合同簽發(fā)權(quán)責如何劃分

【實務(wù)探討】

合同簽發(fā)權(quán)責如何劃分

■ 黃小潔

通過招標方式采購的項目合同，究竟應(yīng)該由誰來簽發(fā)？目前，筆者單位普遍存在兩種簽發(fā)模式：一是分管采購的領(lǐng)導簽發(fā)，二是分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導簽發(fā)。通常，這種合同簽發(fā)方式會在采購管理辦法中明確約定。政府采購相關(guān)法律法規(guī)?未直接規(guī)定合同必須由具體職位人員簽發(fā)，具體簽發(fā)人由單位內(nèi)部管理制度授權(quán)確定。

然而，合同簽發(fā)環(huán)節(jié)還存在諸多風險點，主要集中在權(quán)責劃分不清和內(nèi)部控制失效兩個方面：一是簽發(fā)權(quán)限不明導致的管理風險。如越權(quán)簽發(fā)，不具備相應(yīng)權(quán)限的人員簽發(fā)合同，導致合同無效或存在法律風險。再如權(quán)責劃分不清晰，導致責任主體不明，出現(xiàn)問題時相互推諉，影響采購效率。另外，合同簽發(fā)權(quán)集中在少數(shù)人手中，缺乏有效監(jiān)督，容易導致權(quán)力尋租，出現(xiàn)利益輸送等腐敗行為。二是合同簽發(fā)與審批不分離的風險。如簽發(fā)人同時也是用戶部門負責人，出現(xiàn)自批自用的現(xiàn)象，容易導致采購需求不合理、質(zhì)量把控不嚴等問題。

針對上述風險，筆者提出以下幾點優(yōu)化建議。

——建立基于風險評估的簽發(fā)權(quán)限清單。針對不同類型、金額的采購項目，進行全面的風險評估，科學確定相應(yīng)的風險等級。根據(jù)風險等級，設(shè)置與之相匹配的簽發(fā)權(quán)限，確保風險等級越高的項目，簽發(fā)權(quán)限越高，審批流程也越嚴格，從而實現(xiàn)風險與權(quán)限有效對應(yīng)。此外，還應(yīng)建立動態(tài)調(diào)整機制，定期對風險評估結(jié)果和簽發(fā)權(quán)限清單進行評估和調(diào)整，以適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，確保其有效性和適應(yīng)性。

——強化內(nèi)部控制流程，實現(xiàn)相互制衡。要嚴格實行合同簽發(fā)與經(jīng)費審批分離制度，確保不同的人員負責不同的環(huán)節(jié)，形成相互制約關(guān)系。同時，加強內(nèi)部審計，定期對合同簽發(fā)情況進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，確保采購活動的合規(guī)性和有效性。

——推行合同管理的標準化和信息化。一方面，要制定標準化合同文本，明確合同的各項條款，減少合同風險，提高合同的規(guī)范性。另一方面，要建立電子合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同在線審批、自動流轉(zhuǎn)、風險預(yù)警等功能，提高工作效率，降低管理成本，并有效防范合同風險。

——加強信息公開，接受社會監(jiān)督。建議將合同簽發(fā)流程在網(wǎng)站公開，并按照規(guī)定公開采購項目的相關(guān)信息，包括采購預(yù)算、采購結(jié)果、合同文本等，提高采購活動的透明度，接受社會各界的監(jiān)督。

（作者單位：浙江工商大學杭州商學院）

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