北航國新院首創采購需求云端審查
【博采眾長】
北航國新院首創采購需求云端審查
本報訊 為深入貫徹國家教育數字化戰略,北京航空航天大學國際創新研究院(以下簡稱北航國新院)在采購需求編制及審查工作中總結經驗,于近期開發了采購需求管理應用系統,實現了云端協同審查、全過程留痕與智能化管理,為破解傳統高校采購需求管理痛點及數智化轉型提供了創新范式。
采購需求管理應用系統具有3大核心功能,重構采購需求管理。系統內置結構化采購需求模板,圍繞市場調查情況、采購需求、合同訂立安排、合同主要條款、履約驗收方案、風險控制措施6大核心內容,通過明確的提示與規范的填寫指引,幫助采購人全面、準確地梳理采購需求,確保編制的采購需求完整翔實。同時,支持采購申請人上傳自擬采購需求文件,系統對照模板要求自動匹配并校驗,攔截不完整需求文件,保障需求編制的科學性與規范性。
“1+X”云端協同審查平臺實現了跨域跨時高效審查。“1”為校內固定的核心審查部門,包括采購中心、財務處、審計處及各歸口管理部門,形成校內審查的“穩定器”。“X”則是面向全國動態征集的行業專家庫,根據項目金額、技術復雜度、采購品類等要素,隨機抽取或直接指定相關領域權威專家。云端協同審查平臺具備在線異步審閱、實時批注、移動端簽名等功能。在審查完成后,系統可自動生成標準化《審查簽到表》和《審查意見書》,實現了全過程電子留痕。
在安全保障方面,從采購需求首次提交至最終審查通過,系統會對每一個操作節點生成具備防篡改特性的電子檔案,確保過程透明。系統內置的版本管理模塊,可完整追溯需求書修改軌跡,支持按時間軸對比差異,有效規避因版本混淆引發的爭議,實現了審查全過程的留痕與可追溯管理。電子檔案支持一鍵導出,滿足巡查、審計等監督場景的快速調閱需求。同時,通過全鏈路加密技術保障數據安全,有效防止信息泄露。
在采購需求管理應用系統的助力下,北航國新院的采購效率與質量實現了雙提升。系統目前已在校內儀器設備采購、信息化服務等多個項目中應用,成功實現了采購需求審查工作由“紙質流轉”向“云端閉環”的轉變。采購需求形式審查的一次通過率從30%躍升至80%,審查效率顯著提升。依托云端協同平臺,所有操作實現線上流轉,徹底擺脫傳統線下評審對協調時間及地點的依賴;對于需開展二審、三審的項目,審查效率的提升尤為突出。目前評審專家庫已匯聚全國不同省份不同行業的百名專家,并持續開放征集,精準匹配多元化采購需求。
未來,北航國新院將持續探索,融合AI大模型、大數據等前沿技術,聚焦采購管理全流程數智化升級。下一步,北航國新院將開發AI輔助編制采購需求,實現技術參數智能推薦與風險評估前置;依托AI輔助審查,對采購需求文件進行自動化合規校驗與矛盾點識別,提升審查效率;構建歷史成交數據庫,為采購需求制定與預算評估提供數據支撐,以技術創新驅動管理變革,推動高校采購從“經驗驅動”向“數據驅動”轉型,探索構建高等教育數智化采購的創新路徑。
(劉陽)
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責任編輯:LIZHENG
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