質量不達標、交貨延遲以及售后服務不到位等問題，不僅損害了采購單位的利益，而且嚴重影響了采購單位的正常工作。

優(yōu)化策略探討

針對上述問題，筆者結合工作實踐，提出以下意見建議。

優(yōu)化預算管理。筆者認為，預算管理優(yōu)化是解決基層預算單位采購問題的重要舉措之一。在改進預算編制方法方面，項目部門應根據(jù)《政府采購需求管理辦法》開展需求調查和市場調研，深入了解實際需求。通過問卷調查、實地考察等多種方式，廣泛收集采購需求相關信息，為預算編制提供準確可靠的依據(jù)。對于項目最高限價的確定，可以依托于前期采購需求調查，通過市場調查和參考網(wǎng)上購物平臺等確定貨物的參數(shù)信息，了解影響價格的主要參數(shù)有哪些，再結合歷年成交數(shù)據(jù)來確定每個采購標的的最高限價。同時，采用合理的預測方法，科學預測采購需求。如采用趨勢分析法等，對歷史采購數(shù)據(jù)進行深入分析，以精準預測未來的采購需求，避免盲目編制采購預算。例如根據(jù)往年的食堂食材需求量預測下一年度的食堂食材需求量。此外，貨物類項目應明確貨物的技術和商務要求，包括功能、性能、材料、結構、外觀、安全、包裝、交貨期限、交貨的地域范圍、售后服務等；服務類項目應當明確服務內容、服務標準、技術保障、服務人員組成、服務驗收等，切實提高預算的準確性和可操作性。

加強采購需求管理。采購單位需要加強部門之間采購需求的統(tǒng)籌工作，來提高采購質效。筆者認為，可以制定跨部門需求協(xié)調制度，不定期召開采購碰頭會，明確各部門在采購需求統(tǒng)籌中的職責與權限，強化部門間的溝通與協(xié)作，確保采購需求的合理性與有效性。各部門定期將近期采購需求與采購部門溝通，讓采購部門實時掌握本單位內部的采購需求，如遇重復的需求，考慮由一個項目部門統(tǒng)一進行整合立項，避免化整為零采購，避免因需求分散導致的采購成本增加以及效率低下等問題，以此實現(xiàn)采購需求的集中管理與統(tǒng)一規(guī)劃。

強化供應商管理。強化供應商管理對于提升采購質量來說至關重要。北京大興機場出入境邊防檢查站大部分項目采用自行采購的方式，供應商的選取對采購質量有重要影響。筆者認為，必要時，可對這些潛在供應商進行實地考察與背景調查。實地考察可以直觀了解其生產經營狀況、質量管理體系、產品市場動態(tài)以及售后服務能力等實際情況。背景調查則能挖掘其過往有無失信記錄、經營異常情況等，保障篩選出優(yōu)質可靠的供應商，促進采購工作順利完成。在優(yōu)化與供應商的溝通渠道方面，筆者認為，各項目部門應與成交供應商建立定期溝通機制，及時探討在項目履約環(huán)節(jié)遇到的各種問題，以便供應商能夠及時調整、迅速反饋，進而提高溝通效率和響應速度，促進雙方合作更加順暢高效。

實施優(yōu)化保障措施

建立健全內部采購管理制度。內控制度建設是確保政府采購工作順利進行的基礎。當前，筆者單位研究制定了《北京大興機場出入境邊防檢查站政府采購管理實施細則》《關于明確部門自行采購有關事項的通知》等規(guī)章制度，其內容涵蓋明確職責分工，編制采購需求和采購計劃，確定采購組織形式和范圍、采購基本操作程序等。通過對采購的各個環(huán)節(jié)進行全面而細致的規(guī)定，能夠使采購工作有章可循、有據(jù)可依，確保其規(guī)范化、標準化進行。例如，在需求提出環(huán)節(jié)，應明確各項目部門的職責和權限，規(guī)定需求申報的格式，以便采購部門能夠及時、準確地了解采購需求。在項目評審環(huán)節(jié)，應制定嚴格的評審標準和程序，確保評選出產品優(yōu)質、價格合理的供應商。

落實責任追究制度。筆者認為，對于采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，必須堅決予以嚴肅處理，追究相關人員的責任。同時，通過責任追究制度，能夠及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，防止問題擴大化，減少單位損失。如果發(fā)現(xiàn)采購人員在供應商選擇過程中存在徇私舞弊的行為，應立即進行調查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應處罰。

監(jiān)督管理與技術支持。在單位合同簽訂環(huán)節(jié)，法制審核部門要監(jiān)督合同條款是否符合采購法律法規(guī)和單位需求，并及時將合同送給法律顧問，對條款的合法性、合理性及與招標要求的一致性進行嚴格審核。在供應商履約過程中，項目部門應安排專人負責，監(jiān)督其項目交付時間、產品質量、服務質量等。利用信息化系統(tǒng)是優(yōu)化采購流程的重要手段。同時，電子采購平臺還具備對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析的功能，能為采購決策提供有力支持，幫助采購單位更好地把握市場動態(tài)，優(yōu)化采購策略，降低采購成本，助推政府采購工作高質量發(fā)展。

（作者單位：北京大興機場出入境邊防檢查站）

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