服務類采購招標的一般流程
■ 楊波
向服務提供商發布信息并接收標書
安排一次會議來回答服務提供商的疑問，并確保列表上所有的服務提供商都出席會議。通過這種形式，不僅可以使所有的服務提供商都收到相同的信息，而且使服務提供商都感受到競爭的壓力，同時也意識到必須提供更好的報價才能取勝。確定接收服務提供商標書的最后期限，從而使整個過程有序地展開。指定一個人單獨負責與所有的服務提供商進行溝通，以此保證發布信息的一致性，并有助于防止服務提供商在官方溝通和決策過程中四處活動。
審核證明文件
審閱服務提供商的證明文件，以檢驗他們的經驗，確定他們提供服務的能力在多大程度上符合要求。
同時，增加要求服務提供商提供證明的范圍。通過那些出現在服務提供商證明文件內的組織，了解他們與該服務提供商的合作經驗，包括那些有過不愉快經歷的組織。
分析標書
逐一審查服務提供商的標書，在分析中作一些必要的調整。舉例來說，針對特定的服務，將服務提供商的成本與自己的成本作比較時，應當確保加入了因為支持服務而保留的成本支出（設備、軟件、人員等等），并將這些加到服務提供商的估計值里。否則，在實際運作的時候，這些隱含成本可能使這項交易大失所望。
標書的評價標準將為分析設定一個平臺。對于任何規模的服務采購來說，從服務提供商那里獲得的信息都很多，因而，觀察這些標準和相關事宜，并將它們分別歸類于最高或必須層次、次要或需要層次、第三或參考層次，將是很有意義的。在最高層次中，如果服務提供商沒有能力達到核心要求，就可以立即判斷它的資格不夠。如果所有參與競爭的服務提供商都能夠滿足核心要求，可以轉向次要層的各個事項，對每一個服務提供商按各個項目進行評分，用1-5分或1-10分分別打分。把每個項目的權重與得分相乘，加總之后就可以得出所有服務提供商的總分。選擇那些總分最高的服務提供商。如果服務提供商的總分相差很大，那么可能就沒有必要進入第三層級的“參考”項了。但是，如果分數很接近的話，就要通過第三層級各項的比較，按照各自的權重進行加總，從而為決策提供參考信息。
在決策之前應當進行認真權衡。例如，如果采購的服務是負有關鍵任務或支持關鍵任務的職能，就必須更加謹慎，以確保所選擇的服務提供商能夠完成這項任務。人們自然希望以低廉的價格得到自己想要的東西，但在市場上，通常不可能以最低的價格購買到最好的商品。如果希望得到最好的、最可靠的以及專家級的服務，就必須支付更高的價格。
不要忽視那些將采購的服務任務收回時發生的成本，包括正常的合同到期和非正常的合同終止。
應當認識到，如果服務提供商已經接手了招標方的另一項服務任務，那么，管理服務提供商的關系成本就可以大幅度降低。兩個服務采購協議的一些管理職能很有可能是交叉的。因為已經在另一個服務項目中花費了時間和精力來了解服務提供商的工作方式并與之建立了良好的關系，所以在這個項目中這些時間和精力就可以節省掉了。
如果采購的服務由兩個或兩個以上的服務提供商分擔，那么關于各部分服務的標書必須是協調一致的，而且應當同時評估服務提供商的標書。
近年來，服務提供商聯盟已經變得越來越普遍了。服務提供商聯盟是指兩個或兩個以上專長或優勢互補的服務提供商訂立合同，共同協作提供服務。服務提供商聯盟可能會聯合競標，這就簡化了評估，但是標書應當清楚地說明這些服務提供商如何協同提供服務以及每項服務具體由誰負責。
甄選最終服務提供商與資信調查
從那些經過初步篩選的服務提供商中選擇兩個最有實力的競爭者，然后，核實他們的標書。分別與每一個服務提供商進行會談，且律師也需參加這些會議，并負責對所有可能影響交易結果的因素進行資信調查。資信調查可能還包括實地考察服務提供商的場所、管理評估、背景調查、證明文件調查和評議等工作。
檢測并證明服務提供商的軟件或硬件能夠和招標方的軟件和硬件順利兼容。檢查所有保證成功所必不可少的兼容性和生產能力，包括保證雙方順利對接的技術力量以及處理高峰期大量工作的能力。
應當針對審慎性調查中發現的一些問題，重新開展分析，包括成本-收益分析、風險分析以及服務提供商標書的加權計分分析等。
當經過篩選只剩下幾個角逐者的時候，專業咨詢機構HBOC的Pete Mount曾建議：“對服務采購項目要盡可能地坦誠，包括預算、內部派別關系。通過這樣的方式，可以使服務提供商真正地提出一個考慮了所有相關信息的解決方案。但還是有一些客戶由于擔心服務提供商為得到一個利潤空間在標書上修改數據，在預先提供數據上猶豫不決。”同時，他還警告說，一個夸大其辭的服務提供商是危險的。應避開那些在不了解組織需求、目標、困難、文化等情況的前提下就貿然行事的服務提供商。此外，那些試圖以低價訂立合同為誘餌來推銷產品或服務的服務提供商，也應當避開。
選擇服務提供商
接收服務提供商標書后，對標書進行分析并控制評標的過程，通過對所有必要信息的分析，決定是否采取采購，以及如果采取采購應該與哪些服務提供商洽談合同。如果分析數據表明服務采購的風險很高，那么最好的辦法可能就是選擇終止采購。如果此項分析還是不能確定采用哪一個服務提供商，可以重新考慮那些因為難以確認或計量而擱在一邊的因素，并將它們用于分析。
通常來說，讓兩個服務提供商進入合同談判階段有利于繼續形成競爭，改進方案。那些在招標書評估中不分勝負或相當接近的服務提供商都可以進入下一輪的合同談判階段。
如果分析和制定合同條款清單以及招標書的工作做得很充分，那么在合同談判的時候就不會發生什么意外情況。但是，如果虎頭蛇尾，服務提供商就可能在談判時提出一些可能使交易破裂的額外的要價，對此要做好準備工作。
（作者單位：中國人民大學）
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