新西蘭應急采購“速”字當頭

新西蘭應急采購“速”字當頭

采購機構可從供應商直接購買必要物資或服務，無需簽訂書面合同

■ 本報記者 朱穎

新西蘭位于環太平洋火山地震帶上，屬于地震多發國家，平均每年發生地震近3000次。在無法預知的災難事件發生后，如何快速完成了采購任務成為對新西蘭政府采購工作的艱巨考驗。

值得一提的是，在2010年坎特伯雷地區7.1級地震坎發生后，新西蘭政府在官網上公布了一份快速指南，方便采購人員提前了解緊急狀況下的采購知識及職權范圍，以便在發生突發事件時，人員和機構能在第一時間進入應急采購狀態。在參閱這份指南后不難發現，“立即回應”是新西蘭應急采購的核心內容。

新西蘭政府規定，在遇到地震等緊急情況下，對必要救援物資及服務的采購可保持靈活性，從供應商處直接購買物資或服務，采購機構在考量采購的合理程度及適用范圍后，可放棄使用常規采購程序。

新西蘭政府按緊迫性程度將緊急事件類型劃分為兩種，一種是可立即判定的緊急情況，在無法預知事件或災難程度大大超過預期并造成巨大損失事件發生時，需在突發事件初期更迅速響應，如災難性地震會破壞大量民用設施，甚至破壞機場、道路或港口等基礎設施；另一種則是可暫緩判定的緊急情況，對于可預計發生的災難事件，為降低災難影響程度，相關機構通常會預先制定應急措施并儲備相應物資，如每年在太平洋颶風季節，機構都會提前購買并儲備救濟物資。

此外，新西蘭政府還將應急相應過程劃分為不同階段，采購程序的靈活度也可隨之進行相應調整。

階段一：

救援初期立即回應

在發生重大災難事件時，如2011年2月克賴斯特徹奇地震，災區需要大量飲用水、食物、臨時住所及救助傷員的醫療器械，并立即將人員、設備重新安置，同時提供電力、燃氣、供水及通信等重要基礎設施供給。在這種情況下，采購人員須具備基本采購知識且清楚職權范圍，并在重大壓力下立即做出回應，機構則無需遵循常規采購程序，但要簡單證明購買物資或服務的合理性，并在事后補充相關文件。

在這一階段，機構可從供應商直接購買必要物資或服務，無需簽訂書面合同，局勢穩定后再向供應商索要發票；采購人員則需記錄所購買物品清單，并盡可能在授權范圍內行事，若無法立即取得授權，則需在采購時謹慎考量產品屬性及適用程度，如果采購支出過大，則至少需要來自授權財政機構工作人員的口頭批準，并在事后補充書面說明。

階段二：

賑災中的應急采購

在某些時刻，回應及時將改變緊急響應的能力。尤其在災害程度降低，沒有進一步財產損失、生命威脅時，機構可不使用常規采購程序，盡可能保證物資和服務及時高效的提供。

采購人員在此階段需清楚識別并優先采購救災急需物資，并在可能的情況下，了解其他政府機構及非政府組織的救災計劃，本著方便快捷的原則，從供應商處直接購買。在選擇供應商時，價格可作為參考因素，主要考量因素為是否能立即提供救災物資或服務。

在這一階段，采購前需獲得財務審批，相關機構的批準范圍可覆蓋到整個階段。在無法簽訂合同時，需快速判定在何種報價之上供應商能及時提供服務，口頭及郵件報價即可，口頭報價需補充談話記錄。在驗收環節，需檢查供應商反應是否及時、價格是非合理、供應商是非保質保量地將貨物送到指定地點。同時，還需告知供應商，直接購買僅適用于應急采購，中長期解決方案制定后，采購仍需采取公開招標方式。

此外，在可能的情況下，采購人員盡量多地考慮其他合同解決方案，如采用短期租賃而非購買，方便日后在準備充裕的情況下通過競爭性程序購買物資，采購人員還需確保與供應商間有書面協協議，如郵件等。協議中需覆蓋以下基本條件：所需物資名稱、規格，將在何時何地、由誰以何種價格交付，價格中是否包涵其他費用，如運費和保險費。

階段三：

災后重建中加速采購

災后形勢一旦趨于穩定，救災工作主要針對重建及修繕工作時，物資及服務采購則需回歸到日常公開招標程序。然而，對于水、污水處理設施、房屋重建及土地整治等關鍵基礎設施的采購，機構可加快采購進程。加快采購進程能為采購提供更多靈活性，也將承擔更大的責任，因此，在采購中需足夠嚴謹，保持一定程度的競爭及支配度。

在這一階段，采購人員需明確在何種情況下適用應急采購標準，采取靈活的采購方式，在充分考慮環境及需求的基礎上進行采購，了解其他政府機構及非政府組織計劃，并在可能情況下展開合作，同時采取必要措施保證供應商的安全。