探討行政事業(yè)單位家具采購(gòu)優(yōu)化策略

【探討與爭(zhēng)鳴】

探討行政事業(yè)單位家具采購(gòu)優(yōu)化策略

■ 蔡宗佐 葉明佳 許幗欣

近年來(lái)，隨著政府采購(gòu)制度改革向縱深發(fā)展，國(guó)家與地方陸續(xù)出臺(tái)一系列針對(duì)行政事業(yè)單位家具配置的指導(dǎo)文件，有力推動(dòng)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。作為政府集中采購(gòu)目錄貨物品目之一，家具采購(gòu)始終占據(jù)重要地位。數(shù)據(jù)顯示，2024年，全國(guó)家具采購(gòu)規(guī)模達(dá)184.36億元，較2023年略有下降，但依舊保持較高的采購(gòu)規(guī)模。然而，行政事業(yè)單位作為家具采購(gòu)的重要主體之一，其采購(gòu)需求呈現(xiàn)規(guī)模大、種類多、標(biāo)準(zhǔn)不一的特點(diǎn)。在此背景下，如何優(yōu)化家具采購(gòu)策略，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，成為各級(jí)行政事業(yè)單位面臨的重要課題。本文以深圳市2021年至2024年行政事業(yè)單位家具采購(gòu)項(xiàng)目為研究對(duì)象，深入分析行業(yè)現(xiàn)狀、政策導(dǎo)向、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況，并針對(duì)采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出解決方法和優(yōu)化策略，以期為相關(guān)部門提供有益參考。

政策及市場(chǎng)概況

從國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局制定《中央行政事業(yè)單位通用辦公家具規(guī)格和性能指南》到廣東省財(cái)政廳印發(fā)《政府采購(gòu)家具項(xiàng)目需求編制指南（試行）》，再到深圳市財(cái)政局出臺(tái)《學(xué)校家具政府采購(gòu)需求編制指南（試行）》，一系列政策的深入推行與落地實(shí)施，不僅細(xì)化了家具采購(gòu)需求制定流程和技術(shù)要求等，而且推動(dòng)了政府采購(gòu)家具需求標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2021年至2024年，深圳市行政事業(yè)單位家具采購(gòu)項(xiàng)目呈現(xiàn)平穩(wěn)上升趨勢(shì)，年均增幅超10%。根據(jù)采購(gòu)使用主體不同，家具采購(gòu)分為辦公家具、學(xué)校家具、實(shí)驗(yàn)室家具、醫(yī)院家具等類別。從細(xì)分領(lǐng)域的項(xiàng)目數(shù)量情況來(lái)看，學(xué)校家具、醫(yī)院家具占據(jù)主導(dǎo)地位，合計(jì)占比超82%。這一數(shù)據(jù)從側(cè)面反映出，近年來(lái)深圳市在教育和醫(yī)療領(lǐng)域持續(xù)加大投入力度，以助力教育事業(yè)實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)發(fā)展、醫(yī)療體系不斷完善。

深圳市行政事業(yè)單位家具采購(gòu)項(xiàng)目吸引了眾多供應(yīng)商踴躍參與，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)較為激烈。數(shù)據(jù)顯示，2021至2024年，每宗家具采購(gòu)項(xiàng)目均有10家以上供應(yīng)商參與投標(biāo)。從中標(biāo)結(jié)果來(lái)看，中標(biāo)排名前十的供應(yīng)商均為中小企業(yè)。由此可見，在國(guó)家政策的有力引導(dǎo)和支持下，一系列利好措施正切實(shí)轉(zhuǎn)化為助力中小企業(yè)發(fā)展的實(shí)際成效，為行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展注入了源源不斷的動(dòng)力。

存在的問(wèn)題

盡管一系列政策對(duì)規(guī)范家具采購(gòu)活動(dòng)起到了積極的引導(dǎo)作用，但筆者發(fā)現(xiàn)，目前仍存在一些制約因素，在一定程度上影響了采購(gòu)質(zhì)效，具體表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

一是檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置參差不齊。在相同的使用場(chǎng)景和用途條件下，對(duì)于某一項(xiàng)通用類家具，不同行政事業(yè)單位針對(duì)供應(yīng)商出具檢測(cè)報(bào)告所提出的要求呈現(xiàn)出較大差異。以A單位和B單位分別采購(gòu)綜合樓辦公桌為例，A單位明確要求提供的檢測(cè)對(duì)象涵蓋基材、鎖具2項(xiàng)，B單位則要求提供基材、封邊條、鋼架等共6項(xiàng)檢測(cè)對(duì)象的相關(guān)報(bào)告。另外，在辦公桌基材的檢驗(yàn)結(jié)果要求方面，同樣存在明顯差異。A單位僅要求供應(yīng)商提供甲醛釋放量、靜曲強(qiáng)度2項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果，B單位則要求提供2h吸水厚度膨脹率、揮發(fā)性有機(jī)化合物苯、甲苯、二甲苯等共計(jì)8項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果。對(duì)于通用類的辦公家具，由于需求的多樣性，供應(yīng)商在參與投標(biāo)活動(dòng)時(shí)需為不同的項(xiàng)目分別提供符合相應(yīng)要求的檢測(cè)報(bào)告。這種情況不僅增加了供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)負(fù)擔(dān)與時(shí)間成本，而且容易造成資源浪費(fèi)，不利于行業(yè)健康發(fā)展。

二是檢測(cè)報(bào)告數(shù)量占比偏大。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，要求提供檢測(cè)報(bào)告的項(xiàng)目累計(jì)占總貨物項(xiàng)目比例約為50%，體現(xiàn)出檢測(cè)報(bào)告在家具采購(gòu)項(xiàng)目要求中的普遍性。鑒于各單位的職能定位、使用場(chǎng)景及管理規(guī)范存在差異，不同行政事業(yè)單位在采購(gòu)家具方面所執(zhí)行的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和提出的具體要求不盡相同，導(dǎo)致檢測(cè)報(bào)告數(shù)量在采購(gòu)貨物總量中所占比例呈現(xiàn)出多樣化的分布特征。筆者通過(guò)對(duì)深圳市近4年家具采購(gòu)項(xiàng)目按采購(gòu)規(guī)模進(jìn)行排序，篩選出排名前100的樣本數(shù)據(jù)（涵蓋學(xué)校、醫(yī)院及其他家具）。數(shù)據(jù)顯示，對(duì)于復(fù)雜度高的項(xiàng)目（如涉及特殊功能需求的家具），其檢測(cè)報(bào)告數(shù)量占采購(gòu)貨物數(shù)量的比例相對(duì)較高。平均每采購(gòu)10項(xiàng)貨物，需提供7份符合招標(biāo)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的檢測(cè)報(bào)告。

但在家具采購(gòu)實(shí)踐中，過(guò)度要求供應(yīng)商提供檢測(cè)報(bào)告可能會(huì)引發(fā)一些問(wèn)題。一方面，檢測(cè)項(xiàng)目繁多導(dǎo)致供應(yīng)商投標(biāo)成本提高。部分供應(yīng)商為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，選擇提供虛假檢測(cè)報(bào)告謀取中標(biāo)。另一方面，也會(huì)給采購(gòu)人后續(xù)的驗(yàn)收工作帶來(lái)諸多不便與困難。此外，家具通常為定制類產(chǎn)品，最終交付貨物的質(zhì)量對(duì)于滿足實(shí)際使用需求至關(guān)重要。因此，在確保家具質(zhì)量的前提下，如何平衡檢測(cè)報(bào)告數(shù)量與實(shí)際需求之間的關(guān)系，值得進(jìn)一步探討與研究。

三是樣品設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)缺失。抽樣數(shù)據(jù)分析結(jié)果表明，超過(guò)半數(shù)的采購(gòu)人在招標(biāo)文件中明確規(guī)定供應(yīng)商需提供樣品，且樣品評(píng)分權(quán)重通常處于1%至10%的區(qū)間范圍內(nèi)，平均權(quán)重占比為4.5%。部分采購(gòu)人在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，未能全面覆蓋家具產(chǎn)品的關(guān)鍵特性和關(guān)鍵性能指標(biāo)等，導(dǎo)致所選取的樣品在反映招標(biāo)家具產(chǎn)品的整體質(zhì)量水平與實(shí)際性能方面存在不足。因此，在不同采購(gòu)項(xiàng)目中，樣品的質(zhì)量參差不齊，代表性也存在較大差異，難以真實(shí)、有效地為評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)提供合理依據(jù)。這些都可能對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果的客觀性和公正性產(chǎn)生一定影響。

四是價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)異常。在家具類采購(gòu)項(xiàng)目中，投標(biāo)供應(yīng)商報(bào)價(jià)有時(shí)出現(xiàn)低于預(yù)算金額一半的情況，甚至更低。此類低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)的現(xiàn)象，不僅對(duì)正常的市場(chǎng)價(jià)格體系造成影響，而且也給采購(gòu)工作的有序開展帶來(lái)挑戰(zhàn)。具體而言，過(guò)低的價(jià)格報(bào)價(jià)往往無(wú)法支撐供應(yīng)商維持合理的產(chǎn)品質(zhì)量、提供完善的售后服務(wù)及有效的技術(shù)支持，導(dǎo)致采購(gòu)人所采購(gòu)的家具產(chǎn)品在實(shí)際使用過(guò)程中，易發(fā)生故障或損壞等質(zhì)量問(wèn)題，進(jìn)而增加后期的維護(hù)與更換成本。頻繁的維修需要投入大量人力、物力資源，因更換零部件等需求事宜所導(dǎo)致的隱性支出亦可能超出預(yù)期，從而形成另一種形式的資源浪費(fèi)。

應(yīng)對(duì)策略

一是優(yōu)化技術(shù)參數(shù)設(shè)定。筆者建議，在技術(shù)參數(shù)要求中優(yōu)先采用成品檢測(cè)報(bào)告。原輔材料或組件檢測(cè)有利于檢測(cè)出在原材料或組件階段可能存在的細(xì)微問(wèn)題，但存在一定局限性，即難以從宏觀層面全面、綜合地評(píng)估產(chǎn)品在真實(shí)應(yīng)用場(chǎng)景下的整體質(zhì)量和性能。相較而言，成品檢測(cè)更具有全面性、系統(tǒng)性及實(shí)用性。它不僅能夠?qū)Ω鱾€(gè)組件的質(zhì)量予以再次驗(yàn)證，而且可針對(duì)產(chǎn)品的整體功能、耐用性、安全性以及用戶體驗(yàn)等多個(gè)維度展開全面測(cè)試，從而為貨物質(zhì)量控制提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。

二是減少非必要的檢測(cè)報(bào)告。建議針對(duì)重點(diǎn)、實(shí)質(zhì)性條款中的家具貨物技術(shù)參數(shù)開展檢測(cè)。對(duì)于參照國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的通用類貨物，鑒于其貨物質(zhì)量與性能已有基本保障，可在明確檢測(cè)依據(jù)的前提下，對(duì)技術(shù)參數(shù)予以簡(jiǎn)化。對(duì)于因使用場(chǎng)景不同而存在高于國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求，應(yīng)單獨(dú)列出并設(shè)定為重點(diǎn)技術(shù)參數(shù)。與此同時(shí)，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)在投標(biāo)截止期前給予投標(biāo)人充足的檢測(cè)時(shí)間。若項(xiàng)目情況緊急，確實(shí)無(wú)法給投標(biāo)人充分的時(shí)間進(jìn)行檢測(cè)，則招標(biāo)文件可明確要求投標(biāo)人作出“中標(biāo)后提供相關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告”的承諾。針對(duì)虛假檢測(cè)報(bào)告問(wèn)題，建議采購(gòu)文件要求供應(yīng)商提供檢測(cè)報(bào)告在市場(chǎng)監(jiān)管總局網(wǎng)站的查詢截圖，便于評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)檢測(cè)報(bào)告的真實(shí)性。或者由財(cái)政部門與市監(jiān)部門聯(lián)合搭建檢測(cè)報(bào)告區(qū)塊鏈存證平臺(tái)，加強(qiáng)區(qū)塊鏈存證技術(shù)應(yīng)用。換言之，可在評(píng)標(biāo)時(shí)通過(guò)政府采購(gòu)交易平臺(tái)與檢測(cè)報(bào)告區(qū)塊鏈存證平臺(tái)鏈上數(shù)據(jù)比對(duì)，核實(shí)檢測(cè)報(bào)告是否經(jīng)過(guò)篡改，完成真實(shí)性核驗(yàn)。

三是合理設(shè)定樣品評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)定樣品評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)綜合考慮貨物規(guī)模、核心產(chǎn)品及采購(gòu)預(yù)算等因素。建議將樣品分值設(shè)置為總分值的10%，且樣品評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循科學(xué)性、代表性和可操作性原則。采購(gòu)人應(yīng)開展充分且專業(yè)的市場(chǎng)調(diào)研，詳細(xì)了解同類產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)和表現(xiàn)，并綜合考量樣品在質(zhì)量、外觀、功能等多個(gè)維度的情況，全面且客觀地開展評(píng)價(jià)。

四是完善價(jià)格機(jī)制。財(cái)政部于2024年12月發(fā)布《關(guān)于在相關(guān)自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)和自由貿(mào)易港開展推動(dòng)解決政府采購(gòu)異常低價(jià)問(wèn)題試點(diǎn)工作的通知》，提出在北京、天津、上海、福建、廣東自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)和海南自由貿(mào)易港開展推動(dòng)解決政府采購(gòu)異常低價(jià)問(wèn)題的試點(diǎn)工作。該通知明確要求采購(gòu)人應(yīng)在采購(gòu)文件中明確異常低價(jià)投標(biāo)（響應(yīng)）審查的相關(guān)內(nèi)容，并規(guī)定了評(píng)審委員會(huì)應(yīng)當(dāng)啟動(dòng)異常低價(jià)投標(biāo)（響應(yīng)）審查程序的四種情形，如投標(biāo)（響應(yīng)）報(bào)價(jià)低于全部通過(guò)符合性審查供應(yīng)商投標(biāo)（響應(yīng)）報(bào)價(jià)平均值50%的情形。筆者認(rèn)為，上述舉措能夠進(jìn)一步提高審查工作的可操作性與精準(zhǔn)性，在試點(diǎn)區(qū)域內(nèi)逐步構(gòu)建起更加公平公正、競(jìng)爭(zhēng)有序的政府采購(gòu)市場(chǎng)環(huán)境，有效遏制異常低價(jià)投標(biāo)現(xiàn)象的發(fā)生，為全國(guó)范圍內(nèi)解決此類問(wèn)題提供寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和示范樣本。

總之，在政府采購(gòu)活動(dòng)中，行政事業(yè)單位家具采購(gòu)作為基礎(chǔ)性保障工作，對(duì)行政事業(yè)單位職能的高效運(yùn)轉(zhuǎn)、促進(jìn)公共服務(wù)質(zhì)量提升，具有不可或缺的重要作用。通過(guò)優(yōu)化技術(shù)參數(shù)設(shè)定、規(guī)范檢測(cè)報(bào)告要求、細(xì)化樣品評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)以及完善價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等舉措，有助于提升行政事業(yè)單位家具采購(gòu)效率，推動(dòng)政府采購(gòu)工作更加透明、規(guī)范、高效。

（作者單位：深圳交易集團(tuán)有限公司）

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