【從代理視角看需求代理】

專業編制 精準賦能

——代理機構探索需求代理實踐路徑

■ 本報記者 馬金眈 鄭楊

筑牢采購需求“第一道防線”，代理機構是一個關鍵角色。在實踐中，不少代理機構在協助采購人做好采購需求編制方面都進行了積極的探索，形成了豐富的經驗。比如通過創新工作方法、引入專業工具、深化市場調研等，為形形色色的采購需求把關。

用好專業工具，提升代理水平

云之龍咨詢集團有限公司（以下簡稱云之龍）副總裁韋明劍認為，編制好采購需求只需要做好“兩步”，第一步是需求調查，第二步是確定采購需求。需求調查包括用戶需求調查（向內調查），即與采購人業務部門深度溝通，了解要買什么樣的產品或服務，明確功能目標、服務場景及隱性需求（如運維響應時效）；市場主體調查（向外調查），即向不少于3家且具有代表性的供應商進行調查，了解包括產業發展、市場供給、供應商產能摸底、技術路線可行性分析等；歷史項目調查，即對同類項目參數進行比價，分析過往同類項目的履約問題（如驗收不合格的原因），進行風險預判。在確定采購需求方面，采購人可以根據本單位的實際工作需要，邀請第三方機構、專家參與采購需求的調查、論證、審查、確定等工作，并最終確定科學合理的采購需求。

雖然編制采購需求只需要“兩步”，但是云之龍探索出了“五步法”幫助采購人編制采購需求。“比如某醫院要采購一臺直線加速器設備，這樣的醫療設備采購參數讓醫院來編制存在一定的履職風險和編制難度。”韋明劍對記者說，“我們先是在相關官方網站發布公告，收集到6家市場主體的貨物參數。接下來，在中國政府網站或相關同類醫院官網上調研同類醫院采購直線加速器設備的采購需求，與采購人分析同類成交項目設備采購參數。”韋明劍表示，在對市場主體提供的設備參數及同類醫院采購的設備參數進行對比梳理后，邀請醫療設備行業專家對參數進行論證，借專家的專業力量把控采購參數的專業性。同時，借助AI工具輔助診斷采購需求中描述不合法、不合規之處，生成診斷報告，項目經理據此結合過往采購實踐經驗進行調改。最后，采用多級審核留痕系統幫助提高采購需求編制質量，項目經理上傳采購需求逐級向上審核，質控審核人員、采購總監等對采購需求進行把關審核。

不同的代理機構使出了不同工具給采購需求把關。江西國政招標咨詢有限公司（以下簡稱江西國政）使用了“需求分析矩陣表”和“用戶需求說明書”工具。“某單位信息化系統采購項目，我們通過組織專家論證會、使用‘需求分析矩陣表’梳理功能模塊與性能指標，與采購人逐項確認采購需求。”江西國政總經理朱珍珍說，“借助市場調研報告和同類項目對比，優化技術參數和交付標準。這個項目一次招標成功，中標產品完全符合用戶使用需求，后期實施也非常順利，用戶表示很滿意。”在另一個醫療設備采購項目中，江西國政引入了“用戶需求說明書”工具，聯合臨床科室、設備科、財務處等多部門共同評估，確保需求全面、準確，還通過模擬使用場景和供應商預溝通，進一步明確了售后服務和培訓要求。設備采購后順利投入使用，售后服務也響應及時，采購人表示“遠超預期”。

應對復雜需求，實現精準采購

某高校新建化學實驗室，需采購上百種設備，從通風柜、實驗臺到顯微鏡、天平，需求只有名稱和基礎指標。由于項目太雜，沒有一家供應商能全部提供，并且參數不清，報價天差地別。一想起當時的場景，湖北省招標股份有限公司副總經理李海燕就感覺到頭疼。

“我們想如何設定一個合理的預算（最高限價），既不花冤枉錢，又能讓供應商愿意投標。”李海燕回憶說，為幫助采購人科學、合理地設定項目預算（最高限價）并明確采購需求，公司全面收集、分析歷史成交數據。通過中國政府采購網、各省市公共資源交易平臺等官方渠道，系統性地檢索了近期國內高校、科研院所同類實驗室項目的公開中標公告。重點收集了通風柜、實驗臺、光譜儀、色譜儀、顯微鏡等核心設備的成交品牌、型號、數量及單價信息。通過對這些海量數據進行清洗、歸類和分析，初步掌握各類設備的市場價格區間和成交規律，為項目整體預算的編制提供了堅實的數據基礎。在數據分析基礎上，篩選出多家在產品線和項目經驗上具有代表性的潛在供應商，并正式發函調查。調查函中明確了項目的初步構想和基礎要求，并請對方就技術參數與選型建議、供給與價格情況、分包建議提供專業書面意見。通過匯總分析多家供應商的復函，進一步明晰了技術需求的細節、當前市場的真實價格水平以及最具操作性的分包策略。

在整合前兩階段成果的基礎上，形成采購需求草案（包括技術參數、分包方案及預算建議）。隨后，邀請包括化學學科專家、實驗室建設專家及采購領域專家組成的論證小組，召開專項論證會。專家組對采購需求的技術合理性、預算可行性、分包科學性以及采購文件的公平競爭性進行了全面評審。最終，依據專家的權威意見，對需求方案進行了優化和完善，最終確定了關鍵性能指標、科學的預算限價以及最優的分包方案，確保了整個采購活動既能滿足使用需求，又符合政府采購的各項政策規定。

“通過以上環環相扣的步驟，我們最終設定的預算限價既未超過市場合理水平，又給予了供應商應有的利潤空間，成功吸引了多家優質供應商參與競爭。同時，清晰、準確的需求也極大地提高了采購效率和采購質量，保證了項目的順利實施。”李海燕說。

陜西省采購招標有限責任公司也遇到過同樣的問題，他們則組織“需求融合會”，建立共性技術指標矩陣，形成了一份技術導向、強調數據標準的統一需求書。“我們代理的某省級區域醫療中心‘高端彩色多普勒超聲診斷系統’集群采購，心內、婦產、普外等科室需求不一，品牌偏好強烈，預算超標，且設備間數據不通。”陜西省采購招標有限責任公司副總經理李萍對記者說。對此，他們組織臨床需求融合會，引導各科主任拋開具體品牌，聚焦具體診療項目（如：胎兒四維排畸、心臟瓣膜病診斷等）。同時，建立共性技術指標矩陣，將所有臨床需求轉化為共性的、可量化的性能指標清單（如：探頭陣元數、血流敏感度、支持造影諧波成像等）。此外，還形成了強制的互聯互通標準，將“必須支持DICOM3.0標準無縫對接院內PACS系統”作為不可偏離的實質性條款，最終，形成了一份技術導向、強調數據標準的統一需求書，采購結果既滿足了所有科室的核心臨床需求，大幅節約了財政資金，又為醫院建設全院影像數據中心奠定了基礎。

采購需求還有更為復雜的情況。“印象最深的是，在服裝面料選材上，有的單位強調服裝的設計性，有的則強調服裝的舒適性。個別系統單位又具有特殊性，國家對其標志服飾和面料設置了專門的要求。”北京匯誠金橋國際招標咨詢有限公司總工程師韓駿想起曾經代理的一個帶量集中采購項目。

“2021年，公司承接了全市首個執法服裝的帶量集中采購工作。涉及全市8個系統、市區兩級共100多家單位。在采購人組織下，我們參與了多次采購協調會，詳細詢問了采購人的具體需求。為此，我們一一記錄，綜合采購人的需求情況，通過專家論證、向第三方咨詢的形式，制定了服務采購需求。”韓駿說，“當時，恰好財政部剛剛頒布了《政府采購需求管理辦法》，公司按要求開展了新一輪需求調查，對行業現狀、市場競爭和價格預算進行了充分的調研和論證，確保了現有需求能夠與采購預算相匹配。在這個項目中，我們選派了具有10年以上服裝招采經驗的業務員擔任項目經理，他們對服裝專業知識、行業供應情況具有深入的理解和認知，在制定需求的過程中，能夠在深入理解采購人需求的前提下，和行業專家同頻共振，將其轉化為招采工作特需的規格和參數，確保了采購工作圓滿完成。”

通過專業服務，達成合規高效

在實際采購代理工作中，采購人常常面臨“有想法、難落地”的困境。他們雖有明確的業務目標，卻往往缺乏將意向轉化為合規、可執行采購需求的能力。

“采購人最根本的訴求，是希望我們能夠提供專業的引導，把模糊的業務意向轉化為清晰、可操作的需求條款，同時嚴格守住合規底線。”朱珍珍告訴記者，采購人還迫切希望代理機構能幫助對接市場資源、傳遞行業信息，并識別和規避需求表述中的各類風險，最終通過標準化、工具化的方法提升需求確認效率，縮短采購周期。

李萍在實踐中發現，采購人在需求提出環節存在兩大痛點：一是“不會提需求”。很多采購人（特別是高校、科研院所、行政事業單位）雖然是業務領域的專家，但對政府采購的市場行情、技術發展、法律法規不夠了解，難以將業務語言轉化為專業、合規的采購需求語言；二是采購人最終都希望買到“好東西”。他們需要的不僅是合規，更需要代理機構利用市場經驗，幫助他們洞察行業最新技術和最佳實踐，優化方案，以實現項目的長期價值。

那么，針對采購人“不會寫需求”“無法提出需求”“提出的需求和現行法律法規沖突”等現實難題，代理機構最核心的任務，正是通過專業服務，幫助其不斷明晰、完善和落實采購需求。

中技國際招標有限公司副總經理段艷華將采購人的需求歸納為3個層次：一是基礎需求，包括基礎與合規性需求、程序合規需求、文件規范無誤需求。二是專業與增值性需求，這是采購人更核心的需求，他們自身往往缺乏專業市場知識和技術判斷能力，迫切需要代理機構賦能。包括市場與技術專業知識、技術參數轉化（如將“我們需要一個高效的會議系統”轉化為客觀、量化、可評審的技術參數和服務標準）、方案優化建議（如打包采購還是分包采購、推薦更合適的采購方式等，并分析其優劣，供采購人決策）、全流程項目管理。三是風險與戰略需求，采購人希望代理機構能成為真正的合作伙伴，共同應對挑戰，包括質疑投訴應對、履約驗收支持、績效提升與復盤。

對此，李海燕表示，除了合規、專業與規避風險，她認為采購人對代理機構的需求是更加多元的。

“采購人往往對自己業務領域很精通，但對市場、技術、采購流程不夠熟悉。他們依賴我們的專業能力，希望我們提供市場前沿信息、同類項目的成交情況、不同方案的優劣對比，幫助他們把業務語言轉化為采購語言。同時，還希望我們能用專業的方法論和工具，高效地引導他們梳理清楚內部需求，減少溝通協調的成本，加快項目立項和實施進度。有的采購人還希望得到‘增值’服務——不僅希望代理機構幫助完成一次采購，更希望通過其專業的方法和工具，梳理并優化內部需求管理流程，實現采購能力的整體提升。”李海燕說。

這些來自一線的聲音表明，隨著采購需求的不斷疊加、升級，專業的采購代理服務正從傳統的程序性服務，向深度咨詢、風險管控和戰略合作轉型。采購人需要的不再只是一個“程序操作員”，而是一位真正懂政策、懂業務、懂市場，還能為其“抗風險、增價值”的專業伙伴。

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